4.2.1 Структура делового письма

Заголовок (Letterhead)

Заголовком письма является адрес отправителя. Большинство компаний имеют фирменные бланки писем (letterhead), на которых имеется “шапка” с этой информацией. Если готового бланка письма нет, то его можно просто напечатать. Нужно указать имя компании, ее почтовый адрес, номера телефона и факса, и адрес электронной почты (e-mail address). Можно, также, вставить логотип или фирменный знак компании (company’s logo). Если вы не используете бланк письма, то нужно просто написать обратный адрес, т.е. адрес отправителя письма.

Дата (Date)

Под шапкой письма указывается дата (date). Название месяца пишется полностью, затем через пробел пишется число и через запятую – год, например: January 1, 2009.

Внутренний адрес (Inside address)

Внутренний адрес (inside address) – это имя и адрес человека или компании, кому вы посылаете письмо. Человек, которому посылается письмо, называется адресат (addressee). Внутренний адрес должен быть точно таким же, как и адрес на конверте. Очень важно не ошибиться в написании фамилий и адресов. Если в этом есть сомнения, то нужно эту информацию уточнить по телефону у секретаря.

Строка темы (Subject line)

Предметная строка (subject line) в нескольких словах описывает тему письма. Предметная строка обычно прижимается к левому полю (left margin).

Приветствие (Salutation)

Приветствие (salutation) или обращение обычно печатается двумя строками ниже внутреннего адреса. Здесь, наряду с именем адресата, печатается титул учтивости (courtesy title), т.е. титул, носимый по обычаю, например: Dear Mrs. Pipes. Обращайтесь по имени только если вы лично знакомы с адресатом. В противном случае используйте Mr.(перед фамилией мужчины), Ms. (перед фамилией замужней или незамужней женщины), Mrs. (обращение к замужней женщине), Miss (обращение к незамужней женщине) или другой подходящий для данного человека титул (Dr., Prof.). После обращения ставится двоеточие (для дружеских писем – запятая), а следующая строка начинается с большой буквы.

Тело письма (Body of letter)

Тело письма – это где вы пишете о цели письма. Обычно тело письма пишется через две пробельных строки после приветствия. Эта часть письма печатается через один интервал с некоторым пробелом между абзацами. Если письмо короткое, то письмо можно печатать через полтора-два интервала, чтобы текст письма выглядел сбалансированным.

Дайте ссылку на то, что связано с этим письмом, например: With reference to our telephone conversation.... Объясните причину, например: I am writing to you to confirm our order.... Изложите просьбы: I would be grateful if you could include a brochure.... Если предполагаются дальнейшие контакты, упомяните их: I look forward to meeting you at.... Завершите письмо благодарностью: Thank you for your prompt help....

Завершение (Closing)

Никогда не используйте для завершения делового письма слова Love, Your Friend и т. п. Обычно пишут Sincerely, Cordially, Regards или Respectfully. Sincerely или Sincerely yours (искренне ваш) является общепринятым завершением. Если вы очень хорошо знаете адресата лично, то можно писать Best regards (с уважением), Best wishes (наилучшие пожелания) и др. После этих слов вставьте около пяти пробельных строк для подписи.

Строки с именем (Name lines)

Под подписью напечатайте ваше полное имя и звание. Звание может быть на одной строке с именем или на следующей строке.

Second page

Если письмо занимает более одной страницы, то в заголовке второй и следующих страниц печатается имя человека или компании, которым адресовано письмо, и, на следующей строке, дата.