Избегайте абстрактные слова и фразы

Абстрактные слова и фразы создают большие трудности для понимания написанного. Ниже приводится список абстрактных слов, которые не рекомендуется использовать в технических текстах (если только они не носят характер термина в определенной предметной области):

Пример делового письма

Если вы хотите послать деловое письмо, но не знаете конкретного человека, к которому оно должно быть адресовано, и как к нему нужно обратиться, то можно сделать следующее:

• Позвоните в компанию, куда вы ходите послать письмо, объясните цель этого письма и спросите имя человека, которому следует это письмо направить.

• Используйте обращение Miss, Ms., Mrs., Mr., или звание Dr., Prof. с последующей фамилией. Если выяснить имя адресата не удается, то используйте общее обращение (generic title), например: Dear Personnel Officer:, Dear IBM Sales Manager:. Без указания фамилии используются обращения Dear Madam:, Dear Sir:, Dear Sir or (/) Madam: (хотя не всем женщинам нравится обращение Madam).

• Одной из главных целей делового письма является привлечение внимания адресата. Фундаментальный принцип состоит в том, что основная информация, которая должна содержаться в письме, должна быть представлена в начале письма. Не следует отягощать начало письма излишней информацией, которая может отвлекать внимание адресата от главной идеи.

• При составлении коммерческой корреспонденции (commercial correspondence) важно выработать дружеский, и в то же время эффективный тон переписки. Стиль корреспонденции должен быть приближен к разговорному, но четким и ясным, с правильной грамматикой, без жаргона и сомнительных выражений.

• Устраняйте многословие и общие фразы; каждое слово письма должно быть релевантным и по существу.

• Заключительный абзац должен вежливо и по-деловому подвести к завершению письма. Не следует перегружать конец письма информацией, не относящейся к теме письма и только отвлекающей внимание адресата от этой темы.