Синтаксис делового документа

В документах важную роль играет четкость синтаксической организации текстов. Нарушения синтаксических норм русского литературного языка затрудняют восприятие текста. Изменение порядка слов, рассогласование подлежащего со сказуемым, определения с определяемым словом, ошибки, связанные с употреблением причастных и деепричастных оборотов, смещение структуры простого и сложного предложения и целый ряд других ошибок часто делают высказывание маловразумительным и сумбурным, не отвечающим базовому требованию, предъявляемому к языку деловых бумаг, требованию точности, не допускающей инотолкования.

Нередко следствием нарушения порядка слов в предложении является разрыв причастного оборота или отрыв его от определяемого слова.

При составлении текстов документов не рекомендуется разъединять: 1) клишированные предложения: За нарушение обязательств по настоящему договору стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством; 2) составные и фразеологизированные сказуемые: следует внести ясность, разрешается ввести в эксплуатацию, принимает на себя обязательства; 3) клишированные и устойчивые словосочетания: погашать задолженность, найти возможность решения проблемы, приступить к выполнению работ и т.п. за исключением случаев расширения их определениями: внести полную ясность, предоставить долгосрочный кредит, внести существенные дополнения; 4) причастный и деепричастный обороты (лицо, ответственное за радиационную безопасность, но не ответственное лицо за радиационную безопасность...). Нельзя отрывать определение от определяемого слова, придаточное предложение, являющееся присловным распространителем, от слова, которое оно распространяет.

Свойственный строю русского предложения прямой порядок слов заключается в предшествовании подлежащего по отношению к сказуемому (товар отпускается); определения – по отношению к определяемому слову (кредитные отношения); управляющего слова – по отношению к управляемому дополнению и обстоятельству (фиксировать цены, выделить кредит, направить в министерство). У каждого члена предложения должно быть обычное, свойственное ему место, определяемое структурой и типом предложения, способом синтаксического выражения этого члена предложения, местом среди других слов, которые непосредственно с ним связаны.

В деловой письменной речи доминируют простые предложения. В документах они часто передают информацию, которая по объему равна информации, передаваемой с помощью сложного предложения. Это достигается за счет большей длины и семантической емкости предложения. Отдельные словосочетания могут передавать такую же информацию, как придаточные предложения. При неуплате налогов до указанного срока плательщик лишается права повторно выставлять свою кандидатуру на получение кредита. Если налоги не будут уплачены до указанного срока ...

Подобные словосочетания не просто уплотняют, конденсируют информацию, занимая меньший объем, чем предложение, они создают жесткую структуру высказывания, в которой один компонент зависим от другого.

Предложение в деловой письменной речи, помимо словосочетаний-конденсатов, часто осложняется однородными членами, причастными и деепричастными оборотами. Таким образом, оно разрастается (особенно в приказах, постановлениях, распоряжениях) до абзаца, иногда – страницы, т.е. до нескольких сотен слов.

В деловой документации используются жанры, в которых текст равен предложению (служебная записка, телеграмма, приказ, постановление).