§ 7. Особливості вживання займенників

у ділових паперах

Більшість документів пишеться від імені установи, підприємства, організації (тобто від першої особи множини). Займенник ми в цій ситуації, як правило, пропускається; ділові листи, наприклад, починаються дієсловом у першій особі множини (Просимо… Повідомляємо…) або ж у формі третьої особи однини (Дирекція просить…).

Займенник Вам (Надсилаємо для ознайомлення…) теж опускається. Пропуск займенника створює загальне враження суворої об’єктивності викладу, типової для ділового стилю. Якщо ж потрібно логічно виокремити особу, займенник залишається.

Бувають ситуації, у яких наявність чи відсутність займенника Вам, Вас, Вами змінює спрямування й тональність висловлення. Так, звороти типу пропоную з’явитися, прошу уточнити, вимагаю притягти до… виражають більш категоричну й безапеляційну вимогу, ніж ці самі звороти з особовим займенником Вам, Вас, Вами. Порівняйте: пропоную Вам з’явитися, пропоную Вам притягти до …, прошу Вас уточнити. Введення особового займенника пом’якшує категоричність вимоги.

Уживання займенника першої особи однини я також обминається; розпорядження й накази розпочинаються дієсловом у першій особі однини (Санкціоную …Пропоную…Наказую…). Це надає висловленому категоричності. Проте в підписках про невиїзд, у дорученнях про провадження слідчих дій, у зобов’язаннях, повістках займенники необхідні.

Як зазначають фахівці, "форма однини особового займенника я не вживається не лише в діловому стилі, а й у науковому і, частково, публіцистичному (лише в публіцистиці з виразним автобіографічним відтінком вона вживається широко). У цих стилях переважає так зване авторське ми. У науковому повідомленні чи статті воно рівнозначне займеннику я, але вносить у мовлення відтінок скромності й підкреслює об’єктивність викладу. У діловому стилі авторське ми застосовується в тих випадках, коли є потреба пом’якшити категоричність тону (ми приходимо до таких висновків)"¹.

Займенник свій часто буває зайвим у діловому документі, він дублює вже наявне в тексті слово (свої завдання трест виконав, такий-то…не справився зі своїми службовими обов’язками та ін.).

Слово окремий іноді вживається замість неозначеного займенника деякий (окремі підприємства, окремі депутати). Не слід забувати, що основне значення слова "окремий" – це незалежний; бувають випадки, коли це значення виходить на перший план, тоді текст документа стає двозначним: такий-то…виконував окремі завдання (незалежні від завдань, що їх одержала група?). Такої двозначності слід уникати.