§ 2. Класифікація документів

Види документів визначаються за кількома ознаками¹.

1. За найменуванням розрізняють: заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.

2. За походженням документи поділяються на службові (офіційні) та офіційно-особисті.

3. За місцем складання документи поділяються на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх – ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.

4. За призначенням розрізняють документи організаційні, розпорядчі, інформаційні та колеґіальних органів.

5. За напрямом документи поділяються на вхідні й вихідні.

6. За формою документи бувають стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).

7. За строками виконання документи є термінові й не термінові.

8. За ступенем гласності документи поділяються на звичайні, для службового користування (ДСК), таємні, конфіденційні та ін. Таємні документи мають угорі праворуч позначку "Таємно", "Цілком таємно". Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.

9. За стадіями створення серед документів розрізняють ориґінали, копії, витяги, дублікати.

10. За складністю документи поділяються на прості (односкладові) і складні.

11. За строками зберігання документи бувають тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.

12. За технікою відтворення документи можуть бути рукописними й відтвореними механічним способом.