Тема 5. Документ

Писемна форма офіційно-ділового стилю літературної мови реалізується й фіксується передусім у ділових паперах, у документах. Слово "документ" латинського походження [documentum], що означало "взірець, посвідчення, доказ". В українську мову це слово прийшло з російської: за часів Петра І документами стали називати ділові папери, що мали правове (юридичне) значення, тобто служили доказом чиїхось прав, підтвердженням законності якихось дій. Поступово це слово витіснило з української мови такі терміни, як грамота, лист, листовне письмо, і стало багатозначним. У повсякденному мовленні воно частіш за все вживається в значенні "письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу". Словники тлумачать його також як 1) письмовий акт, що посвідчує факт, який має юридичне значення або підтверджує право на будь-що (напр., заповіт, договір, диплом про освіту); 2) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо); 3) історично достовірне письмове джерело¹; 4) будь-яке матеріальне свідчення про щось (скажімо, "документ епохи"). Оскільки багатозначність, як відомо, заважає слову бути повноцінним терміном, у мовознавстві та діловодстві паралельно зі словом "документ" на позначення різних жанрів ділового мовлення вживають словосполучення діловий папір. (У слові папір розвинулося розмовне значення письмовий документ, яке зафіксоване й "Словником української мови"). Загальномовна практика схиляється до того, щоб називати всі офіційно-ділові письмові тексти словом документ.

Документ – засіб фіксації певним чином на спеціаль-ному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Хоча кожен документ і має свою конкретну схему побудови, виконує тільки йому властиву функцію, проте всі вони укладаються відповідно до офіційно закріплених чи узаконених правил, традицій.

Як зауважують фахівці А. Коваль, А. Нелюба, М. Зуб-ков¹, документи повинні відповідати таким основним вимогам:

- не суперечити чинному законодавству держави, директивним положенням конкретних керівних органів;

- видаватися повноважними органами або службовими особами згідно з їх компетенцією;

- бути достовірними, переконливими й відповідати завданням конкретного закладу або його керівництва, (базуючись на фактах, містити конкретні й реальні пропозиції та вказівки);

- бути належним чином відредагованими й оформленими.

Укладаючи будь-який документ, слід дотримуватися в ньому норм літературної мови взагалі і норм стилю зокрема; використовувати уніфіковані вислови ділової мови; домагатися стислості шляхом використання простих речень, введення мовних кліше, зворотів, абревіатур і т.ін. Виконання цих принципів узгоджуватиметься з такими критеріями оцінки мови документів, як традиційність, нормативність, доцільність.

Усі вимоги, яким має відповідати документ, з погляду офіційного стилю, реалізуються через текст. Під час написання тексту укладач повинен дотримуватися зазначених вище вимог.