§ 1. Поняття про текст.

Залежність структури тексту від типу

і стилю мовлення

Зауважимо, що в науковій літературі ще немає єдності щодо визначення поняття "текст". Текст – це "ланцюг" речень, які дають у результаті певну якісно нову цілість.

Загальновизнаними є такі ознаки тексту: смислова цілісність (наявність певної теми та задуму мовця, тобто головної думки висловлювання); зв’язність (речення розміщено в такій послідовності, яка ґарантує розвиток думки; кожне наступне речення до вже відомого додає щось нове); формальними засобами зв’язку речень у тексті є займенники, синоніми, спільнокореневі слова, повтори, сполучники і т.ін.); структурна організація (обов’язковими для тексту є зачин, виклад та кінцівка). В основі тексту лежать не окремі речення, а більші одиниці – блоки речень, через які відбувається розвиток думки та послідовне розгортання змісту (теми). Такі блоки речень є синтаксичними одиницями текстового рівня. Їх називають складними синтаксичними цілими (ССЦ).

Як правило, ССЦ збігається з абзацом. Однак інколи буває, що ССЦ членується на кілька абзаців, здебільшого це трапляється в текстах публіцистичного та художнього стилів. Отже, абзац – це чітко об’єднані змістом і будовою відрізки тексту. Речення в середині абзацу перебувають у досить тісних смислових і граматичних зв’язках між собою.

Поділ тексту на абзаци має важливе практичне значення. Це допомагає осмислити прочитане й підготуватися до сприйняття іншої підтеми.

Абзаци не повинні бути великими. Нормативним можна вважати абзац із трьох-п’яти речень. Для сприйняття краще, якщо ці речення будуть різні: найкоротші – на початку і в кінці. Абзаци теж вимагають чергування залежно від розмірів.

При складанні тексту документа необхідно дотримуватися певних вимог. Найголовніші такі:

1. Достовірність (досягається тоді, коли викладені факти відображають справжній стан речей).

2. Точність (коли не допускається подвійне тлумачення слів і висловів).

3. Стислість (відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи).

4. Переконливість (переконливим є текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі).

Текст складається з таких логічних елементів:

1) вступу (зазначається привід укладення документа, викладається історія питання та ін.);

2) доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали);

3) закінчення (формулюється мета, з якою складено документ).

Залежно від змісту документів застосовується прямий (після вступу йде доказ і закінчення) або зворотний (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

Типи мовлення та способи викладу матеріалу

в документі

Усі ділові папери за способом викладу матеріалу можуть бути поділені на такі дві категорії:

1. Ділові папери, у яких можна заздалегідь передбачити й сформулювати лише окремі, найзагальніші відомості (компоненти формуляра); сам же спосіб викладу (добір слів і словосполучень, будова речень, зв’язки між ними) залежить кожного разу від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації, певних обставин ділового спілкування. Це документи з порівняно невисоким ступенем стандартизації (заява, автобіографія, характеристика).

2. Ділові папери, у яких може бути передбачений не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, якими має бути оформлена думка, за винятком цілком конкретних відомостей (для них у готовому бланку залишається кілька незаповнених місць). Це документи з високим ступенем стандартизації (паспорт, посвідчення).

Як уже зазначалося, відповідно до мети висловлювання вибирається певний тип мовлення. Якщо необхідно поінформувати про певні події, явища, факти, що розгортаються (розгорталися) в часі або в часі та просторі, тобто так, як вони відбуваються в реальній дійсності, звертаються до розповіді. Цей тип мовлення найчастіше використовується в автобіографіях, протоколах, звітах та інших документах.

Послідовність викладу в розповіді підпорядковується найчастіше саме зовнішньому, хронологічному принципу, а не внутрішньому, причинно-наслідковому. Відступ від цього принципу можливий лише тоді, коли потрібно, наприклад, підкреслити залежність роз’єднаних у часі, але внутрішньо пов’язаних подій. Проте такі відступи повинні бути вмотивовані й логічно виправдані.

Для розповіді характерними є такі мовні особливості:

а) уживання обставин часу, що вказують на послідовність перебігу подій або виконання дій (спочатку, потім, тоді, пізніше), та обставин місця (у державі, в області, у місті, в інституті);

б) використання дієслів-присудків зі значенням послідовності дій (народився, навчався, працював, підготував, захистив);

в) допустимість уживання в одному тексті дієслів різних часових форм (Народився в Стаханові. Навчаюсь у Луганському правовому ліцеї, після закінчення якого вступатиму до Луганської академї внутрішніх справ МВС України).

Опис відтворює реальне життя у статиці, в одномоментності сприйняття дійсності. Звідси й характерні його особливості:

а) використання дієслів однієї часової форми (тільки в теперішньому, тільки в минулому або тільки в майбутньому часі);

б) увживання однорідних членів речення;

в) використання неповних речень з опущеним присудком (Посередині кімнати – пляма крові. Навколо неї – розбиті пляшки).

Елементи опису використовуються в протоколах виїмки, протоколах огляду місця події, актах, звітах та інших документах.

Роздум – спосіб викладу матеріалу, при якому логічно послідовний ряд визначень, суджень і висновків розкриває внутрішній зв’язок явищ і, як правило, доводить певне положення через причинно-наслідкові зв’язки, через зіставлення, порівняння, розкриття змісту цих зв’язків. Для роздуму характерними є:

а) використання обставин причини, мети, умови;

в) уживання складнопідрядних речень із підрядними причини, мети, умови;

в) широке використання вставних слів, що вказують на порядок вислову думок, джерело інформації, упевненості чи невпевненості.

У деяких ділових паперах, як і в усному мовленні усі три способи викладу можуть поєднуватися, взаємодіяти, доповнюючи один одного.

Слід сказати, що в основу побудови документа може бути покладений принцип викладу матеріалу від загального до конкретного або, навпаки, від фактів до узагальнень.

Якщо на початку документа викладаються обставини, які викликали його появу, або вказуються причини саме такої постановки питання, а в кінці викладається мета документа, то такий виклад називається прямим.

Якщо ж мета документа викладається на початку його, а вже потім даються пояснення, наводяться факти, розрахунки, то такий виклад називається зворотним.

Найзагальніша вимога, яка ставиться до викладу матеріалу в будь-якому діловому папері, така: виклад повинен вестися за чітко продуманим планом; ні в загальній системі викладу, ні в переходах від однієї частини до іншої, ні в окремих формулюваннях не повинні порушуватися закони логіки. Тому при підготуванні складного за змістом документа повинна бути добре продумана логічна його структура. А оскільки головною складовою частиною будь-якого ділового папера є виклад його мети, то це і є основний елемент логічної побудови змісту всього документа.

Таким чином, послідовність викладу, співмірність частин, продуманість переходів, добір фактів, точність арґументів - усе це дає можливість глибше розкрити тему документа, виділити в ньому основне, відтінити деталі. Недостатньо чітка композиція, непрозорість структури документа утруднюють сприймання його тексту, знижують його дієвість.

Процес укладання стандартного документа зводиться до таких трьох операцій:

1) вибір (серед досить обмеженої кількості стандартних, готових конструкцій) потрібної саме в цьому конкретному випадку конструкції;

2) заповнення формуляра;

3) побудова за готовими зразками тих словосполучень і речень, які не передбачені формулярами бланків.

Як свідчать факти, кожна країна, а в межах країни кожна галузь промисловості (а також різні організації та установи) виробили свій набір стандартних ділових паперів. І скрізь стандартизація мови офіційних документів розглядається як ефективний засіб скорочення невиправданої інформаційної надлишковості в діловому документі за рахунок економії мовних засобів.

Перевага стандартизованих мовних зворотів полягає ще й у тому, що вони вимагають мінімального напруження при сприйманні й прискорюють процес укладання документа, дозволяючи не витрачати зусиль на пошуки відповідних форм вислову. Такі звороти, крім усього, відзначаються інформаційною місткістю: адже вони сигналізують про зміст у найзагальнішій формі – у формі, зрозумілій для всіх і перевіреній тривалою практикою.

Під стандартизацією мови ділових паперів слід розуміти насамперед установлення правил добору слів і термінів, правил побудови речень і словосполучень. Серед інших причин, які виправдовують наявність стандартизованих ділових паперів, не останнє місце належить правовій точці зору: переважна більшість службової документації оформляється від імені підприємств, організацій, установ (не випадково вони пишуться від третьої, а не від першої особи).

Як уже зазначалося, зі стандартним текстом значно легше працювати: за даними інженерної психології такий текст сприймається у 8-10 разів швидше, ніж нестандартизований, отже, стандартизація мови ділових паперів ще й економічно вигідна. Тому стандартизація мови документації повинна розглядатися як ефективний засіб скорочення надлишкової інформації, а також підвищення загальної культури ділового мовлення. Стандартизація документів передбачає дотримання єдиних науково обґрунтованих правил підготування й оформлення документів, що визначені в ГОСТ 6.38 – 90 і введені в дію Постановою Держкомітету стандартів з 1 січня 1991 року.

За ступенем стандартизації й реґламентації документи, як правило, поділяють на стандартні й нестандартні. Окремі автори, як наприклад А. Нелюба, за цією ознакою виділяють не дві, а три групи¹:

1) документи, які мають точні стандарти; якщо хоча б один із стандартів не витримано – документ утрачає юридичну силу (паспорт, диплом, свідоцтво про народження, військовий квиток). Такі документи зазвичай укладаються заздалегідь, готується бланк, а конкретна інформація вписується від руки чи за допомогою комп’ютера; виготовляються бланки таких документів спеціальними державними установами на папері з водяними знаками;

2) документи, у яких нема такої точності, але для зручності та швидкості їх використання й обробки частину інформації готують заздалегідь (довідка, перепустка, акт про обстеження матеріального стану);

3) документи, для яких визначені певна форма побудови й загальні принципи укладання: мовні засоби та їх компонування в тексті автор-укладач добирає сам (характеристика, звіт); для таких документів не можна підготувати бланк. Якраз саме під час укладання документів цієї групи найчастіше трапляються суперечності, помилки, бо існує найбільша свобода вибору; саме в укладанні документів цієї групи очевидною стає мовна й загальна культура (чи безкультурність) автора.