П о с т а н о в а Про заміну запобіжного заходу

Коли документ значний за обсягом і ділиться на розділи (частини), розділи також повинні мати заголовки.

Адресат. Кожний елемент реквізиту пишеться з нового рядка. Назва організації, її структурного підрозділу, яким адресується документ, пишеться в називному відмінку. Наприклад:

Міністерство внутрішніх справ України

Головне слідче управління

При адресуванні документа керівнику організації найменування організації входить до складу назви посади адресата. Наприклад:

Начальникові головного управління

карного розшуку МВС України

генерал-майору міліції

Мельниченку В.В.

Якщо документ надсилається кільком однорідним організаціям, адресати можуть зазначатися узагальнено. Наприклад:

Начальникам УВС Республіки Крим

ГУВС м. Києва, УВС областей і

м. Севастополя, УВСТ

Якщо до складу реквізиту "адресат" входить і поштова адреса, то вона зазначається після назви організації, структурного підрозділу. Наприклад:

Міністерство внутрішніх справ України

Головне слідче управління

252024, Київ-24, вул. Богомольця, 10

При надсиланні документів громадянам у нижньому правому кутку конверта спочатку зазначається прізвище та ініціали, а потім поштова адреса. Наприклад:

Погрібняку О.Т.

вул. Грушевського, 20, кв. 15

252024, м. Київ

Дата. Обов’язковим реквізитом документа є дата. Датою документа є дата його підписання або затвердження. На документах, підготовлених спільно кількома організаціями, датою документа вважається дата його підписання останньою організацією. Датою для рішення колеґії (наради) органу є дата його прийняття.

Дату документа проставляє в момент його підписання (затвердження) особисто керівник. Вона оформляється арабськими цифрами, відокремленими крапкою. Наприклад, дату 18 серпня 2000 року слід оформлювати таким чином: 18.08.2000.

Допускається застосовувати в наказах, актах, протоколах та інших документах, що містять відомості фінансового характеру, словесно-цифровий спосіб оформлення дат.

Наприклад: 18 серпня 2000 року.

Усі службові відмітки на документі, пов’язані з його проходженням та виконанням (резолюції, погодження, відмітки про виконання й направлення до справи тощо), датуються та підписуються.

На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва.

У деяких документах (наприклад, довідці) реквізити (адресат, назва, дата, розрахунковий рахунок у банку) можуть відтворюватися на бланку документа у вигляді єдиного блоку, який називається штампом бланка.

Підпис. Усі службові документи підписуються відповідними посадовими особами. Підпис – це обов’язковий реквізит будь-якого документа, він засвідчує його законність.

До складу реквізиту "Підпис" входять: найменування посади, звання, особистий підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала документ.

Якщо документ надруковано на бланку, то найменування органу (структурного підрозділу) в найменування посади керівника не зазначається. Наприклад:

Начальник управління

генерал-майор міліції________________ Р.О. Яцишин

підпис

Розшифрування підпису в реквізиті "підпис" друкується на рівні останнього рядка назви посади, а якщо зазначається й звання, – то на його рівні. (При надсиланні документа до цивільної установи звання в реквізиті "Підпис" не вказується).

Якщо документ підписують кілька посадових осіб, їх підписи розміщуються один під одним у послідовності, що відповідає посаді, яку вони обіймають.

У разі підписання документа кількома особами, що обіймають рівнозначні посади, підписи розміщуються на одному рівні.

У документі, підготовленому комісією, підписи розташовуються не за посадами осіб, які уклали документ, а за розподілом обов’язків у складі комісії. Наприклад:

Голова комісії __________________ Ю.О. Ковалів

підпис

Члени комісії ___________________ П.Т. Самсонов

підпис

__________________ Ю.Л. Бойко

підпис

Якщо посадова особа, підпис якої заготовлено на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, що виконує її обов’язки. Зазначається фактична посада особи, яка підписала документ, її ініціали й прізвище. Не дозволяється перед найменуванням посади в підпису писати прийменник "За" або проставляти скісну риску.

Печатка. Документи, які потребують особливого засвідчення, завіряються печаткою. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка ставиться на документах, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб, а також на документах, які передбачають наявність відбитка печатки правовими актами. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, до довідок із місця роботи і т.д.

Нумерація сторінок. Цей реквізит використовується тоді, коли документ має дві та більше сторінок. Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами. Крапки й тире перед цифрами й після них не проставляються.

Номери сторінок друкують в інтервалі 10-15 мм від верхнього зрізу аркуша. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються в правому верхньому кутку, а парні – у лівому.

Рубрикація. Це поділ тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростішим видом рубрикації є поділ на абзаци.

У документах рубрики нумеруються. Існує дві системи нумерації – комбінована (традиційна) й нова.

Комбінована (традиційна) – базується на використанні знаків різних типів – римських та арабських цифр, великих та малих літер, слів, символів. Вона доповнює абзацне членування тексту (нумерування тез, пунктів, правил), яке залежить від змісту, обсягу, форми документа. Система використання різних позначень повинна бути послідовною й логічною:

А. Б. В. Г. Ґ. …

І. ІІ. ІІІ. ІV. V. …

1. 2. 3. 4. 5. …

1); 2); 3); 4); 5); …

а); б); в); г); ґ); …

Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи її, слід дотримуватися таких правил:

1) після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;

2) номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу:

розділи – 1.; 2.; 3.;

номери підрозділів включають в себе також номери розділів –1.1.; 1.2.; 1.3.;

номери пунктів містять номер розділу, підрозділу, пункту – 1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3.

Використання цієї системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань і заголовків до частин документа.

Затвердження. Особливий спосіб введення документа в дію – це його затвердження. Документ, що підлягає затвердженню, набирає чинності тільки з часу його затвердження відповідними керівниками установ, органів або посадовими особами, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у цих документах.

Затвердження документа здійснюється двома способами: грифом затвердження або виданням відповідного документа (наказу, вказівки). Обидва способи затвердження мають однакову силу.

Елементи грифу затвердження:

- гриф "ЗАТВЕРДЖУЮ";

- назва посади;

- особистий підпис;

- ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ;

- дата затвердження.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Заступник міністра

внутрішніх справ України

генерал-майор внутрішньої служби

(підпис) О.П.Рибалко

19.09.2000

При затвердженні документа розпорядчим актом на документі проставляється гриф за таким зразком:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом міністра внутрішніх

справ України

№ 40 від 23.09.1999

Погодження. Попереднє погодження проекту документа є однією з важливих і відповідальних чинностей. У процесі погодження визначається правильність зафіксованих положень, правомірність документа стосовно чинного законодавства й правових актів, які визначають компетенцію установи.

Внутрішнє погодження (тобто всередині установи) оформляється візою, яка складається з підпису, розшифрування прізвища й дати візування; у разі потреби зазначається посада того, хто візує документ. Наприклад:

Старший слідчий підпис В.С. Мостовий

03.12.99.

Зовнішнє погодження проектів документів оформляється грифом погодження, який друкується на два-три міжрядкових інтервали нижче реквізиту "Підпис". Якщо грифів погодження декілька, то вони можуть бути оформлені на одному рівні вертикальними рядками або на окремому аркуші.

Гриф погодження поєднує в собі такі елементи: слово "ПОГОДЖЕНО", назва посади, звання, особистий підпис, ініціали й прізвище особи, з якою погоджується документ. Наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Начальник Штабу МВС України

генерал-майор міліції

(підпис) О.Д. Миколайчук

19.09.99

Резолюція. Виражає ставлення службової особи до інформації документа, являє собою коротке рішення з приводу викладених у цьому документі питань.

Резолюція складається з таких елементів: прізвища й ініціалів виконавця, якому передається документ; вказівки про порядок виконання документа; особистого підпису керівника; дати резолюції.

Як виконавці в резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, названа в резолюції першою.

Резолюції з конкретними вказівками передаються за допомогою наказового способу або неозначеної форми дієслова.

Розміщується резолюція в правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують у будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів.