logo search
Учебно-метод

3.2 Приёмы унификации языка служебных документов

Особенностью официально-делового стиля является унификация документов, т.е. установление единообразия состава и форм управленческих документов. Унификация необходима для сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоёмкости их обработки, достижения информационной совместимости. В понятие унификации входит соблюдение следующих положений:

В трафаретном тексте постоянная информация уже напечатана, а для переменной оставлены пробелы. При составлении подобного текста следует постоянную информацию располагать перед переменной.

Типовой текст – это образец, на основе которого составляется текст нового документа. Такой текст может быть представлен в виде отдельных фраз или абзацев. Для облегчения подбора рекомендуется составить каталог типовых текстов.

Характерной особенностью текста является самостоятельность. Разумеется, она не абсолютна, поскольку текст реально функционирует только во взаимодействии с адресатом (который при восприятии текста может что-то упустить, утратить из вложенного в текст автором содержания, а что-то добавить от себя, домыслить). Самостоятельность текста подразумевает ограниченность во времени и (или) пространстве, принадлежность одному (в том числе и коллективному) автору.

Часть текста (особенно пространного) может при определенных условиях приобрести самостоятельность и стать отдельным текстом – например, глава или параграф монографии, опубликованные в виде статьи. В этих случаях структура основного текста либо претерпевает некоторые изменения, либо дается соответствующая оговорка, придающая публикации статус самостоятельного текста.

Другая особенность текста, органически связанная с первой, – целенаправленность: в тексте реализуется определенная и единая в своей комплексности цель, и каждая его часть целенаправленна.

В целевом комплексе официально-делового текста различают два подкомплекса: коммуникативную цель, которая ограничивается пределами данной коммуникативной ситуации, и экстракоммуникативную цель, выходящую за рамки данной речевой коммуникации. Иными словами, текст может определяться более узкой или более широкой коммуникативной целью, причем эти цели могут почти совпадать, а могут и весьма существенно различаться.

Еще одна особенность текста – его целостность, т.е. единство содержания и речевой формы. Различают целостность внутренней формы (внутренняя организованность, структурность и оформленность содержания текста) и целостность внешней языково-речевой формы (оформление начала и окончания произведения, соразмерность членения на части, обозначение связей и переходов между частями, стилистическая целостность, принципы отбора номинативных единиц и т.д.). Между этими формами существуют отношения преобладающего единства и относительной самостоятельности: создавая текст, человек занят поисками языково-речевых форм для выражения мысли, а читая текст, созданный другим, – расшифровкой, семантизацией, синтезом значений языково-речевых форм, запоминанием содержания.

Существуют три основных типа внутренних текстовых структур: предметно-логический, «плетеный» и свободный образно-ассоциативный. Предметно-логическую структуру имеют тексты научно-учебные, официально-деловые, общественно-деловые, информационно-аналитические; плетеную – в основном публицистические; свободные образно-ассоциативные структуры характерны для художественных текстов и требуют, как правило, творческой одаренности и мастерства автора.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации. Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учёту и хранению деловой документации. Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов, так и формы на унифицированные системы документации. Полный перечень унифицированных систем документации и соответствующих форм документов приводится в Общероссийском классификаторе (Управленческая документация. Классификатор. – М.: «Книга-сервис», 2003).