3.9 Речевой этикет в документе

В деловой сфере общения важно строгое соблюдение этикетных норм. Этикет – установленный порядок поведения. Деловой этикет – это порядок поведения при деловом общении. В основе правил делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнёру; соблюдение субординации; умение говорить «да» или «нет»; терпимость к чужому мнению; умение признать свои ошибки и умение использовать в споре аргументы. Этикет – важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели. В деловой переписке использование этикетных средств носит регламентированный характер.

Одним из таких средств является обращение, или апелляция к личности адресата. Наиболее общей формулой обращения является «Уважаемый господин… (фамилия)!». Восклицательный знак после обращения указывает на взволнованность, запятая же снижает эмоциональность. В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: «Уважаемая Марина Петровна!». При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: «Уважаемые коллеги!». В конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: «С уважением…». Однако следует исключить так называемую ложную вежливость – вычурные выражения «Не откажите в любезности…»; «Будьте так любезны…».

Местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках. Местоимение он тоже не используется. При формулировке просьб, запросов, предложений, мнений принята форма выражения от первого лица множественного числа (Представляем на рассмотрение).

Служебные документы должны быть нейтральны по тону, их тональность должны определять корректность и оптимизм. Убедительность делового послания, его воздействующая сила зависят от выбранной формы и стиля.

В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения (К сожалению, доля продукции Вашего предприятия в объёме нашей реализации составляет лишь 7%...).

Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Например, отказ, смягчённый этикетными формулами вежливости, оставляет открытой возможность дальнейшего сотрудничества. С помощью этикетных средств, а также образности можно снять чрезмерную официальность, сухость послания, разнообразить интонационный рисунок текста, придать речи при необходимости экспрессивные оттенки.

Итак, выбор этикетных средств обусловлен, в первую очередь, коммуникативной целью послания. Однако никакой список рекомендованных выражений не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений, разновидности текста, отличающегося от текстов других стилей синтаксической усложнённостью за счёт многокомпонентных словосочетаний, параллельных конструкций и однородных рядов.