2.1.1. Функції документів

Будь-який документ є поліфункціональним, тобто має здат­ність одночасно виконувати кілька завдань, зумовлених потреба­ми суспільства. Н. М. Кушнаренко виділяє такі загальні функ­ції документа:

1. інформаційна, що задовольняє потреби суспільства в ін­формації;

2. комунікативна, що забезпечує інформаційний зв'язок, обмін у суспільстві;

3. кумулятивна – накопичувальна властивість документа – збирання і впорядкування інформації, функція, що дає змогу скористатися інформаційними накопиченнями сучасному й нас­тупним поколінням;

До спеціальних функцій зараховують:

1. управлінську (або регулятивну), що за посередництвом офі­ційно-ділових документів забезпечує реалізацію управлінських цілей і завдань;

2. правову, яка є засобом унормування і закріплення право­відносин у суспільстві;

3. пізнавальну, яка забезпечує передачу та отримання знань, реалізує освітній, науковий, технічний поступ суспільства;

4. загальнокультурну (або історичну), яка уможливлює зак­ріплення й розвиток культурних традицій, естетичних ціннос­тей людства;

5. меморіальну, властивість яку виконує документ-пам'ятка, тобто документ, що є соціально-культурною та історичною цінністю;

6. гедоністичну, ця функція забезпечується документами, що служать засобом відпочинку й раціонального використання цільного часу;

7. статистичну, яка дає змогу підтвердити, дізнатися й ви­користати цифрову інформацію тощо [14; 38-41].

За місцем дії та призначенням документи можна поділити на такі групи: розпорядчі; організаційні; довідково-організаційні; кадрові (кадрово-особові, контрактні); офіційні особисті; обліково-фінансові; дипломатичні; організаторсько-договірні; колегіальних органів тощо.