2.2. Стандартизація ділових паперів. Формуляр; бланк; трафарет. Реквізити документа: місце й послідовність розташування, вимоги до оформлення

Ділові папери, як відомо, складаються за певними зразками, формами, правилами, вимогами тощо. Вимоги до кожного виду документів визначені державними стандартами. У стандартах уніфіковано систему й способи оформлення документів, визначе­но їх реквізити, їхнє розташування і послідовність. Отже, документотворець у своїй роботі – укладанні документа – обмежений щодо форми, побудови й способу викладу певними нормами, стандартами та правилами.

Ділові папери за способом викладу матеріалу вважають стан­дартизованими. За ступенем стандартизації їх можна умовно поділити на три категорії.

1. Документи з низьким ступенем стандартизації, спосіб вик­ладу тексту яких (добір мовних засобів, побудова речень та зв'яз­ки між складовими частинами тощо) залежить від конкретної ситуації, що спричинила їхнє укладання. Для них не можна на­віть передбачити бланка (автобіографія, доручення, звіт, харак­теристика тощо). До таких видів тексту зараховуть опис, розпо­відь, міркування.

2. Документи з середнім ступенем стандартизації, у яких частину даних готують заздалегідь друкарським способом за­для зручного й швидкого складання чи обробки. Укладачеві треба лише підкреслити потрібне чи викреслити непотрібне (довідка, перепустка тощо).

3. Документи з високим ступенем стандартизації, тобто ті, що мають точні стандарти, де передбачено не лише формуляр, вид і роз­мір шрифту, а навіть мовні одиниці, якими має послуговуватися

Той, хто заповнює бланк, за винятком цілком конкретних індивідуальних відомостей у відведених для цього місцях (свідоцт­во про народження чи шлюб, атестат чи диплом про освіту тощо). Бланки таких документів захищені (водяні знаки, спеціальний папір, голограми тощо) [22; 36].

Дві останні групи – документи з середнім і високим ступенем етнидартизації – набагато спрощують роботу укладача, її можна звести до трьох операцій:

1. вибрати зі стандартних конструкцій відповідну для кон­кретного випадку;

2. уважно заповнити формуляр;

3. побудувати власне формулювання (якщо таке не передбачено у формулярі), керуючись наведеними зразками.

ІІід час оформлення документів потрібно дотримуватися вимог і правил укладання, правильно розміщувати й писати реквізи­ти на бланку документа. Тільки дотримання вимог надає доку­менту юридичної сили.

Документи з високим ступенем стандартизації створюють за затвердженою формою (за формуляром-зразком). Формуляр ( штамп ) – сукупність розташованих у визначеній послідовності реквізитів документа (автор, адреса, дата, заголовок, зміст тощо). Цей документ має високий ступінь стандартизації та су­купність обов'язкових, розташованих у певній послідовності інформаційних елементів – реквізитів.

Бланк – це друкована стандартна форма документа із част­ково надрукованим текстом і вільним місцем, яке передбачено для заповнення інформацією. Він має друкований заголовок і номенклатурні реквізити, що містять постійну інформацію. Тобто бланк – аркуш паперу, на який нанесено трафарет. Кожна установа, підприємство чи організація повинні мати два види бланків: для листів та для інших документів. Бланки виготовляють двох форматів — А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм). Найпоширеніші бланки – анкети, акти, відо­мості, заяви тощо.

Трафарет – це типовий стандартизований діловий документ, що має частину заздалегідь надрукованого стандартного тексту, який є загальноприйнятим або визнаним зразком, шаблоном, штампом, і частину, яка буде заповнена або яку треба змінити. На відміну від бланка, що може мати форму аркуша паперу з дру­кованим заголовком і номенклатурними реквізитами, трафа­рет – вид формалізованого тексту з усталеною композицією і стандартизованою діловою мовою, що відповідає конкретній ситуації. Найпоширеніші різновиди: автобіографія, акт, декла­рація, довідка, доручення, заявка, наказ, розписка тощо.

Реквізити – обов'язкові інформаційні елементи (вихідні дані), властиві тому чи іншому виду документів.

Держстандартом встановлено не лише склад і кількість рекві­зитів, а й місце, послідовність розташування їх на документі:

1. Державний герб розташовують над назвою організації по­середині або в кутку бланка.

2. Емблема (логотип, фірмовий чи товарний знак) організа­ції. Її розміщують поряд з назвою організації.

3. Зображення нагород розташовують посередині або в верх­ньому лівому кутку документа.

4. Код організації (визначений за загальноприйнятим кла­сифікатором підприємств і організацій – ЗКПО) зазначають у верхньому правому кутку документа.

5. Код форми документа (за загальноприйнятим класифі­катором управлінської документації – ЗКУД) вказують під ко­дом організації у верхньому правому кутку.

6. Назва міністерства чи відомства розташовується по­середині рядка або у верхньому лівому рядку.

7. Назва організації – автора документа – зазначається у верхньому лівому кутку (може бути нанесена штампом або друкарським способом).

8. Назву структурного підрозділу розташовують у верхньо­му лівому кутку.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштову й телеграфну адресу, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону (факсу), адреси електронних засобів зв'язку, номер рахунка та назву банку зазначають у верхньому лівому кутку й оформлюють згідно з чинними поштовими правилами.

10. Назва виду документа вказується зліва або посередині рядка.

11. Дата зазначається на документі в лівій верхній частині разом з індексом на спеціальному місці бланка: якщо документ уклали не на бланку, то дата ставиться під текстом зліва.

12. Індекс (вихідний номер документа) вказують ліворуч у верхній частині документа.

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа роз­ташовують угорі ліворуч.

14. Місце укладання та видання зазначають угорі ліворуч.

15. Гриф обмеження доступу до документа вказують під кодом форми документа праворуч.

16. Адресат зазначається праворуч у верхній частині доку­мента.

17. Гриф затвердження розташовують у верхній правій час­тині документа.

18. Резолюція – змінний реквізит – розміщується в право­му верхньому кутку.

19. Заголовок до тексту розташовують під назвою виду до­кумента й друкують малими літерами.

20. Позначку про контроль («К» або «Контроль») зазначають угорі на лівому полі першої сторінки документа.

21. Текст документа розташовують по ширині сторінки.

22. Позначка про наявність додатка вказується ліворуч у верхній частині першої сторінки додатка.

23. Підпис ставиться посередині. Підписують, зазвичай, перший примірник документа.

24. Гриф погодження розташовують нижче від реквізиту «під­пис» або на окремій сторінці. Реквізит погодження складаєть­ся зі: 1) слова «погоджено»; 2) назви посади службової особи та назви установи, з якою погоджують документ; 3) підпису та його розшифрування; 4) дати підписання погодження.

25. Віза – внутрішнє узгодження проекту документа – ста­виться на першому примірнику внутрішнього документа (у зовнішніх візується лише той примірник, що залишається в організації) і складається з: 1) назви посади службової особи; 2) підпису та його розшифрування; 3) однозначного рішення (позитивного або негативного); 4) дати візування.

26. Відбиток печатки ставиться на документах, що вимагають засвідчення. Печатки є гербові й прості. Відтиском гербової печат­ки засвідчують юридичні або фізичні права особи та документи, які вимагають цього (статут; положення тощо). Простою печат­кою (без зображення герба) засвідчують вихідні документи; довід­ки; розмножені примірники розпорядчих документів; внутрішні документи, що вимагають відбитка чи засвідчення підпису тощо.

27. Позначка про засвідчення копії зазначається у верхньо­му правому кутку так: 1) пишеться слово «КОПІЯ»; 2) під ним – «Відповідає оригіналу»; 3) дата; 4) посада вико­навця; 5) підпис і його розшифрування.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону ставиться внизу в лівому кутку останньої сторінки (на звороті або на лицьо­вому боці) і містить таку інформацію: 1) прізвище та ініціали ви­конавця; 2) номер його службового телефону. Реквізит обов'яз­ковий на вихідних документах.

29. Позначка про виконання документа та направлення його до справи ставиться посередині або зліва на нижньому полі першої сторінки й містить такі дані: 1) стислу довідку про ви­конання; 2) слова «ДО СПРАВИ»; 3) номер справи, до якої буде підшитий документ; 4) дату направлення документа до справи; 5) підпис виконавця або керівника.

30. Позначка про перенесення даних на машинний носій – зазначається внизу після тексту документа й містить: 1) запис: «Інформація записана (або перенесена) на магнітний носій»; 2) підпис відповідальної особи за перенесення/запис інформа­ції; 3) дату виконання.

31. Позначка про надходження ставиться праворуч на ниж­ньому полі документа. Вона містить назву організації, що отри­мала документ, індекс документа й дату надходження.

32. Запис про державну реєстрацію. Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження. Проставляють у Міністерстві юстиції України.

Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка, наприклад, на бланках листів є такі постійні реквізити: індекс підприємства зв'язку; поштова адреса; телеграфна адреса; номер телетайпа; номер телефону; дата; код організації за ЗКПО; код листа за ЗКУД; посилання на індекс і дату вхідного доку­мента; індекс; номер рахунка в банку (назва банку зазначаєть­ся). Змінні реквізити фіксуються на бланку в процесі заповнен­ня. На загальних бланках обов'язковими реквізитами є: код організації за ЗКПО; дата; індекс; місце складання.

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на блан­ку документа як єдиний блок, називається штампом. Штампи (за розміщенням) бувають кутові й поздовжні. Реквізити на до­кументі розташовують зважаючи на послідовність його підго­товки, оформлення та виконання. Наявність того чи того реквізиту на документі зумовлена найменуванням, призначен­ням, змістом документа та підпорядкуванням його вищому органові.

Розглянемо кілька реквізитів, що створюють труднощі з укла­данням та оформленням, зокрема датування, адресацію, гриф затвердження тощо.

Дата

Дата – обов'язковий реквізит усіх документів; оформляєть­ся арабськими цифрами в одному рядку. Місце дати залежить від призначення та форми документа.

Для протоколу, акту, ухвали, витягу з протоколу чинною да­тою є число, місяць, рік зафіксованих у них фактів або вчинків.

Для звіту, інструкції, плану – дата затвердження. Для наказу, листа – дата написання. Розпорядчі документи набувають чин­ності в день одержання (ознайомлення) адресатом, якщо в до­кументі не вказано іншого терміну.

Дати в офіційно-діловому мовленні записують у такій послідовності: число, місяць, рік або цифрами, ставлячи між ними крапку (наприклад, 31.07.2006), або словами й цифрами (наприк­лад, 31 липня 2006 р.).

У фінансових документах надають перевагу словесно цифровому запису дати, причому слово «рік» скорочується, наприклад: 2 лютого 2006 р. У датах назви місяців уживають­ся лише в родовому відмінку: 24 вересня, 2 липня, 24 травня.

1. Часову тривалість у датах зазначають так:

   1. за допомогою прийменників «від» (або «з») і «до» («по»), наприклад: від 1 до 14 січня в Україні святкують Новий рік іРіздво;

   2. коротким тире з відбивкою в разі літерного запису чисел, нішриклад: термін виконання: лютий – березень 2007;

   3. коротким тире між числами, наприклад: 01–09.04.2006; 10 24.09.2006; 30.01–11.04.2005; 07.12.99–07.04.2000.

У числовому записі років XX ст. до 2000 можна скоро­чувати ст. (тобто 19) і записувати лише дві останні цифри, ставля­чи в даті перед роком крапку, наприклад: 01.09.99, 24.08.91. Проте, починаючи з 2000 року, роки записують без скорочен­ня), крапка в записі дати зберігається;

4. дефісом, якщо передають приблизну тривалість, наприк­лад: до 2-5 квітня.

Між цифрами коротке тире й дефіс не відбивають, але між числівниками, записаними літерами, коротке тире обов'язково відбивають проміжками: другого – п'ятого квітня.

2. Якщо місяць у даті позначають римськими цифрами, то після числа доцільно ставити крапку, а не косу риску, на­приклад: 1.1X. 2006.

Не можна додавати відмінкових закінчень до дати (років і чисел місяця), тим паче якщо слово «рік» або назва місяця стоять після числа, наприклад: 1 січня, а не 1-го січня.

3. Між календарними роками часову тривалість позначають коротким тире, яке не відбивають з жодного боку, наприклад: 1920–1933 роки; 40-ві роки XX ст.; але 1990-ті – початок 2000 р. (в останньому прикладі йдеться про десятиліття і про ок­ремий рік, тому відмінкове закінчення обов'язкове після 1990).

Слова «рік» («роки»), «ст.» (століття) біля цифр у за­головках звичайно пишуть повністю, щоб не порушувати естетичний складник тексту, а також у випадках, коли вони виконують роль підмета чи коли між ними й датою є інші слова.

Некалендарні – навчальний, господарський, бюджетний – роки треба записувати через косу риску (/) або через коротке тире; у цьомувипадку цифри ст. після риски чи тире пропуска­ють, залишаючи лише дві останні, тобто рік, наприклад: 2005–2006 навчальний рік (або 2005–06); II квартал 2005/06 бюджетного року.

Століття, квартали, олімпіади, імена правителів (ім­ператорів, царів, королів) позначають римськими цифрами.

Адресат

У документі кожний елемент цього реквізиту – назва уста­нови; структурного підрозділу; посада й прізвище та ініціали особи – пишуть у зазначеній послідовності з середини нового рядка без перенесення, наприклад:

Національна академія наук України у називному відмінку

Інститут літератури

ім. Т. Г. Шевченка

Відділ теорії літератури

старшому науковому співробіт­никові у давальному відмінку

Ім'я, Ім'я по батькові, Прізвище

вул. М. Грушевського, 4, кім. 314, м. Київ, 01001

Поштову адресу не зазначають у документі, якщо лист адресовано до урядових установ, органів державної влади. Якщо документ адресовано керівникові організації, то на­зва установи є складником назви посади адресата.

Гриф затвердження

Гриф – реквізит, який поширює чинність (санкціонує, ле­галізує, надає юридичної сили) документа на певне коло організацій, структурних підрозділів, посадових осіб. Документ за­тверджується відповідними органами або посадовими особами, компетенцією яких є вирішення питань, які викладено в доку­менті та які потребують засвідчення або утворення відповідного розпорядчого документа.

1. Якщо документ затверджує посадова особа, гриф затвер­дження складається: 1) зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок); 2) повного найменування посади, 3) особистого підпису з розшиф­руванням; 4) дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Куратор дистанційної форми навчання

підпис О. В. Леонтьєва

13 квітня 2006

2. Якщо документ затверджує стороння організація чи відповідні органи, то до зазначених елементів (повна назва посади, підпис з розшифруванням, дата затвердження) додається пов­на назва організації, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Науково-методичний центр вищої освіти

Міністерства освіти й науки України

Директор НМЦ

підпис К. М. Левківський

7 листопада 2006

2. Якщо документ затверджується спеціально виданим для цього документом (наказом, постановою, рішенням), то гриф, окрім слова ЗАТВЕРДЖЕНО, складається з: 1) повної назви; 2) номера; 3) дати, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Ухвала Вченої колегіальної ради

Університету «Україна»

№ 199-е від 01.09.2006

Додаток

Додаток – змінний реквізит, який повідомляє про додану інформацію на окремому носії. Оформлюючи додаток, треба зважати на низку обмежень.

1. Додаток може направлятися не за всіма адресами – тоді вказується порядковий номер адресата, наприклад: Додаток на 4 стор. у З прим. за першою адресою.

2. Якщо додаток залишається в справі, то зазначають: Додаток на З стор. лише адресатові.

3. Якщо додаток зброшуровано, то кількість сторінок не зазначається, наприклад: Додаток у 5 прим.

4. Документ має додатки, не згадані в тексті, – додаток отримує назву «Додаток», якщо їх кілька, то перелічують і вказують їхню кількість, зазначають кількість сторінок і примірників наприклад: Додаток: лист віце-президента Національного університету «Києво-Могилянська академія» від 10.03.2006 № 234 на 11 стор. у 2 прим.

5. За великої кількості додатків окремо складають їх список, а в документі після тексту зазначають: Додаток: відповідно до списку на 3 стор.

6. Додаток до тексту має свій додаток – на нього потрібно вказати в додатку до додатка.

Резолюція

Резолюція – змінний реквізит, що інформує про подальшу роботу з документом. Звичайно резолюція містить вказівку ке­рівника щодо виконання документа. Тобто документ з накладе­ною резолюцією набуває сили розпорядчого. Загальні вказівки формулюють так: До виконання; До друку; До наказу; Вжи­ти заходів; Вирішити питання; Розглянути й доповісти про результати тощо. Якщо місце у верхньому правому кутку зай­няте іншим реквізитом, то резолюцію розміщують будь-де на цільному місці лицьового боку документа, крім полів. Дуже рідко резолюція оформлюється і додається окремо. Резолюція складається з таких елементів: 1) адресата – прізвища та ініціалів виконавця, якому відправлено/розписано документ; 2) вказівки про виконання документа; 3) терміну виконання; 4) підпису керівника; 5) дати.

За змістом і відповідно за формулюванням резолюції поді­ляються на:

1. Резолюція-підтвердження – документ не вимагає ніяких змін чи втручань з боку адміністрації/керівництва тощо. У та­кому випадку його передають секретареві чи в канцелярію з ре­волюцією: До виконання; До протоколу; До наказу та ін.

2. Резолюція-розгляд – документ потребує вжити заходів чи пропонується на розгляд, то зазначають виконавця і термін виконання, наприклад:

Директору поліграфічного об'єднання

«Бліц»

С. М. Яремі

Внести пропозиції до 10. 08.2006

підпис П. М. Талантенко 17.07.2006

Якщо зазначено кілька виконавців, то відповідальним за вико­нання документа є той, чиє прізвище стоїть першим, наприклад:

Керівникові рекламно-маркетингового відділу

О. П. Колядуну,

головному бух.

В. М. Журавленко

Обговорити й підготувати відповідь до 31.07.2006

підпис С. М. Меркур'єва

17.07.2006

3. Резолюція-відповідь (особливо негативна) можлива за умови надходження документа в організацію, тобто виконує функцій ділового листування. За обсягом вона більша за попередні резолюції, але коротша за лист-відповідь. У ній зазначається основний текст та вказуються: дата; підпис і посада, прізвище відповідальної за рішення та розгляд документа особи, наприклад:

Узяли до уваги,

про результати й додаткові заходи

повідомимо додатково

28.02.2006

підпис дир. бібліотеки І. В. Лановенко

Підпис

Підпис – обов'язковий реквізит більшості документів, який засвідчує законність документа та відповідальність особи за його зміст і наслідки дії. Підпис складається з таких інформаційний елементів: найменування посади, назви організації, ініціалів та прізвища особи, яка підписала документ.

МОДУЛЬ 1. ВСТУП ДО ДИСЦИПЛІНИ 1

Теоретичний блок модуля 1

РОЗДІЛ 1. ЛІНГВІСТИЧНІ ЗАСАДИ ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА 1