Типи службових листів

Лист-підтвердження дає змогу повідомити про деякі необхідні деталі справи, про яку йдеться.

Лист-запит – це комерційний документ, своєрідне звертання «покупця» до «продавця» з проханням надати докладну інформацію про необхідний товар чи певні послуги або ж надіслати пропозиції на поставку товару.

Як правило, запити роблять на основі проспектів, каталогів, інформації, отриманої на ярмарках, виставках, з рекламних оголошень у засобах масової інформації тощо.

Лист-відповідь на запит – це така форма ділової кореспонденції, яка вимагає відповіді.

Залежно від ситуації ви можете пообіцяти відправити пропозицію на поставку товару, відмовити в поставці, прийняти запит на розгляд, запропонувати змінити умови запиту, надіслати оферту тощо.

Оферта – це письмова пропозиція про постачання товару, яку робить продавець покупцеві. У ній висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, вказаних у пропозиції. У міжнародній торгівлі розрізняють два види оферт – тверду та вільну.

Тверду оферту оформляє продавець на певну партію товару лише одному покупцеві. При цьому вказується термін, упродовж якого продавець зв'язаний своєю пропозицією. Цей термін називається опціоном. Якщо покупець беззастережно приймає вимоги оферти, продавець зобов'язаний поставити товар на запропонованих ним умовах. Інакше він відповідає за можливі збитки покупця.

Вільна оферта обов'язково містить назву товару, кількість чи обсяг поставки, ціну товару, термін постачання, умови платежу. Можуть бути зазначені також спосіб пакування та маркування, санкції за порушення того чи іншого пункту та інші дані.

Лист-відповідь на прохання і пропозиції. Отримавши листа з певною пропозицією чи проханням, ви повинні зробити вибір і сказати так або ні, погодитись або відмовити.

Лист-прохання – це звертання до своїх партнерів, клієнтів, спонсорів тощо.

Лист-нагадування – це лист, який містить один із найбільш неприємних і психологічно важких моментів ділового листування: нагадування клієнтам про необхідність оплатити прострочені платежі чи рахунки.

Рекламаційні листи і листи-претензії пов'язані з пред'явленням претензій партнерові, який порушив умови укладеної угоди і виконав неякісно або ж зовсім не виконав покладені на нього обов'язки.

«Сердиті» листи. Відповіді на них за принципом «зуб за зуб» будуть абсолютно недоречні. Проаналізувавши ситуацію, ви, безперечно, зможете дати коректну, аргументовану відповідь.

Супровідні листи. Листи такого типу надсилаються разом з комерційними документами (рахунком-фактурою, накладними, чеками) або ж при пересиланні креслень, каталогів, проспектів, прейскурантів, буклетів, зразків нових товарів тощо і покликані інформаційно супроводжувати їх.

Рекомендаційні листи. Ситуації, коли вам необхідно заручитися поважною рекомендацією чи, навпаки, дати рекомендацію комусь, можуть бути дуже різними: клопотання про посаду, влаштування на нову відповідальну роботу, подання на здобуття стипендії чи гранту тощо.

Рекомендаційний лист може містити такі кліше:

Знайомий з п. уже понад 15 років.

Знаю п. з часів навчання в університеті.

З п. знайомий із часу його вступу до Академії.

П. працює в нашому відділі з ... року.

Добре знаю п. як досвідченого, кваліфікованого працівника.

Знайомий з п. не досить довго, але за цей час він зарекомендував себе як здібний, перспективний службовець.

Знаю п. як чуйну, добру людину.

Лист-запрошення. Запрошення давно вже стали невід'ємним атрибутом ділового етикету, тому що від них може залежати успіх справи.

Лист-вітання. Якщо ви хочете, щоб ваші справи процвітали, а вас високо цінували як надійного ділового партнера, з яким завжди приємно співпрацювати, використовуйте найменшу нагоду для виявлення уваги до своїх партнерів чи колег. Покажіть, що ви не байдужі до їх успіхів і радієте разом з ними. Адже вам теж приємно отримувати вітання зі святами чи успішним завершенням справи.

Повідомлення. Один з поширених документів довідково-інформаційного характеру – повідомлення (повістка-запрошення) про засідання, збори, конференцію і т. ін. Повідомлення є різновидом ініціативного листа. Тому і формуляр його має ті ж самі реквізити. У заголовку великими літерами вказують різновид документа (ПОВІДОМЛЕННЯ), а малими – мету майбутнього заходу (наприклад, про засідання Вченої ради Академії). У цьому документі наводяться дата, день тижня, час проведення заходу, його назва, порядок денний, прізвища доповідачів (із зазначенням їхніх посад, наукових ступенів, звань). Повідомляється також місце засідання (наради), телефони для довідок та ін. Повідомлення підписує голова колегіального органу або керівник підприємства, організації чи установи.