Подготовка совещания

Если готовить совещание поручено Вам, продумайте, как сделать совещание эффективным, используя следующий план подготовки:

_______________ совещания:

_____________________:

-

-

-

__________________:

______________________________:

__________________________:

-

-

-

• _______________________ совещания. Цель совещания – это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Очень важно выносить на совещание лишь те темы, которые не удается решить отдельным специалистам в рабочем порядке. Слишком много совещаний проводится только потому, что так заведено. Время от времени спрашивайте себя, есть ли необходимость в очередном. Если «Да», то четко определитесь с его целью.

• ___________________________________ Довольно часто один из этих пунктов бывает упущен. При необходимости закажите конференц-зал, убедитесь, что он вместит всех участников, а также проверьте, всем ли удобно выбранное место проведения, дата и время. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

• _________________ должны включать в себя обсуждение методов, способов и средств решения основных задач, которые должны охватывать сущность главного вопроса совещания – его цели.

• _______________________. Каждый присутствующий на совещании должен иметь причину там находиться. Наметьте роль каждого участника. Убедитесь в том, что лишних нет. Число участников. Оптимальное число участников одновременно присутствующих на совещании: 6-7 человек. Не надо приглашать на совещание всех, а приглашайте только тех, в чьей компетентности находится обсуждаемая проблема и кто способен решить вопрос. Увеличение числа приглашенных резко снижает средний коэффициент участия присутствующих, удлиняя совещания. Кроме того, следует разрешить уход с совещания тех работников, чей вопрос уже обсужден, и приходить специалистам не на все совещания, а только на момент обсуждения его проблемы.

• _______________________________ - до совещания и вовремя совещания Для того чтобы совещание достигло своей цели, определите, какие данные потребуются для проведения совещания, какую информацию и за сколько времени до назначенной даты необходимо распространить среди участников.

• _____________________________. Определите, что необходимо решить на совещании? Продумайте, все ли предусмотрено для того, чтобы решения могли быть приняты.

• __________________________________________. Закажите необходимое оборудование. Уточните у тех, кто будет проводить презентации, нужно ли дополнительное или нестандартное оборудование. При необходимости закажите напитки и бутерброды с учетом прихода непредусмотренных участников.

• Организация _____________________________________. Рекомендуется рассаживать участников таким образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации. Но необходимо позаботиться о совместимости персонала. Установлено, что при прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже – те, которые сидят рядом. Не привлекая внимания к этому, надо посадить участников так, чтобы не оказались напротив друг друга те, кто может сорваться и помешать совещанию.