Регистрация и подшивка документов

Главная цель подшивки документов – возможность в дальнейшем без лишних усилий найти _______________________, однако известно, что едва ли 10% подшитых бумаг когда-либо оказываются __________________________. Некоторые документы приходится сохранять по причинам юридического характера. Как бы там ни было, основное правило – не тратить время и усилия на создание лишних архивов, занимающих, к тому же полезное пространство. Чем больше документов Вы соберете, _______________________________________________.

• ____________________________. Руководствуйтесь советами из раздела Организация работы с входящими документами. Если ценность документа сомнительна – не подшивайте его.

• ____________________________________________________. Прежде чем подшивать входящие, дайте им отлежаться в лотке ил папке для документов, ожидающих принятия решения. Часто бывает так что время само решит, насколько необходима та или иная бумага, после чего ее часто можно отправить в мусорную корзину со спокойной совестью.

• ___________________________________________. Просматривайте время от времени содержимое папок и лотков с документами и избавляйтесь от ненужных и устаревших бумаг.

• _____________________________________ Заведите папку для файлов или скоросшиватель с отдельными секциями для каждого месяца. Размещайте документы в соответствующих секциях в зависимости от даты исполнения. По окончании месяца перекладывайте файл с документами истекшего месяца конец папки или скоросшивателя, а текущего месяца – в начало скоросшивателя. Можно подготовить также отдельные папки для хранения материалов, относящихся к оперативным совещаниям или другим подобным мероприятиям.

• __________________________________. Совершенно необязательно подшивать документы в алфавитном порядке - создайте свою собственную эффективную систему хранения документов. Попробуйте использовать различные варианты и выберите наиболее подходящий, не забывая о том, чтобы и Ваши коллеги смогли разобраться в ней при необходимости и для этого поместите оглавление в начале.

• ______________________________________________________________ 90% Ваших папок останутся практически невостребованными. Нет никакого смысла в том, чтобы держать самые нужные документы в глубине шкафа только потому, что Вы располагаете папки по алфавиту, - выделите для них отдельное, легко доступное место.

ПРЕЖДЕ, ЧЕМ ВЫ ОТПРАВИТЕСЬ ДОМОЙ…

• Проверьте список «___________________________». Вычеркните все, что Вы уже выполнили, добавьте новые пункты.

• Проверьте в ежедневнике записи __________________ (или до __________________________) Убедитесь в том, что все подготовлено к следующим рабочим дням.

• Соберите все, _______________________________________ – все, что необходимо прочитать вечером или в поездке: документы, материалы презентации, образцы и т.п. – все, что вам понадобиться до возвращения в офис.

• Убедитесь в том, что при необходимости _________________. Оставьте номера контактных телефонов тем, кому может понадобиться связаться с Вами во время Вашего отсутствия.

• Заприте стол. Отключите компьютер, включите автоответчик, заприте ящики стола и шкафы с документами. Если в Вашей организации соблюдается «______________________________», уберите все со стола перед уходом.

• Соберите Ваши личные вещи – ключи, ежедневник, ноутбук, мобильный телефон и т.п.

Структура корпоративных коммуникаций.

• Структура корпоративных коммуникаций зависит, прежде всего, от организационной ________________________________________ корпорации или компании.

• Структура Ваших личных корпоративных коммуникаций зависит от места, которое Вы _____________________________________________.

Организационная __________________ – это:

• Символы, церемонии и мифы, которые сообщают членам организации важные представления о ее ценностях и убеждениях…У.Оучи

• …это не то что организация имеет, а то чем она связывается… Н.О’Доннел - Тружиллио

• …это то как мы здесь работаем… А.Фурихам,Б.Гюнтер

Организационная ________________________ – это логическое соотношение уровней управления и функциональных областей, организованных таким образом, чтобы обеспечить эффективное достижение целей организации…Грошев И.В. Организационная культура: Учеб. пособие для студентов – М.: Юнити -2004

До Исхода: лидер – Моисей, Одежда – Моисей, Образование– Моисей, Жалобы – Моисей, Охрана – Моисей и т.д.

После Исхода: лидер – Моисей, Помощник руководителя – Аарон, Менеджер по персоналу – Соломон, Подготовка кадров – Иосиф, и т.д.

В

У нас дурак не может быть начальником, так как это экономически нецелесообразно...

• ______________________;

• ________________________.

Внешние коммуникации:

• С _________________;

• С __________________;

• С _______________________________________.

Отношения с начальником

Ваш начальник – не враг Вам: даже если вы не ладите, в Ваших же интересах ______________. Если у него все в порядке, то и Ваша жизнь _______________________.

Если Вы будете способствовать преуспеванию своего начальника, то скорее всего и сами получите все, что хотите от Вашей работы, - даже если это просто мечта о переходе на другую работу.

• ___________________________ Ваш босс: Как на работе, так и личные? Они могут значительно отличаться от Ваших – Вы нацелены на то, чтобы Ваши клиенты остались довольны, а главная цель Вашего начальника – выглядеть презентабельно. Примите это как есть.

• _____________________. Чем Вы лично можете помочь своему боссу? Подумайте о том, могут ли Ваши достижения быть представлены как успех Вашего начальства.

• _______________________ Вашего босса. Вписываетесь ли Вы в эту картинку? Если Ваш начальник автократ, Вам вряд ли удастся проповедовать исключительно демократический подход к методам руководства.

• _______________________________ Вашего босса? Не следует чрезмерно эксплуатировать их, нужно просто пытаться делать самому то, что ему не удается.

• Возьмите на себя ________________. Предложите помочь начальнику выполнить часть его работы – выберите ту, которая Вам по душе.

• Обращаясь к боссу с проблемой, предлагайте ______________________________, а не только ставьте вопросы.

• Распределите обязанности. Вы должны иметь возможность корректировки планов своего начальника, отфильтровывая то, что не нравиться ему (придется это взять на себя), тем самым предупреждая возможные неприятности.

• М

  …Если основная Ваша забота – смотреть в рот боссу, то большую часть времени Вы будете обращены к клиентам задом… Джек Уэлч

  ожет ли Ваш босс помочь Вам __________________________________? Если Вам удалось зарекомендовать себя в качестве полезного и умелого сотрудника, Вы можете попытаться инициировать разговор о том, какие цели преследуете Вы – приобретение опыта, новые возможности профессионального роста, новые интересные задания, - не забывая представить Ваши предложения как средство облегчить и ношу своего начальника.