Информационно-справочные документы

К информационно-справочным документам относятся прежде всего справки – документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: 1) информация о фактах и событиях служебного характера и 2) справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и основная – где излагаются предложения, просьбы.

1. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.

2. Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листке бумаги. Печатным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа, дата. Подписывает документ его составитель.

3. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством. Как и во всяком документе, в докладной записке заголовок начинается с предлога о и формулируется с помощью отглагольного существительного: О назначении..., О проверке и т. п.

Объяснительная записка адресуется руководителю данного или вышестоящего учреждения, при этом требует объяснения причин сложившейся ситуации, явления или факта, а также документального подтверждения сказанного.

Образец

Декану природоохранного института

проф. Лукьянову А. В.

студента гр. ТГВ-45

Павленко Ивана Александровича,

тел.: 095-987-48-38