Этапы подготовки презентации:

1. Определение главной идеи. Определение главной идеи является тем стержнем, на который будет нанизываться основная информация. Главная идея должна быть связана с объектом презентации. Необходимо сформулировать главную идею одним предложением.

2. Планирование и прогнозирование продолжительности презентации. Как правило, время для выступления ограничено (например, 10 минут), поэтому необходимо организовать его так, чтобы осветить все главные аспекты. Следует расчитать время для презентации, учитывая то, что оратор в среднем говорит со скоростью 100–125 слов в минуту.

3. Анализ аудитории и выбор стиля проведения презентации. Следует спрогнозировать, сколько человек будет в аудитории. Выявить, есть ли у них определенные предубеждения (политические, религиозные, профессиональные). Проанализировать соотношение мужчин и женщин, возраст присутствующих, принадлежность присутствующих к различным социальным и этническим группам, профессиональные аспекты их деятельности. Определить, какой способ представления информации будет эффективным, выгодным и произведет впечатление на присутствующих: предоставление технической информации, статистического анализа, исторической информации, демонстрация и др. Смоделировать реакцию аудитории и попробовать действовать в такой ситуации.

4. Подготовка к выступлению. Ответы на вопросы. Необходимо подготовить материалов больше, чем нужно. Не останавливаться. Во время выступления концентрироваться на объекте обсуждения и на слушателях, а не на самом себе. Говорить громко, спокойно, стоять лицом к аудитории.

Следует предусмотреть возможные вопросы, знать на них ответы. Не игнорировать вопросы. Не позволять становиться оратором тому, кто задал вопрос. Не отвечать очень развернуто на вопрос, поскольку в этом есть опасность потерять контроль над аудиторией. Отвечать на вопросы кратко, ясно, чётко. Подготовить несколько вопросов заранее. Период ответов на вопросы – финальный в презентации, одновременно он является и своеобразной проверкой оратора.

5. Наглядные материалы в проведении презентации. Большинство презентаций предусматривают использование наглядных материалов. Наглядные материалы помогают как оратору, так и аудитории запомнить основные пункты выступления.

Существуют два основных типа наглядных пособий:

1) текстовые наглядные средства – помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов, задействуют зрительную память аудитории;

2) графические наглядные средства – иллюстрируют главные пункты выступления, создают образы для запоминания, формируют более глубокое и основательное впечатление от презентации.