21 Деловое совещание

Деловое совещание - это деятельность, связанная с принятием решений группой заинтересованных лиц, соответственно, такие особенности группового поведения, как распределение ролей в группе, отношения между членами группы, групповое давление, оказывают серьёзное влияние на характер выступлений участников совещания; его результаты. Принятие группового решения требуется при рассмотрении сложных проблем.

Успех совещания зависит не только от поставленной цели, но и от того, как участники приходят к пониманию задачи. Необходимо тщательное планирование таких элементов, как цели, состав участников, повестка дня и место проведения.

На этапе определения цели важно продумать, действительно ли требуется принятие группового решения.

Решение проблем группой целесообразно в случаях, когда:

• проблема является скорее сложной, чем простой, а вероятность того, что один человек обладает всей информацией, необходимой для решения, невелика;

• разумно разделение ответственности за решение этой проблемы;

• желательны также и потенциальные решения, а не только одно;

• полезна проверка различных взглядов;

• руководитель желает, чтобы подчиненные почувствовали себя частью демократического процесса, или хочет получить их доверие;

• членам группы необходимо получше узнать друг друга.

Эффективность совещаний зависит от руководства ими. На всех этапах совещания необходимо воздействовать на участников с тем, чтобы они отождествляли себя с обсуждаемой проблемой и стремились к ее решению. Благодаря этому возникает откровенная и доброжелательная конструктивно-критическая атмосфера, способствующая укреплению доверия.

Эффективность совещания уменьшается из-за нечетко сформулированной цели совещания и не обоснованной соответствующим образом необходимости его проведения; недостаточно ответственного отношения участников совещания к своим обязанностям, безапелляционного изложения руководителем своей позиции.

Избежать этих ошибок позволит учет следующих рекомендаций:

1. обеспечение начала работы совещания в точно назначенное время, представление участников, объявление повестки дня и изложение предмета и цели совещания;

2) четкое и понятное всем присутствующим изложение выдвинутой на обсуждение проблемы, постановка вопросов, выделение основных моментов, что способствует возникновению на совещании творческой дискуссии;

3) тщательная фиксация выступлений участников совещания вскрывающих трудности и препятствия и показывающих пути их преодоления. Относящиеся к этому определения, вопросы, требования, аргументы, альтернативные решения следует формулировать так, чтобы побудить участников к разбору данной проблемы и поискам путей её решения;

4. стремление к достижению цели совещания с позиции экономии времени;

4. корректное прерывание тех выступлений, которые повторяют в общих чертах уже изложенные факты, носят нерациональный, пространный, противоречивый и поверхностный характер или лишены конкретности;

4. периодические обобщения уже достигнутого, четкая формулировка задач, которые еще предстоит решить, немедленное выяснение всех недоразумений, возникающих между участниками совещания;

5. обобщение результатов в заключении совещания, определение вытекающих из него задач, указание лиц, ответственных за их исполнение, благодарность сотрудникам за участие и работе совещания.

Деловые совещания классифицируются по следующим основаниям:

1. принадлежность к сфере общественной жизни: деловые административные, научные или научно-технические семинары, симпозиумы, конференции, съезды, собрания и заседания политических, профсоюзных и других общественных организаций, объединенные совещания;

1. масштаб привлечения участников: международные, республиканские, отраслевые, региональные, областные, городские, районные, внутренние (в масштабе одной организации или ее подразделений);

2. место проведения: местные, выездные;

4) периодичность проведения: регулярные, постоянно действующие (собираются периодически, но без устойчивой регулярности;

5) количество участников: в узком составе (до 5 человек), в расширенном составе (до 20 человек), представительные (более 20 человек).

Деловые совещания могут классифицироваться по тематике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной задач.

По основной задаче совещания подразделяются на инструктивные, оперативные (диспетчерские), проблемные.

Цели инструктивных совещаний - передача необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников совещания доводятся принятые руководителем предприятия или организации решения, распределяются задачи с соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений.

Целью оперативного совещания является получение информации о текущем состоянии дел, передача необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления для скорейшего их выполнения является целью совещаний инструктивных. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2-3 дней.

Цели проблемных совещаний - поиск наилучших решений определенной проблемы в кратчайшие сроки. Модель рефлексивной рамки используется при организации проблемных совещаний Оптимальное решение можно получить, используя следующие способы:

1. нахождение решения без предварительной подготовки возможных решений на основе обсуждения всех предложений, внесенных участниками в ходе заседания;

1. выбор оптимального решения из двух или нескольких вариантов, заранее подготовленных к обсуждению;

2. принятие решения, найденного руководителем до заседания, посредством убеждения сомневающихся в его правильности.

Совещания надо стараться проводить за час-полтора.

Если вы хотите решить серьезную проблему, то пригласите тех специалистов, которых она непосредственно касается. Дайте им высказаться по очереди. Первым пусть выскажут свое мнение «нижние чины», затем дайте слово главным специалистам. Не разрешайте никому прерывать речь выступающего.

Правильную последовательность вопросов, отражающих схему принятия группового решения: В чем суть проблемы? – Какова фактическая сторона дела? – Каким критериям должно удовлетворять решение? – Какое решение является наилучшим? – Как можно исполнить решение?

Процедура и организационный механизм принятия административных решений во всем мире не носят универсальный характер.

К предпосылкам успешного проведения «мозгового штурма» относятся отказ от оценки идей, поощрение свободного течения идей, критика высказываемых идей. Критика идей является не обязательной предпосылкой успеха «мозгового штурма.