15 Административно-организационные документы

Деятельность любой организации сопровождается составлением разных видов документов: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего распорядка или положение о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция, договор, планы, правила, отчеты и др.

Договор (контракт) - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. При составлении договоров и их заключении следует уделять особое внимание правовой грамотности текста, избегать двусмысленных трактовок, а также тщательно проверять правильность написания юридических адресов организаций-контрагентов.

Составными частями договора являются:

• название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку, контракт о техническом содействии);

• дата, место составления, номер;

• наименование сторон (полные и сокращенные названия организаций);

• предмет договора (контракта);

• общая сумма договора, цена за единицу товара;

• условия и сроки поставки, перевода, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

• условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчета;

• определение согласованных и заранее оцененных убытков, санкции за невыполнение принятых обязательств, форс-мажорные обстоятельства;

• качества, вес поставленного товара, чертежи и техническая документация;

• порядок сдачи/приема выполненных работ;

• гарантии инспектирования, порядок разрешения споров;

• юридические адреса сторон;

• подписи должностных лиц;

• печати фирм-контрагентов.

Нормы и требования, обязательные для выполнения, устанавливаются в правилах. Такой вид административно-организационного документа, как положение, определяет структуру, функции, компетенцию органа или системы органов.

Инструкция определяет нормы и правила, регулирующие порядок и условия осуществления какой-либо деятельности. Последовательность элементов содержания положений, правил, инструкций можно представить в следующем виде: наименование учреждения, выпустившего данный документ – гриф утверждения – заголовок – констатирующая часть – основной текст – подпись лица, подготовившего проект документа – дата.