17 Речевой этикет в документе

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые, можно составить тексты различных писем.

Начало письма может иметь следующие варианты обращения: «Уважаемый Борис Геннадьевич!», «Господин Иванов!», «Уважаемый г-н Иванов!», «Уважаемые господа!» (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).

Далее в большинстве писем следуют слова: «В связи с ...»; «Согласно контракту от ...№...»; «В соответствии с ...» и т. д.

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В зависимости от темы письма используются следующие обороты: Отправляем Вам ... Направляем Вам ... Высылаем Вам ...Напоминаем Вам, что ... К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам:...К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу (выполнить Ваш заказ) в ближайшее время мы не можем (не представляется возможным) ...Задержка поставок может привести к ...Просим принять участие в ...

Текст письма обычно заканчивается фразами «Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества...», «Мы надеемся на вашу заинтересованность в расширении связей»

Если к письму приложены какие-нибудь материалы или документы, ниже текста оформляется реквизит «отметка о наличии приложений».

Заключительная формула вежливости представляет собой одну из развернутых общепринятых стандартных формулировок речевого этикета, таких как: «Еще раз благодарю Вас за...»; «С уважением....»

Указание на первое лицо единственного числа в деловых письмах, как правило, выражается окончанием слова.

Предпочтительный вариант формулировки отказа в деловом письме: «К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена». При ответе на обращение с просьбой, которую выполнить нет возможности, не рекомендуется задерживаться с ответом.

В деловых письмах используется нейтральный тон изложения. В деловых документах предложения, содержащие сказуемое, употребленное в действительном залоге, обычно обозначают время настоящее. В том случае, когда факт свершения действия имеет большее значение, чем указание лиц, совершивших действие, в деловой письменной речи применяется страдательный залог.

К отрицательным этикетным знакам относятся не получение вовремя ответ, задержка с ответом, отказ от ответа, возвращение письма с размещенной на нем ответной информацией

В деловых письмах неуместны «Будьте так любезны», «Обращаемся к Вам с настоятельной просьбой», «Не откажите в любезности сообщить», Будем благодарны за ответ».