7 Понятие документа, его функции

Документирование - процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами государства.

Согласно определению понятия «документ», данному Федеральным законом от 27 ноября 1994 г. «О библиотечном деле», документ – это «материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования». Документ оформляется на бланке в соответствии с требованиями принятого стандарта. В число требований, предъявляемых к служебной информации, входит достоверность, актуальность, убедительность, полнота. В зависимости от того, каким нуждам организации (внутренним или внешним) отвечает служебная документация, различают две категории: документы для внутреннего пользования и документы для внешнего пользования. Письменная форма является существенным признаком делового документа.

Документы для внешнего пользования часто называют деловыми (официальными, коммерческими) письмами. Они служат важнейшим средством связи данной организации (предприятия, учреждения) с внешним миром. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся сделки, предъявляют претензии и т.д.

К числу документов относятся договор, доверенность, заявление, протокол, заявка, расписка, постановление, распоряжение, автобиография, счет и др.

К любому документу в любой стране предъявляются следующие общие требования: 1)достоверность; 2)актуальность; 3)аргументированность; 4)полнота информации; 5) лаконизм (краткость) изложения.

Любой документ одновременно выполняет несколько функций, что позволяет ему удовлетворять различные потребности делового общения.

Выделяют общие и специальные функции документа.

Общие функции:

1) информационная: любой документ создается для сохранения информации;

2) социальная: документ порожден той или иной социальной потребностью;

3) коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры;

4) культурная: документ– это средство закрепления и передачи культурных традиций, отражения этапов развития цивилизации.

Специальные функции:

1) управленческая: документ является инструментом управления. Это плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы.

2) правовая: документ – средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время;

3) исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Перечисленные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу.

К характеристикам стиля деловой переписки относятся нейтральность изложения, применение сокращений, использование терминов. Достижению ясности делового текста способствуют четкость композиции, доступность формулировок, отсутствие логических ошибок. При подготовке текста должны соблюдаться следующие основные принципы: достоверность и объективность содержания, логические, а не эмоционально-экспрессивные средства оценки ситуаций и фактов, полнота информации и вместе с тем отсутствие рассуждений. Письменная форма не является существенным признаком делового документа. К документированию не может относиться запись речей на магнитную ленту, фотографирование объектов, киносъемка технологических процессов.