1.3 Службова бесіда

Службова бесіда – це форма міжособистісного спілкування, що передбачає обмін поглядами, думками, інформацією, напрямками розв’язання тієї чи іншої проблеми .

В обговоренні обов’язковою є участь двох сторін. Слід правильно побудувати бесіду. Її структуру можна представити так:

• Початок бесіди (встановлення контакту, створення сприятливого для бесіди “клімату стосунків”)

• Виклад своєї позиції та її обґрунтування

• З’ясування позиції співрозмовника

• Спільний аналіз проблеми (нівеляція сумнівів співрозмовника, його зауважень, пошук варіантів рішення тощо)

• Прийняття рішень

Одним із різновидів ділової бесіди є службова бесіда, що відбувається між керівником і підлеглим. Такі бесіди сприяють підвищенню інтересу працівника до роботи, налагодженню тривалого ділового контакту, підсилюють авторитет керівника і довіру підлеглого. Існують певні правила ведення службових бесід. До бесіди слід готуватись заздалегідь, слід поцікавитись особистістю майбутнього співрозмовника, його нахилами, захопленнями. Напруженості на початку розмови можна уникнути завдяки приязній і ввічливій матері звертання, вияву інтересу до особистих і службових справ працівника. Якщо підлеглий пересвідчиться у щирості намірів керівника, то розмова стане більш приємною і невимушеною.

У вирішальний момент бесіди – після з’ясування позиції підлеглою і викладу керівником свого розуміння справи – начальник має стимулювати подальшу діяльність працівника, ставлячи перед ним конкретне завдання. У цій ситуації керівник обережний і тактовний, він пам’ятає, що наказовий тон може викликати протест або ж пасивність, а тому він вживає коректні за формою і змістом словесні і несловесні засоби, повідомляючи працівникові суть поставленого завдання. Під час бесіди слід говорити чітко, переконливо, не поспішаючи. Протягом бесіди змінювати інтонацію, акценти, щоб мова не була монотонною, а служила засобом вдалого порозуміння однодумців і партнерів, якими в результаті розмови мають стати начальник і підлеглий.

Для успішного проведення бесіди керівник повинен:

• Визначити конкретну мету бесіди

• Скласти план бесіди

• Вдало дібрати час для зустрічі і місце

• Подбати про атмосферу взаємодовіри

• Забезпечити логічно-послідовний хід розгляду питання

• Підтримувати високий рівень культури поведінки та глибину інтелекту протягом розмови

• Зафіксувати набуту інформацію в придатній для подальшого використання формі

• Припиняйте бесіду, досягнувши поставленої мети

У свою чергу до запрошених на бесіду ділових людей теж висувається низка вимог.

Основна вимога – пунктуальність. На місце зустрічі треба прийти на п’ять хвилин раніше від призначеного часу. Слід заздалегідь уточнити адресу, вид транспорту, яким ви поїдете. Навіть коли вам і не подадуть знаку, що незадоволені запізненням, за вами у цій фірмі збережеться репутація людини неввічливої.

Вважається, що неохайний вигляд – це неповага до співрозмовника. Отже, одягатися треба охайно в традиційному стилі: повсякденний костюм, скромна краватка, добре вичищене взуття.

Прийшовши за кілька хвилин до зустрічі у приймальню, чітко назвіть секретареві своє ім’я, прізвище, мету приходу.

Під час бесіди слід уважно слухати співрозмовника, не можна робити нервових рухів, крутити в руках якісь предмети або щохвилини поглядати на годинник. Бажано роботи помітки у діловому щоденнику щодо обговорених питань. У ході бесіди слід подбати про чіткість і стислість висловлювань з обговореної тематики. Не можна затягувати бесіду – розмову варто завершити за мить до того, як відчуєте себе зайвим.

Найважливішими принципами в бесіді керівника з підлеглим є:

• Конфіденційність – забезпечення умов для щирої і відвертої бесіди.

• Доброзичливість – позитивне, схвальне ставлення до співрозмовника, що відкриває перспективи для подальшого взаєморозуміння і співпраці.

• Психологічна проникливість – здатність до розуміння іншої людини, її емоційного стану, вміння підтримувати розмову, вирішувати конфліктну ситуацію, давати належну оцінку культурі мови, виразу обличчя тощо.

• Тактовність – повага до співрозмовника, вміння надати йому психологічну підготовку.