45. Основні ознаки тексту в діловому мовленні.

Текст - це головний реквізит службового документа, що відображає його зміст. Він має чітко й переконливо відображати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Головна вимога до викладу матеріалу в будь-якому документі – це логічна послідовність, чітко продуманий план, щоб мета документа була добре аргументована, випливала з викладу документа.

Текст документа повинен бути достовірним, тобто викладені у ньому факти повинні відображати справжній стан речей.

Точним текст документа є тоді, коли у ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у якому немає зайвих слів та смислових повторів, надмірно довгих (не по суті справи) міркувань.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів

Текст викладати від третьої особи: комісія ухвалила…; інститут просить …

Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази

Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів

Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з, з метою

Використовувати синтаксичні конструкції типу: доводимо до Вашого відома, що…; у порядку обміну досвідом…

Дієприслівникові та дієприкметникові звороти вживати на початку речення: враховуючи,…, беручи до уваги…

Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення – перед означуваним словом, додатки після опорного слова; вставні слова – на початку речення)

Щоб не виявити гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Ви не висловили свої пропозиції – Вами ще не висловлені пропозиції.

Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує…

Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію…

У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую…, пропоную

Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., напр., км

Займенник Ви, Вас, Вам у офіційно-діловому стилі пишеться з великої літери

Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високоповажний і т.д.