Деловое письмо: структура, лингвистические особенности. Реквизиты.

Вступление

Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое представление, о чем письмо:

Заголовок

Это тема письма, которая в краткой форме определяет его цель.

Примеры заголовков делового письма:

«Касательно заказа на поставку запчастей», «Об изменении цен на продукцию».

Обращение

Лучше употреблять персональное обращение, по возможности постарайтесь узнать и указать фамилию либо должность адресата.

Например, «Уважаемый господин Волков!», «Уважаемая Наталья Ивановна!», «Уважаемый господин директор!», «Уважаемые партнеры!».

В обращении не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека.

Цель письма

Краткая формулировка основной причины, по которой отправляется данное деловое письмо.

Например, «Обращаюсь с письмом в связи с…», «Согласно телефонному разговору …», «Компания «Y» предлагает …», «Доводим до Вашего сведения, что …».

Основная часть.

Изложение основной сути делового письма.

Основная часть должна состоять из нескольких взаимосвязанных между собой и выстроенных в логическом порядке предложений. Заканчивается этот раздел подведением итогов с выражением надежды, уверенности, извинения и т.п. – в зависимости от темы письма.

Заключение – вежливая подпись.

Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом. Например, «С уважением, …», «Искренне Ваш …». Под этими фразами указывается Ваша должность и подпись – фамилия, имя, отчество. Если Вы довольно хорошо знакомы с адресатом, можете просто написать: «С наилучшими пожеланиями», «Всего наилучшего» без указания должности.

Реквизиты делового письма

Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

01 - Государственный герб;

02 - герб субъекта РФ;

03 - эмблема организации;

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

15 - адресат;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

25 - оттиск печати;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Реквизиты 07 - код формы документа, 10 - наименование вида документа, 14 - место составления или издания документа, 16 - гриф утверждения документа, 23 - гриф согласования документа, 24 - визы согласования документа, 26 - отметка о заверении копии при составлении и оформлении делового письма не используются.