Документ

Термин «документ» происходит от лат. documentum ‘доказательство, свидетельство’. Русский язык заимствовал это слово в Петровскую эпоху – документами стали называться деловые бумаги, имеющие правовую значимость.

Тексты документов делятся на следующие типы:

• традиционная линейная запись связной речи;

• трафарет – это модифицированная линейная запись заранее подготовленной постоянной информации с пробелами, которые заполняются переменной информацией;

• анкета – запись заранее подготовленных вопросов, которые идут в определенном порядке, и ответов на них;

• таблица – запись данных как в цифровой, так и в словесной форме, которые заключены в вертикальные и горизонтальные графы.

Язык служебных документов имеет свои особенности: помимо резкого сужения допустимых речевых средств и частотности единиц официально-делового фразеологического фонда, который смыкается с терминологией, это принятые морфологические ограничения.

Так, в распорядительных документах глаголы употребляются в форме 1 лица ед. числа: приказываю, предлагаю, прошу. В протоколах и выписках из них – в форме мн. числа прошедшего времени: слушали, выступили, постановили (решили). В деловых письмах – в форме 1 л. ед. числа: считаю необходимым, а также – 1 л. мн. числа: просим направить. В анкетах – в форме 2 л. мн. числа или в форме мн. числа прошедшего времени: имеете, владеете, были, находились. В документах коллегиальных органов – в форме 3 л. ед. числа: комиссия категорически настаивает, комитет по экологии считает возможным.

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами от лат. requisitum в значении ‘требуемое, необходимое’. Последний ГОСТ Р 6.30-2003, введенный в РФ с 1 июля 2003 г., определяет 30 реквизитов. Документ имеет юридическую силу только при наличии реквизитов, которые обязательны для данного вида документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов: для каждого установлена определенная их комбинация. Например, обязательные реквизиты делового письма – наименование организации, справочные данные об организации, адресат, заголовок к тексту, дата, текст (составленный на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ или субъектов РФ), подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В тексте документов, подготовленных на основании деловых бумаг других организаций, дополнительно указывают и реквизиты этих первичных документов: наименование организации – автора документа, наименование документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Совокупность необходимых реквизитов документа называется формуляром.