19. Сучасний діловий документ.

 Поняттям «документ» визначається інформація, записана будь-яким способом на будь-якому матеріалі, що видається в тій чи іншій організації, установі, управлінні, відділі для використання у своїй діяльності.

Діловий документ призначений для одноразового використання. Його мета – прийняття та виконання безпосередніх управлінських рішень.

До ділових документів відносяться:

інформаційні;

документи колегіальних органів (службові листи, телеграми, телефонограми, довідки, доповідні, пояснювальні й службові записки);

розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);

організаційні (положення, статути, інструкції);

документи щодо особового складу (заяви про прийом на роботу, характеристики, накази щодо особового складу, щодо контрактної системі наймання працівників);

документи з господарсько-договірної діяльності (договір постачання, договір підряду, про матеріальну відповідальність, господарські договори в посередницькій діяльності, комплект договорів щодо створення нових форм господарювання, щодо взаємин підприємства й банку);

документи з господарсько-претензійної діяльності (протоколи розбіжностей до договорів, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви);

обліково-фінансові (оформлення відкриття рахунка в банку, заява-зобов'язання, акти, трудові угоди, доручення);

документи з зовнішньоекономічних відносин (з організації зовнішньоекономічних зв'язків і створення спільних підприємств).

Ділові документи часто називають управлінськими, а їхня сукупність – управлінською документацією.

Діяльність щодо створення документів називається документуванням. Умови, що забезпечують рух, пошук і збереження документів, поєднуються під загальною назвою – організація роботи з документами. Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі управлінської діяльності, називається діловодством.