Назначение и состав распорядительной, справочно - информационной документации

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержа­ния деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факто­ров руководство любой организации наделяется правом осуществлять испол­нительно-распорядительную деятельность и соответственно издавать рас­порядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечить реа­лизацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятель­ность учреждения, зависят результаты работы организации.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к право­вым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний прояв­ляется в том, что:

с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;

их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделе­ния, должностные лица или работники;

они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение кон­кретных административно - правовых отношений.

Особое место, которое занимают распорядительные документы в системе управленческой документации, отводится более подробной характеристике требований, предъявляемых к структуре, языку и стилю документации этого типа.

Основная задача распорядительных документов — придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отличается жесткой регламентированностью, стан­дартизацией языковых моделей. Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности...; контроль за исполнением возло­жить на ...; создать комиссию в составе...; установить причины наруше­ния...; назначить... на должность, ..и указывается на то, каким именно дей­ствиям придается юридический статус.

Текст распорядительных документов (постановление, приказ, решение) со­стоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. Текст излагается логически последовательно, четкими фразами, без сложных придаточных и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление много­значных слов, примечаний и ссылок.

В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основанием для издания распорядительного документа, или обосновывается причина его выпуска. Констатирующая часть начинается словами: В соответствии..., В целях.... Во исполнение.... Констатирующая часть отсутствует, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, например, распоряжения о назначении комиссий, об утверждении инст­рукции, актов и т.п.

Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом со­стоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные доку­менты: докладная записка, объяснительная записка, предложение, представ­ление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, за­ключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к орга­низационно — правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают выпол­нять поручения как распорядительные документы, а сообщают сведения, по­буждающие принимать определенные решения.