З. Докладная записка

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятель­ности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие пово­дом для ее написания, во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения, третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, не­обходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутство­вать - в этом случае текст докладной записки содержит обоснование и выво­ды и предложения составителя.

Внутреннюю записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она пред­ставляется организации); внешнюю докладную записку подписывает руково­дитель организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

ОБРАЗЕЦ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ

УПРАВЛЕНИЕ ПЕРЕВОЗОК

Генеральному директору ОАО

Т.П.Данилину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

12.07.2000

В связи, с реорганизацией структуры Управления и укреплением отделов происходит перераспределение функций сотрудников.

Прошу перевести старшего экономиста С.Т.Николаева из отдела автомо­бильных перевозок в таможенный отдел с последующим внесением измене­ний в штатное расписание.

Начальник управления В.А.Ильин