36. Довідково-інформаційні документи.

Прес-реліз (англ. ргезз-геїеазе - випуск для преси) - це стисле повідомлення для преси про якусь важливу подію (прес-конференцію,презентацію, акцію тощо). Його можна використовувати під час розроблення та реалізації проекту для безперервного інформування як громадськості, так і засобів масової інформації. Написання цього документа не вимагає великих витрат часу, проте грамотно складений прес-реліз надзвичайно ефективний, коли треба представити інформацію, яка потребує миттєвого висвітлення у ЗМІ (наприклад, дата і місце проведення громадських слухань).

Реквізити прес-релізу:

1. Дата подання.

2. Назва виду документа.

3. Назва установи, яка підготувала прес-реліз.

4. Контактна особа, номер телефону та адреса отримання подальшої інформації.

5. Заголовок.

6. Текст, який містить відомості про зміст події, організаторів,

місце, час, причини і значення події.

Звіт - це письмове повідомлення про виконання певної роботи(завдань, доручень за певний проміжок часу).

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок

3. Текст, який має такі частини: вступ (вказують коло завдань, які були поставлені перед установою (особою) за звітний період);основна частина (опис та аналіз виконаної роботи); висновки(пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).

4. Підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту.

5. Дата.

6. Печатка.

Довідка - це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян, різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.

Довідка містить такі обов'язкові реквізити:

1. Назва організації, що видає довідку.

2. Дата і номер.

3. Назва виду документа.

4. Текст, у якому вказують прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видається довідка у давальному відмінку; текст, у якому під-тверджують певний факт; призначення довідки (куди подається).

5. Підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не має юридичної сили.

Реквізити службових записок:

1. Адресат (Керівникові проекту «Україна дітям» Висоцькому А. В.; Ректорові Національного економічного університету імені Вадима Гетьмана).

2. Адресант (кафедра історії та культури української мови; доцента кафедри філософії Козачука С.В.)

3. Назва виду документа {Доповідна записка; Пояснювальна записка; Рапорт).

4. Заголовок (про відрядження, про запровадження державного іспиту з української мови (за професійним спрямуванням), про порушення трудової дисципліни).

5. Текст.

6. Дата.

7. Підпис.

Доповідна записка - це документ на ім'я керівника установи, у якому повідомляють про певний факт, подію, подають звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов'язань.Пояснювальна записка - 1) це документ особистого характеру,в якому пояснюються певні дії особи; 2) вступна частина основного документа (плану, програми, звіту), в якому обґрунтовується мета його створення, структура, зміст, призначення, актуальність і новизна).Пояснювальну записку пише працівник на вимогу адміністрації,у деяких випадках - з ініціативи підлеглого.

Протокол - документ, що відбиває процес і результат роботи постійних та тимчасових колегіальних органів, проведення зборів, засідань, нарад, конференцій, обговорень тощо.Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа,конспектуючи, стенографуючи або записуючи на диктофон виступиучасників засідання.

За обсягом фіксованої інформації протоколи поділяють на:

• стислі - записують порядок денний, прізвища доповідачів,

назва питання, формулюють ухвалу;

• повні - крім порядку денного, ухвали, стисло фіксують виступи доповідачів, інших осіб, які беруть участь у роботі колегіального органу;

• стенографічні - весь хід засідання записують дослівно.

Реквізити протоколу:

1. Назва виду документа (Протокол).

2. Дата.

3. Індекс (номер).

4. Місце засідання.

5.Гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню).

6. Заголовок до тексту.

7. Текст.

8. Підпис голови.

9. Підпис секретаря.