Языковые формулы официальных документов. Приемы унификации языка служебных документов. Интернациональные свойства русской официально деловой письменной речи.

Начало документа, как правило, представляет собой изло­жение побудительных мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чем говорится в основной части текста. Приведенные ниже примеры представляют собой наибо­лее распространенное начало стандартного делового письма.

Языковые формулы, выражающие мотивы создания документа:

В подтверждение нашей договоренности...

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (на­правляем, сообщаем)

В соответствии с письмом заказчика...

В порядке оказания помощи прошу Вас...

В ответ на Ваш запрос сообщаем...

Ссылаясь на Ваш запрос от...

Языковые формулы, выражающие причины создания документа:

Ввиду задержки получения грузе...

По причине задержки оплаты ...

В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями ...

В связи с нарушением срока поставки ...

Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на...

Языковые формулы, выражающие цель создания документа:

В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес ...

В целях, увеличения товарооборота...

В целях упорядочения работы структурных подразделений института...

В целях расширения спектра образовательной деятельнос­ти университета...

Во исполнение постановления Ученого совета университе­та ...

Для согласования вопросов участия ...

С целью ознакомления с... просим выслать ...

Главная информация документа излагается с помощью гла­гольных конструкций, ключевое слово которых - глагол-дей­ствие, позволяет автору реализовать свои цели и намерения. При этом ключевые слова не только выражают смысловые ас­пекты сообщаемого, но и определяют тональность сообщения. Выделяют следующие типы речевых действий письменного делового общения:

сообщение: сообщаем, ставим Вас в известность, извеща­ем, уведомляем;

предложение: предлагаем;

просьба, требование, распоряжение: прошу, просим, наста­иваем, приказываю, постановляю;

подтверждение, заявление: подтверждаем, заверяем, за­являем, объявляем;

обещание: заверяем, обязуемся, гарантируем;

напоминание, предупреждение: напоминаем;

отказ: вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу, не располагаем возможностью удовлетворить Вашу просьбу;

выражение отношения (формулы этикета): с сожалением сообщаем, приносим извинения, выражаем признательность, благодарим, желаем успехов, выражаем соболезнование.

Функцию ключевых слов, выражаю­щих то или иное речевое действие, выполняют глаголы. Они могут употребляться в форме третьего лица единственного числа, если называют действия, совершаемые от имени всей организации («Союзподшипник» предлагает...; ООО «Росэл» гарантирует...), и третьего лица множественного числа (администрация и профсоюзный комитет университета пред­ставляют...). Если автор документа — лицо физическое, то дей­ствия передаются от первого лица единственного числа (прощусообщить...; предлагаю провести...; довожу до Вашего сведе­ния...) и от первого лица множественного числа (приглашаем Вас...; рады сообщить Вам...).

Чаще других в текстах документов встречается глагол про­сить. Он включается в тексты разных типов документов, таких как: заявление, служебная записка, жалоба, письма-просьбы, письма-предложения, письма-приглашения, письма-требова­ния, запросы, напоминания и т. д.

Прошу выделить мне путевку...

Прошу разрешить перенос сроков проведения учебно-произ­водственной практики...

Прошу пресечь неправомочные действия коменданта обще­жития...

Просим выслать каталоги Ваших новых изделий...

Просим немедленно погасить задолженность за 1999 год...

Такую употребительность и многофункциональность гла­гола просить специалисты объясняют этикетными требовани­ями к языку деловых бумаг и психологическими законами де­лового общения — всегда легче выполнить действие, выражен­ное в форме просьбы, нежели в форме приказа или указания.

Языковые формулы, выражающие просьбы, требования, распоряжения:

Прошу рассмотреть возможность...

Прошу изыскать для нужд организации...

Обращаемся к Вам с просьбой... 

Прошу Вас направить в мой адрес…

Убедительно прошу решить вопрос о...

Настаиваем на соблюдении всех условий настоящего дого­вора...

Приказываю создать комиссию в составе...

Языковые формулы, выражающие напоминание, предупреждение

Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает...

Организация уведомляет Вас о том, что ...

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что...

Взятые организацией гарантийные обязательства утра­чивают свою силу с...

Языковые формулы, выражающие предложение:

По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка това­ров нашей фирмы ...

В ответ на Ваш запрос на... мы предлагаем Вам ...

Наша компания рассматривает возможность сотрудниче­ства с Вами и продвижения продукции Вашей фирмы на рынок ... региона ...

Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес,

Просим Вас принять заказ на 20-футовый контейнер из... на условиях...

Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем по­ставить Вам ...

Языковые формулы, выражающие отказ от предложения:

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представ­ляется возможным, поскольку...

Мы не можем предоставить интересующую Вас информа­цию, так как...

Организация не имеет возможности выполнить данную задачу из-за отсутствия...

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установ­ленному сроку по следующим причинам...

Несмотря на предпринятые нами усилия. Ваше указание остается невыполненным в связи с...

Языковые формулы, выражающие распоряжение, приказ:

Назначить на должность начальника отдела легкой промышленности...

Обязать руководителей всех подразделений института...

Контроль за исполнением настоящей директивы возлежишь на...

Назначить расследование по факту...

Изыскать дополнительные возможности для...

Языковые формулы, выражающие сообщение, уведомление:

Сообщаем, что...

Извещаем Вас о том, что ...

Ставим Вас в известность о том, что ...

Считаем необходимым поставить Вас в известность о...

Докладываю о...

Довожу до Вашего сведения, что...

Языковые формулы, выражающие обещание, гарантии:

Гарантируем, что...

Безопасность гарантируется...

Конфиденциальность информации обеспечена...

Помимо языковых моделей и синтаксических конструкций, отражающих те или иные ситуации делового общения, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем:  наименее сложный...; наиболее важный...; наилучший результат...; оказать помощь...; произвести проверку...; руководство считает возможным…; организация не возражает...; обеспечить выполнение...; создать необходимые условия...; оптимальное решение...; вероятные сроки...; подтвердить получение...; сообщить данные... и т.д.

Унификация — приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных доку­ментов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Сведение документационного потока к единым формам и стандартам предпола­гает также единообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их форматов, а также обеспечение со­поставимости информации во взаимосвязанных документах и применение трафаретных текстов.

Стандартизация официальных бумаг заключается в уста­новлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов.

Особенность унификации языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых мо­делей, отражающих типовые ситуации делового общения. При этом под моделью понимают и логическую и синтаксическую конструкцию (конструкцию предложения), охватывающую максимальное количество управленческих ситуаций.

Наиболее значимым с точки зрения типизации ситуаций общения является фактор цели, поскольку именно цель совер­шения речевого действия обусловливает тип и стиль создавае­мого документа.

При всем многообразии письменного делового общения его инициатор решает, как правило, типовые задачи:

— информирование адресата;

— привлечение внимания к проблеме;

— побуждение к действию (решению проблемы, участию в каком-либо деле, совершению каких-либо действий);

— придание юридического статуса какому-либо событию (документирование заключаемых отношений, сделок, соверша­емых финансовых операций и т. д.);

— инициирование и поддержание деловых отношений;

— решение конфликтных ситуаций (выражение несогласия, претензий).

За мно­голетнюю практику деловой переписки были выработаны язы­ковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мо­тивы, причины и цели официального послания; формулиро­вать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, завере­ние и т. д. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообще­ния, позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создания официальной  бумаги.

Благодаря стандартизации в письменной речи существуют определенные штампы, которые придают такой речи интернациональные свойства. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул позволяет пишущему не тратить время на поиск определений. Стандартизация повышает информативность документов. Приближение русской письменной речи к мировым стандартам обеспечивают слова-интернационализмы, имеющие зачастую латинские или греческие корни, в разных языках они отличаются правилами чтения, являющимися нормой для данного языка, и произношением. К тому же в последнее время в официально-деловом стиле наметилась тенденция к приближению к стандартам оформления документов западных стран (например, резюме, анкеты). Кроме штампов, в документах существуют определенные языковые нормы. В качестве языковой нормы могут выступать такие варианты, которые наиболее удобны, уместны, целесообразны, а потому и наиболее предпочтительны в той или иной конкретной речевой ситуации. В некоторых случаях внутри стилевой нормой может быть признано даже отступление от общелитературной традиции. Например, во многих видах специальной речи используются формы множественного числа отвлеченных существительных.

В официально-деловом стиле очень важно не отступать от нормы, так как это не просто письменная речь, а документ, имеющий юридическую силу. И если в обычном литературном стиле и устной речи штампы и стандартные фразы снижают уровень и художественную ценность текста, то в официально-деловой письменной речи это необходимость, которая помогает создать определенные образцы деловых бумаг.