Основные виды документов.

Обобщение целей, задач и условий документирования выде­ляют ряд факторов, позволяющих разделить все докумен­ты на отдельные типы и виды. По фактору адресации документы разделяют на внут­реннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя де­ловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях дол­жностного соподчинения. Документацию этого типа назы­вают служебной. Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должнос­тными и частными лицами, не состоящими в прямом под­чинении по отношению друг к другу. Документы, которы­ми обмениваются организации, называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распоряди­тельные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется об­щностью требований, предъявляемых к содержанию и язы­ковому оформлению.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой де­ятельности относится документируемая информация, раз­личают управленческие, научные, технические, про­изводственные, финансовые и другие виды документов. По фактору доступности документируемой информации до­кументы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

По функциональному признаку различают письма, тре­бующие письма-ответа, и письма, не требующие пись­ма-ответа. Обязательного ответа требуют: письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация. Не требуют ответа сопроводительные письма, так как выполняют функ­цию ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам. Их цель — фиксировать факт отправки. Пись­ма-подтверждения, письма-напоминания, письма-преду­преждения констатируют свершившийся факт и поэтому также не требуют ответа.

По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Нерегламентированное деловое письмо отражает какую-либо необычную производственную ситу­ацию либо свидетельствует об особом значении, которое придает письму составитель.

Документы разделяют по срокам исполнения на сроч­ные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают ориги­нал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземп­ляры) документа.

В последнее время выделяют еще один классификаци­онный признак — форма отправления официально-деловой корреспонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существуют электронная деловая корреспон­денция и факсовые отправления. Однако электронная по­чта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычными почтовыми отправлениями.