37. Етикет службового листування.

Лист - це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.потребують відповіді, й такі, що її не потребують.До листів, що потребують відповіді, належать:

листи-прохання;

листи-звернення;

• листи-пропозиції;

• листи-запити;

• листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

• листи-попередження;

• листи-нагадування;

листи-підтвердження;

• листи-відмови;

супровідні листи;

• гарантійні листи;

листи-повідомлення;

рекомендаційний лист.

Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися таких правил:

І. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний (ім 'я та по батькові)!

Шановний пане/пані... (ім'я, ім'я й прізвище)!

Глибокошановний (ім 'я та по батькові)!

Високошановний пане...! У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію: Високоповажаний міністре!

Вельмишановний (високоповажний) профессоре

До Президента держави слід звертатися так: Високоповажний Пане Президенте!

Пане Президенте! Необхідно запам'ятати й чітко дотримуватися форм звертання до служителів церкви: Високопреподобний Отче!

Ваше Блаженство!

Блаженніший і дорогий Митрополите!

II. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист - відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність. Висловлюємо свою найщирішу вдячність за...

Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо...

Насамперед (передусім) дозвольте подякувати Вам за... У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами: Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді...

Офіційно підтверджуємо свою згоду на...

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію: У відповідь на Ваш лист від (дата)...

Відповідаючи на Ваш запит від (дата)...

Згідно з нашою домовленістю надсилаємо Вам...

До інвесторів, керівників установ (організацій, підприємств), клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися з проханнями. Початковими фразами таких листів можуть бути такі: Будь ласка, повідомте нас про...

Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у...

Просимо Вас терміново оплатити рахунок...

ПІ. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки

слово «дякую» - найуживаніше слово кожного вихованого і порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини: Дозвольте ще раз подякувати Вам...

Висловлюємо ще раз вдячність...

Дякуємо за допомогу...

Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті: Будемо раді співпрацювати з Вами.

Запевняємо, що наша співпраця буде плідною.

Наприкінці листа можна висловити сподівання:Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Сподіваємося, що Ви правильно зрозумієте нас.

IV. Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах

уживаються такі форми: З повагою

З повагою і найкращими побажаннями

Зудячністю і повагою

З належною до Вас пошаною

Після прощальної формули ввічливості розділовий знак не ставиться, з нового рядка оформлюється реквізит «Підпис». Постскриптум (приписка) наприкінці листа можливий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку ви неодмінно маєте повідомити адресатові. Після постскриптуму знову потрібно поставити підпис.

V. Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов'язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх аспектах, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону. Листи слід друкувати на гарно виконаних бланках, які є «візитною карткою» вашої установи. Подібні деталі сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше ніж двічі.

VI. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, за сутністю, тоді вся запропонована інформація буде доречною. Дотримання правил етикету листування є свідченням вашої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами.