Класифікація офіційних документів
Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої інформації до предмета чи напряму діяльності. Відповідно до цього розрізняють види документів за ознаками класифікації і групами. Зокрема:
· за найменуванням: рапорт, заява, протокол, довідка, характеристика, супровідний лист, пояснювальна записка, запрошення, телеграма, звіт, акт тощо;
· за способом фіксації інформації розрізняють такі документи:
- письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної техніки;
- графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;
- фото- і кінодокументи – такі, що створені способами фотографування й кінематографії. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;
- фонодокументи – такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію;
· за спеціалізацією: загальні (з адміністративних питань) та спеціалізовані (з фінансових, комерційних питань, трудових правовідносин та інші);
· за призначенням: нормативно-правові, організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, документи колегіальних органів, документи з особового складу тощо;.
· за місцем укладання: внутрішні, що не виходять за межі установи, та зовнішні;
· за походженням: офіційні, що виконуються в установленому порядку, та офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб і створюються поза сферою їх службової діяльності;
· за напрямом: вхідні (ті, що підлягають реєстрації та ті, що не підлягають реєстрації) та вихідні;
· за джерелами виникнення: первинні та вторинні;
· за формою: індивідуальні, типові і трафаретні;
· за технікою відтворення: рукописні та відтворені механічним способом.
· за доступом до інформації: ті, що містять відкриту (загальнодоступну) інформацію, та документи з обмеженим доступом (для службового користування).
· за ступенем гласності: конфіденційні та секретні (таємні, цілком таємні, особливої важливості);
· за терміном виконання: звичайні, безстрокові, термінові і дуже термінові. Термін виконання документів встановлюється законом, відповідними правовими актами чи керівником;
· за складністю: прості (односкладні) та складні;
· за терміном зберігання: постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового зберігання (до 10 років).
· за юридичною силою: справжні (істинні), які можуть бути чинні та нечинні, втратили юридичну чинність і підроблені (фальшиві).
· за призначенням створення: оригінали (взірці, дублікати, відпустки, витяги) та копії.
Оригінал — документ, у якому відомості про автора, час та місце створення, що містяться в ньому або виявлені іншим шляхом, відповідають дійсності. Оригінал офіційного документа — це перший і єдиний його примірник. На оригіналі проставляється підпис відповідальної особи і в разі потреби — відбиток печатки.
Дублікат — повторний примірник офіційного документа, який має юридичну силу оригіналу. Видається дублікат у разі втрати оригіналу і має однакову з ним юридичну силу. В правому верхньому куті ставиться відмітка — «Дублікат».
Витяг (виписка) з організаційного документа відображає тільки частину певного документа (наприклад виписка з наказу, рішення колегії тощо). На відміну від копії витяг лише засвідчується.
Копія — точне відображення оригіналу. На копії повинен бути штамп підприємства, а в правому верхньому куті — відмітка «копія». Засвідчують копію проставленням нижче реквізиту «підпис» засвідчуваного надпису «Згідно з оригіналом» із зазначенням назви посади відповідального працівника, який засвідчив копію, його, підпису і дати. Аналогічно засвідчуються й ксерокопії.
· за призначенням: щодо особового складу, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційно-розпорядчі;
· за назвами: заява, лист, телеграма, інструкція, протокол, наказ, акт, довідка тощо;
· за формою: стандартні (типові) і нестандартні (індивідуальні). Стандартні документи мають однакову форму, їх заповнюють в певній послідовності і за обов'язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Нестандартні документи створюють на основі типових. їх складають в кожному конкретному випадку, для окремих ситуацій, друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);
· за структурою: прості і складні. Прості документи відображають одне питання (наказ, договір, акт, пояснювальна записка), складні – декілька (протоколи).
· за походженням: службові (офіційні) і особисті. Службові документи створюють організації, підприємства та службові особи, які їх представляють. їх оформляють в установленому порядку. Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності;
· за матеріальною основою документа (носієм інформації): паперові (на папері), дискові (на диску, дискеті), плівкові (на фотоплівці, магнітній стрічці);
· за способом документування: рукописні, механічні, магнітні, фотографічні, оптичні, лазерні, електронні;
· за місцем виникнення: внутрішні і зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише в тій організації, установі чи підприємстві, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;
· за напрямком руху в процесі документообігу: вхідні і вихідні.
· за терміном виконання: звичайні (безстрокові), термінові, дуже термінові. Звичайні (безстрокові) документи виконуються за загальною чергою. Для термінових встановлено термін виконання, а також ті, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначку "дуже терміново".
· за ступенем конфіденційності: для загального користування, для службового користування, таємні, цілком таємні.
· за часом створення: оригінали і копії. Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. На оригіналі стоїть підпис керівника установи, в разі потреби його засвідчують штампом або печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу. На ній обов'язково роблять помітку вгорі праворуч "Копія". Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат. Відпуск – це повна копія відправленого з установи документа, яку залишають у відправника. Витяг відтворює не весь документ, а лише його частину. Дублікат – це другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу. В юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні.
· за спеціалізацією: загальні (з адміністративних питань) та спеціалізовані (з фінансових, комерційних питань, трудових правовідносин та інші);
· за призначенням: нормативно-правові, організаційно-правові, організаційні, до-відково-інформаційні, документи колегіальних органів, документи з особового складу;
· за джерелами виникнення: первинні та вторинні;
· за формою: індивідуальні, типові, трафаретні;
· за технікою відтворення: рукописні та відтворені механічним способом;
· за терміном виконання: звичайні, безстрокові, термінові, дуже термінові. Термін виконання документів встановлюється законом або відповідними правовими актами.
Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки. Більшість документів має задовольняти такі вимоги, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом.
При вивченні курсу «Офіційні документи у діяльності службовця» розгля-даються п’ять груп основних видів офіційних документів. Зокрема:
1. Акти органів публічної влади:
- постанова (РМ АРК);
- рішення (ради, виконавчого комітету);
- розпорядження (голови органу виконавчої влади).
2. Розпорядчі документи підрозділів та посадових осіб:
- наказ;
- розпорядження;
- вказівка (припис);
- доручення;
- резолюція.
3. Організаційно-правові документи:
- статут (підприємства, організації, територіальної громади);
- положення (про орган, підрозділ, функцію організації);
- регламент (діяльності органу, заходу);
- правила;
- порядок;
- інструкція;
- посадова інструкція.
4. Організаційні документи:
- організаційна структура органу, підприємства, установи, організації;
- штатний розпис;
- програма дій;
- програма заходу;
- план заходів;
- план розміщення (евакуації);
- графік (подій, виконання робіт).
Активні (спонукаючі) Пасивні (фіксуючі)
- службовий лист; - службова записка; - телеграма; - телефонограма; - факсограма; - електронне послання; - оголошення; - доповідна записка; - протокол; - витяг з протоколу; - акт; - довідка; - звіт; - пояснювальна записка.
5. Довідково-інформаційні документи:Документація щодо особового складу: заява, характеристика, автобіографія, особовий листок з обліку кадрів, резюме.
Yandex.RTB R-A-252273-3
- 1. Поняття національної та літературної мови
- 2.Спілкування і комунікація.
- Мова професійного спілкування як функціональний різновид української літературної мови.
- Основні вимоги до виконання та оформлювання курсової, бакалаврської робіт. Рецензія, відгук як критичне осмислення наукової праці
- Мовне законодавство та мовна політика в Україні
- Мозковий штурм» як евристична форма, що активізує креативний потенціал співрозмовників під час колективного обговорення проблеми
- Заява. Види заяв.
- Мовний, мовленнєвий і спілкувальний етикет
- Основні закони спілкування
- Класифікація офіційних документів
- Характеристика
- Автобіографія
- Особовий листок з обліку кадрів
- Форми і види перекладу. Буквальний, адекватний, реферативний, анотаційний переклади
- Стандартні етикетні ситуації.
- Невербальні компоненти спілкування
- 1. Кінетичні засоби(найважливіші у спілкуванні)
- Дискусія
- Формуля́р
- План, тези, конспект як важливий засіб організації розумової праці.
- Невербальні засоби спілкування.
- Гендерні аспекти спілкування.
- Збори, нарада як форми прийняття колективного рішення
- Термінологія обраного фаху
- Кодифікація і стандартизація термінів
- Стилі сучасної української літературної мови у професійному спілкуванні
- Види публічного мовлення
- Функції та види співбесід. Співбесіда з роботодавцем
- Стаття як самостійний науковий твір