Терміни, що є похідними від поняття «документ»

Документний ресурс має ряд функцій, серед яких можна назвати такі: ідентифікаційну, або довідкову, посвідчуючу (наприклад, паспорт як модель особи дає змогу її ідентифікува­ти); легітимізаційну (наприклад, ліцензія на право займатися певним видом діяльності), пошукову (знаючи номер або дату наказу, його легше знайти); обліково-звітну (свою діяльність будь-яка юридична чи фізична особа облікує документально); статистичну (підсумкові відомості збирають за даними звітних документів); інспекційну (стан фінансових справ, кад­рову ситуацію вивчають за відповідним документами); дослідницьку (наукові факти отримують з документально зафіксованих експериментальних даних).

Документні ресурси будуються за певними принципами, тобто ґрунтуються на основних вихідних положеннях, яких дотримуються при здійсненні будь-якої діяльності, у тому числі й при формуванні та обробці документних ресурсів. До таких принципів варто віднести: доцільність, диференційо- ваність-інтегрованість, систематизованість, сумісність, розум­ну дубльованість, вибірковість, захищеність.

Доцільність є вихідним принципом, оскільки формування документного ресурсу не є самоціллю, а повинно узгоджува­тися з тією метою, заради якої цей ресурс створюється. На доцільності ґрунтуються всі інші принципи.

Принцип диференційованості-інтегрованості полягає у тому, що документний ресурс повинен бути максимально наближений до тієї системи, яку він обслуговує. Тому він поділяється на автономні ресурси. Але завдяки, наприклад, електронним комунікаціям усі документні ресурси виявля­ються пов'язаними у єдину систему, що забезпечує принципо­ву можливість отримання всієї інформації з будь-якого пунк­ту. Тому диференційованість не стільки поділяє документні ресурси, скільки пов'язує (інтегрує) їх у єдине ціле.

Систематизованість передбачає, що кожен документний ресурс упорядковується за власними ознаками, які полегшу­ють розміщення та пошук документів. Вибір ознак залежить від мети підсистеми. Наприклад, у бібліотеках книжкові фон­ди розставляють за форматом видань, або за певними класифі­каційними системами, а в лікувальних установах історії хво­роб розташовують за нумераційною ознакою.

Сумісність забезпечується тим, що документи, які втрати­ли свою актуальність в одному ресурсі, можуть бути передані до іншого, якщо вони для нього становлять інтерес. Так, на­приклад, закінчені особові справи співробітників, які вибувають із системи, передають до архіву. Номенклатура й послідовність розташування документів в особовій справі обумовлюються заздалегідь, отже, архів просто відображає у своєму докумен- тографічному ресурсі відомості про справи, що надійшли до нього, і ставить цю особову справу на місце зберігання без пов­торної обробки.

Розумна дубльованість продиктована потребою мати певні документи у декількох документних ресурсах. Наприклад, на­каз про грошове заохочення співробітника повинен знаходи­тись: у канцелярії (там збираються всі накази); у відділі кадрів (для фіксації заохочення в особовій справі); у бухгалтерії (для здійснення грошової виплати); у керівника структурного підрозділу; у заохочуваної особи. Однак фізичне дублювання документів є характерним лише для традиційного, мануального, діловодства, а при використанні електронної техніки забезпе­чується принцип однократного вводу і багатократного вико­ристання документальної інформації.

Принцип вибірковості передбачає, що документний ресурс може бути наданий лише тим, хто має на це право. Наприклад, користуватися документним фондом певної бібліотеки можна лише за наявності читацького квитка цієї бібліотеки. У доку- ментознавстві розроблені різні засоби попередження не­санкціонованого доступу до документів, а вибірковість забез­печується захищеністю документних ресурсів. Однак якщо обмеженість у використанні документів відсутня, їх відносять до категорії загальнодоступних.