Русский язык и культура речи

3.2. Официально-деловая письменная речь.

Как уже говорилось, принято различать деловой стиль (только письменная форма) и деловое общение (письменная и устная формы). В деловом стиле различают законодательную, дипломатическую, канцелярскую и обиходно-деловую (заявления, доверенности) разновидности.

Служебные документы^{^}должны обладать следующими обязательными качествами:

достоверностью и объективностью;
точностью, исключающей двоякое понимание текста;
максимальной краткостью, лаконизмом формулировок;
безупречностью в юридическом отношении;
стандартностью языка при изложении типовых ситуаций делового общения;
нейтральным тоном изложения;
соответствием нормам официального этикета, что проявляется в выборе устойчивых форм обращения, в построении фразы и всего текста.

Язык служебных документов:

включает готовые языковые формулы, клише (напр.: согласно (чему?), в подтверждение (чего?), в соответствии (с чем?), в связи с началом …, в порядке оказания помощи … и др.).
может включать

распространенные предложения с последовательным подчинением однотипных форм (особенно Род. п.), напр.: об увеличении уставного капиталаобщества.
предложения с однородными членами
слова – «показатели» письменной деловой речи, напр.: истец, подлежит изъятию, местожительство, текущий период, нынешний, уведомление, безотлагательно и др.

не допускает использование просторечных, диалектных и эмоционально-оценочных слов (напр.: допотопный, зазноба, стульчик и т.п.).

Частные деловые бумаги: автобиография, заявление, доверенность, расписка, счет, характеристика, резюме.

Служебное письмо:

инициативное: письмо-запрос, предложение, приглашение, рекламация, напоминание, рекомендация, гарантийное, благодарственное, сопроводительное письмо;
ответное: ответ на запрос, письмо-извещение, подтверждение, отказ.

Тематические и функциональные типы деловых бумаг^{^}

Цель

Тип документа

Языковые модели

Информирование

служебная записка, сопроводительное письмо,

письмо-сообщение

и т.д.

довожу до Вашего сведения …;

высылаем запрошенные Вами …;

извещаем Вас о том, что …;

информируем Вас о том, что …;

сообщаем, что …;

уведомляем, что …;

Побуждение

приказ, распоряжение, указание

и т.д.

назначить расследование по факту …;

ввести в эксплуатацию …;

изыскать дополнительные возможности для …;

обязываю всех начальников отделов предприятия …;

Придание юридического статуса чему-либо

договор

(наименование сторон) заключили настоящий до-говор о нижеследующем ...;

настоящий договор состав-лен в том, что …;

организация в лице адми-нистрации обязуется …;

доверенность

я, нижеподписавшийся, … доверяю …;

… настоящей дове-ренностью уполномочи-ваю …;

справка

дана … в том, что действительно работает …;

Цель

Тип документа

Языковые модели

Инициирование, поддержание отношений

гарантийное письмо

гарантируем, что …;

фирма гарантирует …;

письмо-просьба

просим Вас …; убедительно прошу Вас решить вопрос …;

нам хотелось бы привлечь Вас …;

сообщите нам, пожа-луйста …;

Выражение предупреждения, требования, отказа

письмо-приглашение и т.д.

примите наше приглаше-ние …;

позвольте пригласить Вас …;

мы будем весьма признательны за участие в …;

письмо-напоминание

напоминаем, что …; вторично ставим Вас в известность …;

письмо-требование (рекламация)

мы предъявляем претензию к (качеству товара) …;

мы официально заявляем Вам рекламацию на …;

письмо-ответ (отказ от предложения) и т.д.

Ваше предложение отклонено по следующим причинам …;

к сожалению, мы не можем положительно откликнуться на Ваше предложение о …;

Языковые формулы официальных бумаг.

Языковые формулы, выражающие мотивы создания документа:.

В подтверждение нашей договоренности …
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем) …
В соответствии с письмом заказчика …
В порядке оказания помощи прошу Вас …
В ответ на Ваш запрос сообщаем …
Ссылаясь на Ваш запрос от …
Согласно постановлению правительства …
На основании нашего телефонного разговора …

Языковые формулы, выражающие причины создания документа.

Ввиду задержки получения груза …
По причине задержки оплаты …
В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями …
В связи с нарушением срока поставки …
Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на …
Учитывая увеличение спроса на продукцию …
Ввиду особых обстоятельств …
В связи с завершением работ по …
В связи с проведением совместных работ…

Языковые формулы, выражающие цель создания документа.

В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес …
В целях увеличения товарооборота …
В целях упорядочения работы структурных подразделений института …
В целях расширения спектра образовательной деятельности университета …
Во исполнение постановления Ученого совета университета …
Во избежание конфликтных ситуаций …
Для согласования спорных вопросов…

Языковые формулы, выражающие просьбы, требования, распоряжения.

Прошу рассмотреть возможность …
Прошу изыскать для нужд организации …
Обращаемся к Вам с просьбой …
Прошу Вас направить в мой адрес …
Убедительно прошу решить вопрос о …
Настаиваем на соблюдении всех условий настоящего договора …
Приказываю создать комиссию в составе …

Языковые формулы, выражающие напоминание, предупреждение.

Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает …
Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны …
Организация уведомляет Вас о том, что …
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что …
Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о …
Взятые организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу с …

Языковые формулы, выражающие предложение.

По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы …
В ответ на Ваш запрос на … мы предлагаем Вам …
Наша компания рассматривает возможность сотрудничества с Вами и продвижения продукции Вашей фирмы на рынок …региона
Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес …
Просим Вас принять заказ на 20-футовый контейнер из … на условиях …
Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем поставить Вам …

Языковые формулы, выражающие отказ от предложения.

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку …
Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как …
Организация не имеет возможности выполнить данную задачу из-за отсутствия ….
Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам …
Несмотря на предпринятые нами усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с …

Языковые формулы, выражающие распоряжение, приказ.

Назначить на должность начальника отдела легкой промышленности …
Обязать руководителей всех подразделений института …
Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на …
Назначить расследование по факту …
Изыскать дополнительные возможности для…
Утвердить Временное положение об Институте современных технологий управления …
Обеспечить доставку комплектующих не позднее…

Языковые формулы, выражающие обещание, гарантии.

Гарантируем, что …
Безопасность гарантируется …
Конфиденциальность информации обеспечена …
Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки …
Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии) …

Помимо языковых моделей и синтаксических конструкций, отражающих те или иные ситуации делового общения, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем: наименее сложный …; наиболее важный …; наилучший результат …; оказать помощь …; произвести проверку …; руководство считает возможным …; организация не возражает …; обеспечить выполнение …; создать необходимые условия …; оптимальное решение …; вероятные сроки …; подтвердить получение …; сообщить данные …; подготовить к отправке …; в дополнение к вышеуказанному …; в сложившихся обстоятельствах … и т.д.

Содержание