2.1. Характеристика поняття «бібліографічний опис документів» та його призначення

Як учені, так і спеціалісти усіх галузей соціальної діяль­ності людини говорять про великі труднощі, що виникають під час пошуку потрібних документів. Адже тільки, наприклад, дру­кованих видань від початку друкування (середина ХVІ ст.) у світі видано більше 120 млн назв, у тому числі близько 40 млн назв книг, 15 млн патентних документів. Згідно зі світовою статис­тикою друку щороку видається близько 900 тис. назв книг, од­них щоденних газет виходить 9 400 назв. А до цього треба ще додати 100 тис. назв періодичних видань, у яких щорічно публікується 40 млн статей. Тому необхідні засоби іден­тифікації цих та інших документів. Адже кожен документ містить не одну, а кілька бібліографічних відомостей, за якими він може запам'ятовуватися, чи за якими його можуть запиту­вати. Документи не можна було б швидко знайти та отримати, якби для кожного з їх видів не були встановлені ознаки, за якими вони організуються у певному порядку.

Опис — у філософському розумінні — є одним із етапів на­укового дослідження поряд із такими загальнонауковими по­няттями, як «аналіз» і «синтез», про які ми говорили вище. Описати предмет — це означає перелічити ряд ознак, які більш-менш повно його розкривають. Описувати предмет мож­на у певній послідовності, дотримуючись її логічності.

З погляду сучасного документознавства описати документ — це означає подати у встановленій послідовності основні озна­ки, що характеризують даний документ, які дають змогу відрізнити його від усіх інших і отримати уявлення про його зміст, жанр, читацьке або інформаційне призначення, обсяг, наявність ілюстративного матеріалу тощо.

У міждержавному стандарті ГОСТ 7.76-96 «Комплектуван­ня фонду документів. Бібліографування. Каталогізація» по­дано таке визначення терміна «бібліографічний опис»: «Бібліографічний опис — сукупність бібліографічних відомос­тей про документ, яка наведена за певними правилами, що встановлюють порядок розташування зон та елементів, призначених для ідентифікації та загальної характеристи­ки документа» [11, с. 2]. Бібліографічний опис є основною або елементарною характеристикою документа, оскільки він містить відомості, необхідні для його характеристики. По суті, він є бібліографічна модель документа, яка оформлена як сис­тема взаємопов'язаних елементів із попередньо визначеною пунктуацією.

Бібліографічний опис визначають як засіб або форму бібліо­графічної характеристики документа. Адже, крім бібліографіч­ного опису, існують також інші способи бібліографічної харак­теристики документа. До них належать предметна рубрика, ключове слово, класифікаційний індекс, анотація, реферат, бібліографічний огляд тощо. Останні способи бібліографічної характеристики документа можуть застосовуватися лише за умовою, що поряд із ними буде обов'язково наявним бібліо­графічний опис.

З терміном «бібліографічний опис» пов'язаний термін «біб­ліографічний запис». Бібліографічний запис — це бібліогра­фічне повідомлення, що зафіксоване у документальній формі. Бібліографічний запис — це також елемент бібліографічної інформації, який фіксує відомості про документ, що дозволяє ідентифікувати, розкрити його склад та зміст із метою бібліо­графічного пошуку. Бібліографічний запис, крім бібліографіч­ного опису, може включати у разі потреби терміни індексуван­ня — класифікаційні індекси та предметні рубрики, анотацію (реферат), шифри збереження документа (умовні позначення місця збереження документа у вигляді сполучення буквених та (або) цифрових знаків), дату завершення обробки докумен­та, а також інші відомості службового характеру. Це дає змогу глибше розкривати зміст документа, його цільове та читацьке призначення.

Терміни «бібліографічний опис» та «бібліографічний запис» не слід ототожнювати. Останній термін є ширшим, оскільки бібліографічний запис включає у себе бібліографічний опис, але крім цього, також містить іншу інформацію щодо змісту документа. Звідси, бібліографічний опис є основною частиною бібліографічного запису.

Бібліографічний запис є бібліографічним повідомленням, яке у документованій формі фіксує результати різних видів аналітико-синтетичної переробки документної інформації. Бібліографічний запис — це багатофункціональна, багатоеле­ментна, багатоманітна одиниця, що містить бібліографічний опис і є системоутворюючим елементом для документальних інформаційно-пошукових систем, а також каталогів, картотек бібліографічних та інформаційних видань.

Роль бібліографічного опису документів у різних галузях діяльності людини є надзвичайно велика. Важко перелічити всі галузі у яких знаходить застосування бібліографічний опис. Крім документознавчої, інформаційної, бібліотечної, архівної, навчальної та навчальної діяльності, він відіграє велику роль у книговидавничій та книготорговельній практиці.

У зв'язку з безперервним зростанням обсягу документів, друкованої продукції зростає значення бібліографічної інфор­мації, без якої у наші дні неможливо орієнтуватись у потоці до­кументів. Якість такої інформації багато в чому залежить від бібліографічного опису. Фактично вся інформація про доку­менти, їх облік та реєстрація здійснюються за допомогою бібліографічного опису. Без нього не можна скласти рецензію, реферат, огляд документів. Зрештою, бібліографічний опис — необхідна передумова здійснення міжнародного обміну доку- ментною інформацією.