1.4. Види документних ресурсів

Документний ресурс — це єдність потоку й масиву доку­ментів, що відображають процеси й результати всіх сфер ціле­спрямованої діяльності людини. Він виступає інформаційним по суті, але документним за фізичним утіленням.

Існують різні способи структурування документних ре­сурсів — залежно від головної основи, або ознаки ділення, що є визначальною.

Так, за ступенем організованості документний ресурс може бути впорядкованим жорстко чи слабко. У першому випадку ми маємо високоорганізовані документні ресурси, які мають статус документного фонду (бібліотеки, архіви, музеї, служби науково-технічної інформації), а у другому — ресурси залиша­ються на стадії документного масиву (канцелярські служби, бухгалтерії, відділи кадрів).

За місцем створення й функціонування розрізняють такі документні ресурси: генеративні, транзитні та термінальні.

Генеративні документні ресурси — виникають на стадії створення документів. Адже будь-який документ колись і кимось створювався. Це, власне, весь існуючий масив доку­ментів, які функціонують у суспільстві та беруть участь у соціальних комунікаціях. Ці ресурси створюють установи, автори, організації, книговидавці та засоби масової інфор­мації.

Транзитні документні ресурси — це ресурси, що пересила­ють, транспортують, ретранслюють з одного пункту до іншого, насамперед, із пунктів їх виникнення до пунктів доставки; це ресурси, що рухаються, тому вони утворюють документний потік. Каналами передачі таких ресурсів є пошта, кур'єрська доставка, книжкова торгівля.

Термінальні документні ресурси — це закінчені ресурси, що збираються у пунктах обробки, переробки, збереження. Во­ни складають документний масив, документний фонд. Їх до­цільно поділити на кілька груп.

Перша — це бібліотеки, архіви, музеї, служби науково- технічної інформації. Вони обслуговують юридичних і фізич­них осіб, чия діяльність проходить поза межами цих установ і не пов'язана з формуванням та збереженням цих ресурсів.

Друга група розглядає документний масив як основний об'єкт своєї виробничої діяльності, однак їх ресурси виступа­ють лише засобом використання, а не засобом виробництва інформації. Наприклад, основними документами для шкіл є підручники, але їх використовують з метою навчання.

Третю групу становлять документні ресурси, які в обов'яз­ковому порядку існують у будь-якій соціальній установі; вони супроводжують, забезпечують і обслуговують її основну діяль­ність та управління.