Поздравление, благодарность

Значение слов «поздравляю», «благодарю» закреплено устойчивой формой употребления глагола и определяется как одновременный акт и речи, и действия. При этом можно, например, пожать собеседнику руку, что будет уже дополнительным оттенком действия.

В деловом общении употребляется как нейтральная форма речевых единиц, так и стилистически повышенная (особенно в письменной речи). Выбирается тот вариант, который наиболее приятен, предпочтителен для собеседника:

- Разрешите мне поздравить (передать поздравления от имени...);

- Позвольте мне поблагодарить (выразить благодарность);

- Примите нашу благодарность (наши поздравления);

- Не могу не поблагодарить за ...

То же можно сказать и об ответных формулах благодарности:

- Я признателен (признательна) за внимание... (за поздравление; ... за то, что...)

- Примите мою благодарность (за что?) ...

Вариант усиления экспрессивности речевых единиц:

- Я Вам очень, (глубоко, чрезвычайно) признателен (благодарен).

- У меня не хватает слов, чтобы отблагодарить Вас...

Выражение благодарности, усиленное комплиментом:

- Спасибо. Вы очень внимательны.

- Благодарю Вас. Вы так любезны.

Однако в ситуациях повседневного делового общения поздравления стилистически нейтральны:

- Вас можно поздравить с завершением работы?

- Примите поздравления: наш проект принят.

Этикет делового общения предполагает благодарность (сдержанно-корректную, а не эмоциональную) в ответ на положительную оценку вашей деятельности:

- Благодарю. Мне очень приятно (я рада) слышать такой отзыв о своей работе; слышать такие слова (о чем?)

Наиболее же распространённая форма благодарности — обычное и самое традиционное для русского этикета «спасибо», используемое в самых различных ситуациях:

- Спасибо за помощь (за совет, за предостережение).

- Спасибо за внимание.

Употребление последней формулы соотносится прежде всего с ситуацией официального предоставления участнику общения слова или права задать вопрос докладчику или лицу, проводящему пресс-конференцию.

Закончив выступление, говоривший благодарит за внимание аудиторию:

- Спасибо (благодарю) за внимание.

Задавая вопрос, говорящий заранее благодарит за ответ, поскольку слово ему предоставляется только один раз (поблагодарить отвечавшего после ответа он не сможет):

- Как вы думаете... (формулировка вопроса)? Спасибо.

Комплимент

Комплимент — элемент речевого этикета, в котором содержится некоторое преувеличение положительных качеств человека. Механизм комплимента включает в себя следующее: произнесение приятных слов, преувеличивающих качества собеседника, вызывание у него чувства удовлетворения, образование положительных эмоций, создание расположения к себе или к обсуждаемому вопросу, что настраивает собеседника на дальнейшее сотрудничество.

При выслушивании комплимента срабатывает также психологический феномен внушения, вследствие чего человек старается «дорасти» до качеств, подчёркнутых в комплименте.

Принято делать комплименты женщинам, ибо им это нравится. На самом деле выслушивать комплименты (но не лесть!) любят все, просто реакция мужчин бывает не так заметна. Слабость к комплиментам объясняется тем, что комплимент удовлетворяет важ­нейшую психологическую потребность человека — по­требность в положительных эмоциях. Собеседник, удовлетворяющий эту потребность, становится желан­ным собеседником.

Многие люди испытывают положительные эмоции, выслушивая лесть в свой адрес. Однако в деловом общении предпочтительнее именно комплименты, имеющие следующие существенные отличия от лести:

- лесть, как правило, прямолинейна, однозначна, проста и понятна, комплимент же предполагает разночтение, в ходе которого человек сам домысливает суть высказанного;

- лесть подразумевает чрезмерное преувеличение положительных качеств личности, чаще всего приписывание достоинств, которых нет, комплимент же лишь опосредованно указывает на наличие у человека ряда положительных качеств;

- комплимент способен вызвать у собеседника приятные чувства; лесть по своей природе может вызвать отторжение и спровоцировать обратную реакцию:

лесть грубее и имеет больше шансов быть отвергнутой из-за неправдоподобности.

Комплиментарное воздействие в деловом общении требует определённого искусства. Существуют особые требования к комплименту. Основными из них являются следующие:

- сосредоточить внимание не на внешних достоинствах со­беседника, а на его внутренних, душевных качествах;

- выделить не очевидные, а скрытые достоинства собеседника (чем больше скрытых достоинств удаётся подчеркнуть в партнёре, тем более искренними покажутся ему слова собеседника);

- быть искренним при высказывании комплимента (или хотя бы убедительно производить впечатление искрен­ности);

- строить комплимент на фактической основе, при этом ис­пользовать в нём факты, известные обоим партнёрам;

- быть кратким при высказывании комплимента (комплимен­тарное высказывание должно содержать одну-две мысли, не более, простая конструкция заведомо будет понята);

- не включать в комплимент поучений (комплимент дол­жен констатировать наличие характеристики, а не содер­жать рекомендации по её улучшению);

- в комплименте не должно быть двусмысленных оборотов, двусмысленность может вызвать совсем не те чувства и ас­социации, на которые рассчитывает автор комплимента;

- следует лишь немного преувеличивать отражаемое в ком­плименте положительное качество (большое преувеличе­ние может быть воспринято как издевательство);

- не следует делать комплимент относительно тех качеств, от которых человек хотел бы избавиться;

- следует использовать такой эффективный приём, как комплимент на фоне антикомплимента самому себе (усиленное воздействие этого комплимента связано с тем, что он вызывает удовлетворение сразу двух потребностей собеседника: потребности в усовершенствовании какой-то своей черты характера и потребности в удовлетворе­нии своей установки на критику партнёра по деловому разговору); такой контрастный метод побуждает собеседника к ответной любезности, а обмен любезностями — хорошее начало любого разговора (во всяком случае, лучше, чем обмен колкостями и нападками);

- быть максимально конкретным при высказывании комплиментов, конкретные и персонифицированные комплименты кажутся людям более искренними и откровен­ными; для этой цели, в частности, следует использовать слова «потому что...» с последующим описанием очевид­ных наблюдений:

примеры конкретизации достоинств в комплиментах

Делая комплименты, следует учитывать половозрастные особенности собеседника.

Так, для молодых людей небезразлично, насколько они раскрепощены, имеют ли собственное мнение, в престижном ли учебном заведении учат­ся или учились, независимы ли от родителей, насколько привлекательны, име­ют ли жизненный опыт.

Для взрослых людей значимы социальный статус, успешность деятельности, наличие результатов профессионального труда, здоровье, имидж и многое другое, что может и должно стать предметом искреннего восхищения.

В пожилом возрасте ценностные ориентации во многом объективно меняются, например, для бабушки или дедушки быва­ют очень важны: успехи их детей, признание окружающими накопленного опыта, желание передать этот опыт своим последователям и др.

Для муж­чины особо значимы его умственные способности, финансовое положение, успешность карьеры, социальный статус, целеустремленность, решитель­ность и ряд других качеств, которые в идеале должны составлять имидж преуспевающего мужчины.

Для женщины значимы внешний вид, красота лица и фигуры, женственность, образование, финансовое положение (соб­ственное или мужа), карьера (для бизнес-леди), внутреннее обаяние и еще очень многое, на что следует умело обращать внимание, когда объектом комплиментов является женщина).

Следует обратить внимание на то, что желаемый эффект до­стигается не только при использовании явных, но и скрытых комплиментов (под скрытыми комплиментами понимаются такие, которые, неявно влияя на собеседника, создают атмосферу доверия во взаимоотношениях).

К числу скрытых комплиментов можно, в частности, отнести:

- проявление искреннего интереса к собеседнику (чтобы интерес был действительно искренним, важно постараться найти в человеке то, что на самом деле по-человечески интересно: что-то из его биографии, работы, событий, свидетелем которых он был, хобби и др.);

- частое упоминание имени собеседника (запомнивший имя собеседника демонстрирует по отношению к нему нечто большее, чем просто уважительное отношение).

Овладение искусством комплимента требует тренировки. Не имея опыта, делая комплименты «по пустякам», вряд ли можно добиться успеха. Вот почему чтобы комплимент был удачным в нужной ситуации, необходимо его совершенствовать в повседневно-бытовых взаимоотношениях.

Как часто надо говорить комплименты? Как можно чаще. Любому, кто хоть в какой-то степени достоин доброго слова. Именно практикой достигается лёгкость и непринуждённость комплимента, что делает его естественным и неотразимым.

Люди обычно принимают комплименты благосклонно, ибо всякому приятно уже то, что ему говорят что-то хорошее, и легко прощают возможные промахи, особенно если не будет посторонних свидетелей. Поэтому учиться делать комплименты лучше один на один. Однако если комплимент хорош, то большее впечатление он производит, когда делается при свидетелях.

Поскольку мужчины не особенно избалованы комплиментами, то они и менее требовательны к их качеству. Вот почему тренироваться в этом искусстве лучше на мужчинах.

Очень полезно для начала поставить себе задачу: ни дня без комплимента! Ибо комплимент начинается с желания его сказать. Найдите, что лично вам нравится в собеседнике, что вы хотели бы позаимствовать у него. И скажите об этом. Например, вы видите, что хозяин кабинета разбирает кучу бумаг на столе. Почему бы вам не посочувствовать ему:

- Ну и много же у Вас дел! Столько сил отнимают! А Вы при этом ещё и выглядите отлично.

Готовясь к деловому разговору, целесообразно заранее подготовить небольшой набор комплиментов для разных случаев, ситуаций, людей.

Присматривайтесь к тому, как люди работают, и не упускайте случая выразить им своё одобрение. Скажите им негромко:

- Ловко это у вас получается!

Даже если вы стеснительны, преодолейте себя и всё-таки скажите.

Простота (если не примитивность) описанных сюжетов тем не менее не говорит о неэффективности комплимента. Мы отвыкли говорить друг другу приятное, и каждый внутренне готов услышать грубость. Хороший комплимент по душе человеку, лицо его озаряется улыбкой. Хорошее настроение и улыбка имеют приятное обыкновение передаваться собеседнику. Вы тоже непроизвольно улыбнётесь, ваше настроение тоже улучшится. Так что польза здесь всем.

Успехов вам на этом поприще!

Просьба, совет

Речевые единицы этих тематических групп обозначают побуждение к действию и требуют ответных реплик (прежде всего—согласие / несогласие).

Следует сразу оговорить разграничение: приказ и просьба. Приказ — это официальное распоряжение того, кто облечён властью. Речевое оформление приказа принято только в сфере делового общения, но и здесь следует сделать оговорку: в полной мере это относится к письменным деловым распоряжениям. В устной речи, в повседневном деловом общении и языковые средства и интонации приказа следует исключить: негативный характер воздействия такого обращения к подчинённым очевиден. Официальное распоряжение с достаточным основанием можно назвать просьбой, вы­полнение которой обязательно. Это соответственно отражается в речевых формах:

- Прошу вас написать ответ на это письмо.

- Подготовьте, пожалуйста, отчёт... и т.п.

Общепринятое понятие «просьба» — это обращение к кому-либо, призывающее удовлетворить какие-нибудь нужды, желания и побуждающее к действию.

Основной формой выражения просьбы (как и совета) является повелительное наклонение глагола (напишите об этом; поставьте вопрос и пр.). Слова вежливости (пожалуйста, будьте добры) используются в деловой речи значительно реже, чем в обиходно-разговорной («Будьте добры, переделайте это» — в устах вышестоящего может звучать иронически). В обращении к коллеге, равному по возрасту, по служебному положению использование таких конструкций естественно:

- Будьте любезны, передайте мне...

- Пожалуйста, позвоните ...

- Будьте добры, пригласите к телефону...

Достаточно устойчивая форма официальной просьбы — сочетание глагола «прошу» с инфинитивом — используется прежде всего в ситуациях коллективного общения:

- Прошу желающих выступить.

- Прошу предоставить мне слово.

- Просим соблюдать тишину.

В этих случаях возможно употребление и существительного «просьба» + инфинитив:

- Просьба соблюдать регламент.

- Просьба не затягивать представление отчётов.

Оттенок некатегоричности, желательности придаёт просьбе использование глаголов в сослагательном наклонении:

- Мне бы хотелось, чтобы Вы написали о ...

- Было бы хорошо, если бы Вы сделали...

Подобное выражение просьбы как бы означает, что говорящий предполагает возможные возражения и готов их выслушать (такие ситуации тоже нередки, и хороший руководитель должен это учитывать).

Некатегоричность просьбы подчёркивается формулами:

- Приходите завтра, если это удобно для Вас (если это Вас устраивает).

- Если Вы не возражаете, я попрошу Вас ...

- Разрешите попросить Вас ...

Этикетные формы некатегоричной просьбы и совета сравнительно близки по значению и речевым средствам. Различие состоит в том, что при просьбе результат речевого действия направлен в пользу говорящего, просящего:

- Прошу Вас сделать... (Я в этом заинтересован);

а при совете результат направлен в пользу собеседника:

- Советую Вам... попробуйте сделать так (это в Ва­ших интересах).

Обращаться к собеседнику с советом стоит в том случае, когда он ожидает совета, нуждается в нём. Однако нередко люди спрашивают совета только для того, чтобы утвердиться в уже принятом решении. Поэтому, прежде чем советовать, необходимо получше разобраться в ситуации. Совет должен звучать тактично, ненавязчиво и убедительно, важна аргументация: почему следует поступить так, а не иначе.

Не меньшего такта требует и ответ: выражение согласия (несогласия — тем более), благодарности за совет.

Здесь в речевых конструкциях преобладают глаголы в форме условного наклонения, передающие побуждение в мягкой, подчёркнуто некатегоричной форме:

- Хотелось бы Вам посоветовать...

- Позволю себе посоветовать Вам ...

- Почему бы Вам не поехать ...

Особенно рекомендуется использовать такие формулы речевого этикета, которые привносят в совет (или просьбу — здесь граница между ними по существу стёрта) оттенок обсуждения с собеседником:

- Как Вы относитесь к тому, чтобы...

- Как Вы смотрите на то, чтобы...

- Не будете ли Вы против того, чтобы ...

Вежливость просьбы или совета обеспечивается и вопросительными конструкциями:

- Не хотите ли Вы принять участие (в чём?) ...?

- Не могли бы Вы ответить на этот вопрос?

Согласие, отказ

Согласие, разрешение формулируется следующим образом:

- Сейчас (незамедлительно) будет сделано (выполнено).

- Пожалуйста (разрешаю, не возражаю).

- Согласен отпустить вас.

- Согласен, поступайте (делайте) так, как вы считаете нужным.

Если на просьбу предстоит ответить отказом, то он должен прозвучать приветливо и спокойно. Для этого необходимо выдержать небольшую паузу перед ответом. Отказ будет не мгновенной реакцией, в которую невольно вкладывается раздражение и неприязнь, а взвешенным решением. Ведь людей чаще всего обижает не столько отказ, (он огорчителен, но оставляет надежду), сколько сопутствующая ему несправедливая незаслуженная враждебность (тут-то никакой надежды не остаётся). Большинство собеседников поймёт, что у вас есть причины для отказа, и не станет задавать лишние вопросы. Кстати, на эти «лишние вопросы» надо иметь готовый вежливый ответ:

- Поверьте, это не мой каприз. Рад бы, но не смогу.

При отказе используются выражения:

- (Я) не могу (не в силах, не в состоянии) выполнить вашу просьбу.

- В настоящее время это (сделать) невозможно.

-Поймите, сейчас не время обращаться с такой просьбой.

- Простите, но мы (я) не можем (не могу) выполнить вашу просьбу.

Извинение

Степень серьёзности проступка, за который следует принести извинения, может быть самой различной. В деловом общении это может быть опоздание на заранее назначенную встречу, несвоевременное выполнение обещания или просто — непродуманные слова, доставившие неприятность другому человеку. Причины могут быть также различными: и объективными (болезнь, нарушения в работе транспорта и т. п.), и субъективными (просто забыл). Конечно, нужно быть пунктуальным, но ... избежать таких ситуаций практически невозможно — значит, нужно сразу же попытаться сгладить неловкость, не допустить воз­никновения конфликта. Нужно принести извинения в той форме, которая наиболее уместна в данном случае. И если в отношениях личных ещё возможны какие-то сомнения или отсрочки, то своевременные корректные извинения в сфере деловых отношений — аксиома.

Языковые средства выражения речевого этикета зависят как от степени проступка, так и от степени официальности ситуации. Например, наиболее употребительная формула извинения за незначительный проступок:

- Извините (извините, пожалуйста) (за что?) за опоздание, за беспокойство...

- Прошу извинить меня (приношу свои извинения) - формула более принятая для обращения к группе лиц.

Оттенок усиления официальности содержится в речевых формулах:

- Приношу свои (свои глубокие) извинения.

- Я должен извиниться перед Вами (принести извинения).

- Я не могу не принести извинения Вам.

- Разрешите извиниться перед Вами.

- Разрешите извиниться за ...

Наконец, наиболее серьёзные проступки (невыполнение данного слова, тем более, нарушение обязательства) требуют извинения в развёрнутой форме (возможно — письменного) с уточнением причин, из-за которых обещание не было выполнено:

- Разрешите принести извинения по поводу (чего?)…

- Убедительно прошу извинить меня: я не смог выполнить своего обещания, поскольку должен был срочно выехать в командировку.

При указании причины используются такие предлоги, союзы, союзные слова: так как, потому что, из-за того, что и др.

В письменной речи используются обороты, характерные только для официально - делового стиля, имеющие следственное значение:

- Я не смог этого сделать ввиду того, что... (в связи с тем, что) совещание было неожиданно отложено.

Естественно, извинения не следует откладывать, а ещё лучше — предупреждать ситуации, в которых может произойти нечто непредвиденное для партнёра (исключить повод для последующих извинений, сделав это заблаговременно). Например, если вы не успеваете прийти на встречу или предполагаете, что можете опоздать — позвоните человеку, с которым встреча назначена:

- Прошу меня извинить: я не смогу быть у вас в 12 часов. Если можно (если это для вас удобно), перенесём время встречи на полчаса позже?

- Это возможно. Итак, встречаемся в 12.30. Благодарю Вас за звонок.

Так принято отвечать на извинение-предупреждение.

В большинстве ситуаций небольших проступков ответа на извинение при личном общении просто не требуется: кивок головою или одобрительный взгляд подскажут собеседнику, что вы не сомневаетесь в непреднамеренности случившегося и что его извинение принято. Наиболее часто употребляемые ответы:

- Пожалуйста.

- Не стоит извинения.

Реакция на извинение по телефону (тем более, на письменное извинение) должна прозвучать, поскольку партнёр ждёт этого, но и здесь ответ должен быть корректным и немногословным:

- Я принимаю ваши извинения.

Общение – это сложная деятельность, по крайней мере, двух партнеров. Поэтому учёт не только собственных интересов говорящего, но и постоянное внимание к собеседнику, к его особенностям и нуждам – важное условие подлинного общения.

Язык даёт в наше распоряжение в каждой ситуации речевого общения несколько синонимичных форм, и мы вольны выбрать наиболее подходящую. Речевой этикет задаёт нам те рамки речевых правил, в пределах которых должно проходить общение.

Лекция 4. ВОПРОСЫ В ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ

В процессе коммуникации важно, чтобы говорящий и слушающий адекватно воспринимали друг друга. Установить обратную связь и проверить точность восприятия информации или узнать что-то дополнительно можно с помощью вопросов.

Постановка необходимых вопросов позволяет участникам коммуникаций выйти на объективное обсуждение ситуации, избежать отклонения от темы.

Вступая в деловую коммуникацию, нужно быть готовым к вопросам, как бы заранее предполагать, о чём вас могут спросить в связи с вашим выступлением (высказыванием, комментариями и т. п.) и что вы будете отвечать на эти вопросы. Для того чтобы не попасть в сложную ситуацию, следует хорошо знать предполагаемого партнёра по общению, его интересы, уровень компетентности в обсуждаемой проблеме, намерения и ожидания. В случае грамотного прогноза отвечать на вопросы вам будет не только интересно, но и приятно.

Нельзя недооценивать в деловой коммуникации умение задавать вопросы.

Значение вопросов при деловом взаимодействии состоит в следующем:

- вопрос - удобная форма побуждения («Вы могли бы...?»);

- с помощью вопросов привлекается внимание партнёров;

- вопросы несут определённую информацию (базис вопроса «Где вы храните деньги?» - предполагается, что спрашивающий знает, что у партнёра есть деньги, а следовательно, и есть место, где они хранятся);

- с их помощью можно наводить партнёра на нужный ответ (содержащийся в самом вопросе, например вопрос, требующий согласия);

- сразу после восприятия партнёром вопроса его невербалика показывает отношение партнёра к теме вопроса;

- вопросы помогают разговорить партнёра, «раскрыть» его;

- правильно сформулированный вопрос позволяет дипломатично исправить ошибку в аргументации или поведении;

- вопросы создают основу для доверительных отношений.

В деловом взаимодействии могут быть использованы следующие виды вопросов:

информационные - для сбора необходимых сведений;

контрольные - для проверки, следит ли партнёр за вашей мыслью;

для ориентации - придерживается ли партнёр ранее высказанного им мнения;

подтверждающие - чтобы выйти на взаимопонимание, добиться одобрения;

ознакомительные - для ознакомления с целями, мнением партнёра;

встречные - при правильной постановке ведут к сужению разговора и подводят партнёра ближе к согласию;

альтернативные - предоставляют возможность выбора (не более чем из трёх вариантов);

направляющие - в случае если партнёр отклоняется от темы беседы, с помощью вопросов его «возвращают» к нужной теме;

провокационные - с целью установить, чего в действительности хочет партнёр и верно ли он понимает ситуацию;

вступительные - позволяющие заинтересовать партнёра в разговоре, могут содержать указание на возможное решение проблем партнёра;

заключающие - для подведения итогов делового взаимодействия.

С помощью правильных вопросов можно успешно передать свои мысли, построить цепочку умозаключений, приводящую к нужным выводам.

Профессионалы-менеджеры знают, как с помощью вопросов быстро и точно получить информацию. Не умеющий задавать вопросы партнёр заставляет своих собеседников угадывать намерения и ожидания. Вопросы позволяют направлять беседу, переговоры в нужное русло.

Вопросы бывают также закрытые и открытые.

Закрытые вопросы - это наводящие вопросы, на которые можно ответить очень коротко. Чаще всего на такие вопросы отвечают "да" или "нет"… Вопросы, требующие однозначного ответа, называют также прямыми. Кроме вопросов, предполагающих ответы "да" или "нет", прямыми являются и вопросы типа: "Сколько?" и "Что именно?". Например, такие вопросы, как "Сколько метров этой ткани продаёт ваш магазин в среднем в неделю?" или "Какой график поставки вы предпочитаете?", предусматривают краткие, ограниченные ответы со стороны партнёра.

Менеджерам и другим деловым людям для того чтобы решить ту или иную проблему или принять решение, требуется как можно больше информации. Чтобы выяснить три главных аспекта проблемы - Каковы факты? Что люди чувствуют по поводу этих фактов? Как эти факты и чувства организованы? - ставятся открытые вопросы. Такой вопрос часто начинается со слова "Что". Он выявляет ключевые факты в ситуации. К примеру: "Что случилось?", "Что именно вызвало неполадки в принтере?". Для делового взаимодействия, как уже было отмечено, не менее важно знать, какие эмоции переживают люди. Эту информацию можно получить через открытые вопросы, начинающиеся со слов "Какой" или "Как". Например: "Как вы чувствуете себя после падения сбыта нашего товара?". Вопрос о причинах: "Почему это могло случиться?" Правда, в деловой коммуникации партнеры, как правило, не любят отвечать на вопрос "Почему?" Он зачастую раздражает партнёра, вызывает защитные реакции, отговорки, поиск мнимой причинности. Целесообразнее задавать так называемый зеркальный вопрос: он расширяет информационные рамки и обеспечивает непрерывность открытого диалога.

Зеркальный вопрос позволяет проникнуть из области "сказанного" в область "несказанного". Например:

- Я никогда не буду иметь дело с этим партнёром!

- Никогда? (зеркальный вопрос)

- Сейчас у меня нет для этого средств.

- Сейчас? или

- Нет средств?

Закрытые вопросы обычно содержат слова "есть", "является", "не так ли?", а максимально открытый вопрос: "Не могли бы вы..?" Например: "Не могли бы вы рассказать, как видите ситуацию?", "Не могли бы вы что-то добавить?"

Умение ставить вопросы есть уже важный и необходимый признак ума или проницательности.

Вопрос представляет собой одну из логических форм. Он включает в себя прежде всего исходную информацию, а также указание на её недостаточность и необходимость дальнейшего дополнения и расширения. Нельзя задать вопрос, не имея представления о предмете обсуждения, так же как и для того, чтобы ответить на вопрос, нужна компетентность, способность правильно оценить содержание и характер вопроса. Умение правильно формулировать вопросы и умело отвечать на них во многом помогает достичь лучшего взаимопонимания в деловой коммуникации.

В начале деловой коммуникации целесообразно вести беседу таким образом, чтобы говорил партнёр, а для этого его нужно побуждать к разговору. Заставить партнёра говорить о своих проблемах, намерениях и по­требностях можно с помощью специальных вопросов, например таких:

- о его мнениях;

- о фактах в его работе;

- наводящие, связанные одновременно с его бизнесом,

деятельностью и выдвигаемыми затем инициативами.

Существуют обстоятельные руководства по ответам на вопросы в самых разных ситуациях, а есть и краткие рекомендации, которые будут полезны любому деловому партнёру для повседневного общения:

1. Прежде чем отвечать на вопрос, сделайте паузу (не менее 8 се­кунд).

2. Если вопрос оказался сложным по составу (то есть состоящим из нескольких простых), то сначала разделите его на составляющие части, а затем спросите, на какой из них отвечать вначале. Например: «Когда откроется ваш магазин, по каким видам товара вы намерены работать и будут ли предусмотрены скидки?». Этот сложный вопрос включает три простых, поэтому целесообразно выяснить у партнёра, какой из них представляет для него наибольший интерес. Вполне возможно, что его интересует то, что в вопросе не заложено.

3. Если вопрос труден по содержанию, то:

а) Попросите повторить вопрос, поскольку не уверены, что поняли его. (Скорее всего, при повторении вопрос окажется короче, яснее. В то же время в нём могут измениться акценты, а то и весь смысл. Ваша задача - незаметно помочь партнёру самому разобраться в том, что его беспокоит, а уж потом отвечать.)

б) Повторите сами вопрос так, как вы его поняли (это, вероятно, заставит партнёра внести поправки в ваши «поправки», и у вас будет больше времени на то, чтобы подумать над ответом).

в) Попросите несколько минут на размышление. За это время о вопросе могут просто забыть.

г) Если вы правильно поняли вопрос, попробуйте в качестве ответа привести аналогичный пример из собственного опыта, похожий на ситуацию, предлагаемую в вопросе партнёра. Это позволит вам избежать углубления в проблему, по которой вы не располагаете необходимой информацией или фактами.

4. Если вам задают вопрос открытого типа, то сначала уточните, какая информация конкретного характера интересует партнёра. Это позволит вам сэкономить время на обдумывание ответа, не сказать лишнего и более точно спрогнозировать ожидания партнёра.

5. Если вам задают непредвиденный вопрос и вы не знаете, как на него ответить, то попросите разрешения записать вопрос, чтобы на него ответить через некоторое время (если такая возможность имеется). Тем самым вы показываете, что считаете вопрос важным. Если не можете ответить на неожиданный вопрос подробно, вполне можно отделаться коротким, энергичным ответом. Деловые люди обычно ценят краткость типа: "Да", "Нет".

6. Если заданный вопрос уводит вас от темы разговора или выступления, то ни в коем случае не поддавайтесь «провокации», вернитесь к сути своего выступления - всего каких-нибудь две-три фразы, но ответ должен вернуть партнёра к обсуждаемой теме.

7. Если при ответе вас неправильно поняли, немедленно признайте свою вину, сообщив партнёру, что, по-видимому, вы не очень удачно сформулировали свою мысль, и попробуйте сделать это ещё раз, с учётом особенностей понимания и восприятия информации партнёром.

Если вам задают некорректный вопрос, а именно:

а) вопрос, вторгающийся в коммерческие тайны;

б) вопрос, задевающий интимную сферу вашей жизни;

в) вопрос, оскорбляющий достоинство вашей личности;

г) плохо сформулированный вопрос, то целесообразно или не отвечать совсем (если по ситуации это уместно), или использовать разнообразные уловки для ухода от ответа; вот, к примеру, некоторые из них:

- ответ вопросом на вопрос;

- переадресовка, отправление к более компетентному лицу;

- игнорирование - сделать вид, будто бы никакого вопроса не было;

- перевод разговора на другую тему;

- «срочное дело» - необходимость деловой встречи, телефонного разговора и прочих «здесь и сейчас»;

- демонстрация полного непонимания ситуации:

- Что-то я никак не пойму, о чём вы спрашиваете?;

- негативная оценка самого вопроса, например:

- это наивный вопрос,

- этот вопрос звучит аполитично,

- это незрелый вопрос и т. д.;

- вместо ответа: юмор, ирония, сарказм, например, придание во­просу маленькой значимости:

- Вы задаёте такие "глубокомысленные" вопросы;

- И вы считаете свой вопрос серьёзным?;

- Ну что за легкомысленный вопрос?;

- Вы задаёте такой трудный вопрос, что на него просто невозможно ответить… и т. д.

Приемами с использованием иронии, сарказма блестяще пользовался В. Маяковский. Вот некоторые его ответы:

1. - Ваши стихи мне непонятны.

- Ничего, ваши дети их поймут.

- Нет, - кричит автор записки из зала, - и мои дети их

не поймут!

- А почему вы так убеждены, что ваши дети пойдут в вас? Может быть, у них мама умнее, а они будут похожи на неё.

2. - Мы с товарищем читали ваши стихи и ничего не

поняли.

- Надо иметь умных товарищей.

3. - Маяковский, зачем вы носите кольцо на пальце, оно вам не к лицу.

- Вот потому что не к лицу и ношу на пальце, а не на

носу.

4. - Ваши стихи слишком злободневны. Они завтра

умрут. Вас самого забудут. Бессмертие не ваш удел.

- А вы зайдите через тысячу лет, там поговорим.

Однако участникам делового взаимодействия следует помнить, что злоупотреблять приёмами ухода от ответов нельзя, а тем более прикрывать с их помощью пустоту или бессодержательность ответа. Ироническое или шутливое замечание возможно или тогда, когда вопрос действительно некорректный, или в тех случаях, когда спор зашел в тупик, накалилась атмосфера, кипят страсти - шутка в этой ситуации может нейтрализовать внешний фон общения.

Некоторые участники деловой коммуникации вместо ответа используют приём «возвратного удара», или так называемый приём бумеранга. Суть его заключается в том, что тезис или аргумент, высказанный одним из партнёров, обращается против него же, только сила удара во много раз увеличивается. Такой прием характерен для спора, дискуссии, полемики, а вот его разновидность, прием «подхвата реплики», зачастую используется вместо ответа.

Умение применять реплику, сказанную оппонентом, в целях усиления собственной аргументации оказывает потрясающее воздейст­вие на присутствующих.

Таким образом, как бы ни складывалась ситуация в ходе взаимодействия, если у вас нет подходящего ответа для конкретного случая, то, перебирая вышеперечисленные приёмы, всегда можно отыскать такой, который позволит с достоинством выйти из неё.

Лекция 6. НЕВЕРБАЛЬНЫЕ СРЕДСТВА В ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ

Эффективность делового взаимодействия определяется не только тем, как поняты слова собеседника, но и умением правильно интерпретировать визуальную информацию, то есть взгляд партнёра, его мимику и жесты, телодвижения, позу, дистанцию и угол общения, а также темп и тембр речи. Именно «прочтение» невербального, экспрессивного репертуара собеседника способствует достижению взаимопонимания. Отслеживание такой информации в ходе любого делового разговора может вооружить вас сведениями о морально-личностном потенциале партнёра, о его внутреннем мире, настроении, чувствах и переживаниях, намерениях и ожиданиях, степени решительности или отсутствии таковой.

Внутренний мир человека и язык его тела и жестов взаимосвязаны. Рефлекторная природа большинства реакций человека не позволяет ему в полной мере контролировать собственные жесты, позу и мимику. Люди редко задумываются над своими движениями во время разговора, поэтому в ситуации, когда их мысли и слова не совпадают, глаза и жесты это выдают, так как являются местами утечки информации.

Психологи считают, что в процессе общения непосредственно слова несут лишь 7-10% информации. Что можно узнать, слушая другого?

Несомненно, с помощью слов мы получаем разнообразную информацию, в том числе и ту, которая свидетельствует о компетентности, речевой и интеллектуальной культуре собеседника, а вот информацию о том, какой это человек, что он собой представляет, мы в 55% случаев получаем через мимику и жесты и в 38% - через интонации. Не случайно Б. Шоу в предисловии к сборнику своих избранных пьес отмечал, что есть пятьдесят способов сказать слово «да» и пятьсот способов сказать слово «нет», а вот на­писать эти слова можно только одним способом.

Деловая коммуникация - это спектакль, где каждый участник «наблюдает за наблюдателем» и выигрывает тот, кто, с одной стороны, может следить за производимым им самим впечатлением, а с другой, отслеживать невербальные сигналы у партнёра.

С помощью мимики, поз и жестов выражаются душевная энергия человека, движения, симптомы (например, побледнение или покраснение кожных покровов). Тот, кто хочет понимать этот язык, должен прежде всего изучить различные средства выражения и уметь их корректно и адекватно интерпретировать.

В реальной практике коммуникации опасность заключается в том, что многие, считающие себя хорошими психологами, делают необоснованные обобщения на основании одного лишь восприятия. Например, один из партнёров во время общения почесал свой нос, а заметивший это другой партнёр делает далеко идущий вывод: он врёт. На самом деле у партнёра действительно чешется нос. Поэтому, только связывая слова и жесты, физиологические сигналы и поведение человека, можно понять то, что им не осознаваемо, его истинные намерения и чувства.

Когда мы замечаем неискренность собеседника, мы зачастую ссылаемся на свою интуицию, говорим о «шестом чувстве». На самом же деле распознать собеседника нам позволяет внимание, часто неосознанное, к мелким невербальным сигналам, умение их читать и отмечать несовпадения со словами.

Наука, занимающаяся исследованиями языка тела, называется КИНЕСИКОЙ.

Умение «считывать» невербальные сигналы даёт деловому человеку следующие преимущества:

1) он может распознавать затруднения, возникающие на уровне отношений в самом их зародыше: «перехватить» сигналы о них, перестроиться по ходу разговора, изменить тактику ведения беседы;

2) он может перепроверить правильность своей интерпретации воспринимаемых сигналов, а также ввести контроль истинности наблюдения (например, выступили слёзы: они могут быть при страдании и боли, а могут быть слезами радости и пр.).

Шопенгауэр заметил: «Знание о человеке - область, в которой никогда нельзя достичь совершенства, и даже опытный человек всё снова и снова попадается на ошибках». Только с помощью вопросов на уточнение и на понимание можно перепроверить истинность интерпретаций, этой возможностью в деловом взаимодействии не стоит пренебрегать.

К средствам невербальной коммуникации относят, как правило, следующие:

1. Телесный контакт, выражающийся в разнообразных формах - толчки, похлопывания, поглаживания и т. п.

2. Дистанция между общающимися. Расстояние между участниками делового общения свидетельствует о его формальности или неформальности, об отношении партнёров друг к другу, о степени заинтересованности в разговоре.

3. Положение сидящих (стоящих) по отношению друг к другу. Оно может меняться в зависимости от ситуации и свидетельствует о степени соперничества или сотрудничества.

4. Внешний вид. Основная цель - сообщение о себе. Через имидж деловые партнёры информируют окружающих о своём социальном положении, виде деятельности, самооценке и т. п.

5. Поза тела. Поза обычно указывает на те или иные межличностные отношения, на социальное положение партнёра. Она может меняться в зависимости от настроения и эмоционального состояния человека. Однако при интерпретации необходимо учитывать культурный потенциал человека и общепринятые этикетные условности, которые следует соблюдать в тех или иных конкретных ситуациях.

6. Кивок головой - используется для одобрения или подтверждения чего-либо, а также как сигнал, дающий партнёру основание вступить в диалог.

7. Выражение лица (мимика) - даёт возможность для широкой интерпретации сокрытия или демонстрации эмоций, помогает понять информацию, передаваемую с помощью речи, сигналит об отношении к кому-то или чему-то.

8. Жесты - могут быть не очень выразительны, например движения головы или тела, но используются параллельно с речью, чтобы что-то в ней выделить, подчеркнуть, а иногда и заменить её.

9. Взгляд - позволяет считывать самые разнообразные сигналы: от проявления интереса к кому-то или к чему-то до демонстрации абсолютного пренебрежения. Выражение глаз находится в тесной связи с речевой коммуникацией.

10. Паравербальные и экстравербальные сигналы. Смысл высказывания может меняться в зависимости от того, какая интонация, ритм, тембр были использованы для его передачи. Речевые оттенки влияют на смысл высказывания, сигнализируют об эмоциях, состоянии человека, его уверенности или застенчивости.

Таким образом, язык тела сам по себе является разновидностью «параллельного» языка, сопровожда-ющего, как правило, речевые выражения человека и охватывающего все его движения, в том числе душевные (психомоторные).

Тот факт, что человек способен молчать, но не может полностью контролировать движения своего тела, предоставляет умеющему «считывать» невербальную информацию деловому партнёру потрясающий по своим возможностям «инструмент», который позволяет ему адаптировать свою коммуникационную тактику в соответствии с реакцией (движениями) собеседника.

Если в ходе делового взаимодействия ваш партнёр проявляет неуверенность, то дополнительными сигналами для вас будут следующие: вопрошающий, ищущий взгляд, учащённое (временами) моргание, раздувающиеся ноздри, прерывистое дыхание, вялая, медленная походка с опущенной головой и сцепленными за спиной руками.

На состояние депрессии укажут такие сигналы тела, как общая заторможенность, тусклый безразличный взгляд, опущенные уголки рта, грустное выражение лица, медленная походка с опущенной головой, плечами и взглядом, сгорбленная осанка.

Состояние гнева «выдают» сдвинутые брови, наморщенный лоб, желваки на скулах, раздувающиеся ноздри, стремительная походка с резкими движениями, суженные зрачки глаз и сжатые кулаки.

О самодовольстве и честолюбии партнёра будут свидетельствовать поднятый подбородок, взгляд свысока, голова «победителя» или «президента», горделивая осанка, замедленная (с претензией на величественность) походка, интенсивные движения руками с ладонями, повёрнутыми вниз.

Наиболее важным объектом для наблюдения в ходе делового общения выступает лицо партнёра.

Все изменения, которые можно наблюдать на лице человека, относятся к мимике. В деловом взаимодействии при интерпретации мимики особое внимание следует обращать на согласованность. Пока мимика согласуется со словесными высказываниями, мы обычно не воспринимаем её отдельно. Как только несогласованность становится достаточно сильной, это сразу же бросается в глаза даже неопытному человеку.

Лицо партнёра по общению приковывает наше внимание. Выражение лица позволяет нам получать обратную связь сообщающую о том, понимает нас партнёр или нет. Мимика свидетельствует, как уже было отмечено выше, об эмоциональных реакциях в момент взаимодействия, о складывающихся между партнёрами отношениях.

Выражение лица - это отражение эмоций, которые «слышны лучше, чем речь». Именно поэтому люди всегда стремились овладеть физиогномикой - искусством чтения лица. Эта наука сложилась ещё в глубокой древности.

Лицо можно разделить на следующие области:

1. Область лба (включая брови).

2. Средняя часть лица, то есть область глаз, носа и

щёк, верхняя губа.

3. Область рта (или нижней губы) и подбородка.

Остановимся подробнее на интерпретации сигналов области лба. Мимические морщины на лбу могут быть горизонтальными, вертикальными или смешанными. Часто горизонтальным морщинам сопутствует подъём бровей.

Горизонтальные складки лба означают состояние повышенного внимания. Повышенное внимание может иметь различные причины: ужас, страх, смятение, изумление, удивление, замешательство, неожиданность. Чтобы понять, какие чувства демонстрирует человек, сигналы должны рассматриваться совместно с жестами, позами и пр.

Так, например, горизонтальные складки и открытые глаза можно интерпретировать следующим образом: душевное состояние находится в выжидательном внимании по отношению к некоторым фактам, привлёкшим сознание. Горизонтальные складки в совокупности с полузакрытыми (слегка прищуренными) глазами свидетельствуют о желании что-то расслышать или разглядеть.

Вертикальные складки лба указывают, что общее внимание, вызванное кем-либо или чем-либо, достигло наивысшей точки.

Вертикальные складки на лбу демонстрируют умственную сосредо­точенность или напряжённую физическую деятельность. Злость и угрюмая раздражительность также могут быть причиной образова­ния вертикальных складок. Образуются они и при заносчивости, в качестве вторичных признаков.

В деловом взаимодействии огромное значение имеют глаза, или визуальный контакт. Именно через них человек получает более 80% информации. Глаза называют не только «окном в мир», но и «окном в душу», то есть во внутренние психические процессы. Последние, как известно, тесно связаны с мышлением и всем тем, что происходит в душе человека, видимо поэтому о глазах еще говорят, что это «вывернутый наизнанку мозг».

Каждому деловому человеку необходимо смотреть в глаза партнёра, демонстрируя решительный, твердый, открытый взгляд. Запомните: «твердый» взгляд всегда «блуждает», так как вы смотрите другому человеку именно в глаза, а не «в глаз», поэтому ваш взгляд постоянно блуждает от одного зрачка к другому. Тот, кто смотрит лишь в один глаз партнёра (то есть неподвижно), смотрит вызывающе, что может быть неприятным для собеседника.

При деловом общении взгляд связан с процессом формирования высказывания и трудностью этого процесса. Когда человек только формирует мысль, он чаще всего смотрит в сторону («в пространство»), когда мысль полностью готова - на собеседника.

Если речь идёт о сложных вещах, на собеседника смотрят меньше, когда трудность преодолевается - больше. Вообще же тот, кто в данный момент говорит, меньше смотрит на партнёра - только чтобы проверить его реакцию и заинтересованность. Слушающий же больше смотрит в сторону говорящего и «посылает» ему сигналы обратной связи..

Взгляд, направленный в центр лба и не опускающийся ниже глаз собеседника - деловой взгляд; используется чаще во время беседы, переговоров, консультирования, то есть когда люди сидят напротив друг друга.

Взгляд, распределяющийся между глазами и ртом - светский взгляд.

Взгляд, охватывающий лицо, шею, верхнюю часть грудной клетки - социальный взгляд; как правило, используется при деловых встречах, презентациях, пресс-конференциях, дискуссиях, деловых совещаниях, то есть там, где в коммуникации участвует небольшая группа (15 ± 5 человек) и взаимодействие происходит на уровне ка­мерного общения.

Скользит от глаз вниз по телу и обратно - интимный взгляд, в деловом общении не практикуется, допустим лишь в неформальных, межличностных контактах.

Прямой взгляд - означает интерес, уважение, открытую пози­цию, уверенность, готовность к контакту.

Взгляд, направленный вдаль - говорит о задумчивости, сосре­доточенности, сомнении и колебании.

Взгляд, направленный «сквозь» партнёра - демонстрация подчёркнутого неуважения, возможной агрессивной реакции.

Взгляд, направленный мимо партнёра - эгоцентризм, нацеленность на себя.

Взгляд сбоку - выражает скепсис, цинизм, недоверие, озабоченность.

Взгляд снизу (исподлобья) - агрессивность, доходящую до готовности к нападению или защите; при наклонной голове и напряжённой и согнутой спине - подчинённость, покорность, услужливость.

Взгляд сверху вниз - демонстрирует чувство превосходства, гордость, высокомерие, презрение.

«Уклоняющийся взгляд» - означает либо неуверенность из-за сомнения, большой скромности, робости, боязливости, либо чувство вины, порою даже неосознаваемое.

Твёрдый взгляд - уверенность в себе, жёсткий — скрытность, агрессивность, иногда бесцеремонность, недоверие.

Частота, длительность и «пристальность» взгляда в глаза партнёру по общению определяется:

- индивидуальными особенностями человека;

- характером взаимодействия и предметом

коммуникации;

- степенью самооценки: заниженная, адекватная,

завышенная.

В процессе взаимодействия именно визуальный контакт позволяет не только поддерживать обратную связь, но и «считывать» важную информацию. Существует известный афоризм, принадлежащий Вольтеру: «Язык имеет большое значение ещё и потому, что с его помощью мы можем прятать свои мысли». Схожую мысль высказал и «король дипломатов» Уильям Гладстон: «Слова придуманы для того, чтобы люди могли друг другу лгать». «Язык глаз» способен передать скрытые мотивы, намерения и побуждения людей, особенно это важно выявлять в бизнес-практике.

Замечено, что общительные и уверенные в себе люди смотрят на партнёров пристальнее и дольше, чем замкнутые, направленные «вовнутрь себя».

В практике взаимодействия людей считается зачастую, что партнёры, которые не смотрят нам в глаза, что-то скрывают, имеют сомнительные намерения. М. Эргайл в своей книге «Психология межличностного поведения» подсчитал, что люди смотрят друг на друга во время беседы в среднем от 30 до 60% времени. Он также заметил, что если два человека во время делового разговора смотрят друг на друга больше 60% времени, то они, по всей вероятности, больше заинтересованы в личности партнёра, чем в предмете контакта.

Зачастую избегают контакта глаз люди застенчивые, стеснительные, однако после адаптации они способны легко осваиваться в ситуации. Вместе с тем, не следует забывать, что для предпринимательской, управленческой или юридической деятельности застенчивость противопоказана.

Психологи отмечают также, что люди склонны смотреть на говорящего больше тогда, когда он находится на некотором расстоянии: чем ближе к говорящему, тем больше мы избегаем визуального контакта.

В монологах, как известно, люди смотрят на партнёров в течение 45% всего времени общения, тогда как в активном диалоге - в течение 65%. Таким образом, при деловом взаимодействии визуальный контакт, мимика, взгляд имеют немаловажное значение. Нормальный для конструктивного делового общения взгляд - тёплый, доброжелательный, открытый и успокаивающий.

Немало информации о человеке несёт в себе и его поза. Под позой следует понимать не только положение, которое принимает человек, но и движения, которые изменяют это положение или влияют на него, как, например, перемещение центра тяжести при покачивании вперед-назад, с носка на пятку и пр.

Поза "Стоя на обеих ногах с равномерно распределённым весом".

Так стоит человек на шатком основании, когда бывает сложно сохранить равновесие. Такую позу он занимает тогда, когда в опасности оказывается его душевное (психическое) равновесие или когда он отстаивает свою точку зрения. При этом угроза может как исходить извне (публика), так и испытываться внутренне (например, комплекс неполноценности).

Если ноги тесно сдвинуты, то это выражает покорность и боязнь. Так хотя и достигается цель своего рода съёживания, но одновременно из-за этого слабеет и «позиция», а потому поколебать того, кто стоит в такой позе, намного легче.

Поза "переминаясь с ноги на ногу".

Причиной переступания с ноги на ногу, как правило, является психическая подвижность. Если эта поза выполняется без напряжения и отставленная нога слегка согнута, то это означает свободное и открытое обращение к внешнему миру.

Стоять покачиваясь.

Занимая такую позу, человек либо готовится к активному движению (шагу) вперед, либо возвеличивает себя, стараясь как бы увеличить свой размер, что говорит о некоторой заносчивости. Эту позицию можно отнести к угрожающей, ибо «увеличивающийся в размерах» человек хочет продемонстрировать силу и власть, чтобы затем запугать того, кто остался как бы в «уменьшенном» виде.

Поворот верхней части тела.

Поворачиваясь или наклоняясь, человек поворачивает верхнюю часть туловища, что в деловом взаимодействии может означать интерес, бесстрашие и открытость.

Когда верхняя часть туловища поворачивается в сторону от партнёра, то это свидетельствует о незаинтересованности, желании уйти и прекратить общение.

Если поведение человека нельзя трактовать однозначно, то это говорит о том, что он испытывает противоречивые чувства. Например, страх и интерес - человек закладывает руки за спину и одновременно наклоняется вперед, чтобы, например, иметь возможность понаблюдать за «опасным животным». Подозрительность и интерес - человек отворачивает верхнюю часть туловища, поворачивая в то же время свое лицо, чтобы видеть, какое воздействие это произвело на партнёра.

Походка человека зависит от того, к какой цели и как быстро он стремится. К важнейшим факторам, воздействующим на ходьбу человека, следует отнести: темп, длину (размер) шага, степень напряжённости, положение верхней части туловища и головы, сопроводительные движения рук, положение носков ноги, такт и ритм.

Ходьба с резко выпрямленной верхней частью туловища при акцентированной походке производит впечатление «гордого вышагивания» («как на ходулях») и выражает надменность и высокомерие.

Ритмичная ходьба свойственна человеку при небольшой целе­устремленности, но хорошей воодушевлённости. Она может свиде­тельствовать о радостном настроении или об интересном решении, пришедшем в голову.

При ходьбе размашистыми, большими шагами можно судить о целеустремлённости, предприимчивости, усердии и активной деятельности. Если при этом раскачивается верхняя часть туловища и активно двигаются руки, то это свидетельствует о том, что человек живёт сегодняшним днём, целиком пребывает во власти своих инстинктов и не желает поддаваться чьему-либо влиянию.

Короткие или мелкие шажки - такой человек как бы «держит себя в руках», демонстрируя осторожность, расчётливость и в то же время изворотливость.

Прерывистая и спотыкающаяся походка - показатель того, что человек испытывает внутреннюю раздвоенность и неуверенность, скованность и робость.

Волочащаяся, медленная походка может говорить или о плохом настроении или об отсутствии заинтересованности. Люди с такой походкой, как правило, незрелы, «ершисты», не обладают достаточной самодисциплиной.

Если всё тело раскачивается в ритме ходьбы, то такая походка производит впечатление возбуждения, раздражённости.

Если при ходьбе человек раскачивается, как бы хочет «перерасти самого себя» - это показатель заносчивости.

Во время коммуникации следует обращать внимание на положение рук и ног.

Вытянутые далеко от себя ноги говорят о том, что человек занял удобное положение и не собирается уходить. Чем беззаботнее человек, тем шире расставлены ноги. Такая поза типичнее для мужчин.

Если одна из ног, или обе ноги зацеплены за ножку стула, а спина прижата к спинке стула, то тем самым выражается желание оказаться в безопасности и получить поддержку (опору).

Скрещенные или прижатые друг к другу ноги свидетельствуют или о педантичной корректности или о беспомощности.

В зависимости от того насколько широко расставлены ноги, можно судить о степени беспечности того, кто так сидит. Чем шире расставлены ноги, тем больше информации о невоспитанности, а иногда и равнодушно-примитивной бесцеремонности.

Ноги, закинутые одна на другую можно рассматривать как своеобразный барьер, желание отгородиться от чего-либо.

Ноги, скрещенные в области колен - эта поза «сидя» интерпретируется как скованность, желание избежать контакта и замкнутость.

Ноги, скрещенные в области щиколоток - такая поза производит впечатление меньшей замкнутости. В зависимости от того, вытянуты ли ноги далеко вперёд или больше подтянуты под себя и с каким - сильным или слабым - напряжением это делается, значение данной позы колеблется от допустимой степени расслабления до самопресечения какой-либо активности.

В деловой коммуникации несут большую информацию не только верхние и нижние части ног, но также руки и кисти сидящего (и стоящего) человека.

Руки под столом. В практике общения деловых партнёров считается, что тот, кто держит руки и кисти под столом, либо не готов к разговору, либо боится выдать охватившие его чувства неуверенности, нервозности или чего-либо в подобном роде. Это происходит и тогда, когда партнёр опасается ворваться в сферу «владений» собеседника.

Руки на столе. Такая поза свидетельствует о готовности вступить в социальный контакт. И в этом варианте возможны разнообразные позиции, наиболее распространённой из них (сразу же после занятия места за столом) является смыкание рук в своего рода барьер. При реагировании на позитивные раздражители или в состоянии сильного эмоционального возбуждения эта поза принимает более открытый характер.

Если одна кисть находится на столе, а другая - под ним, то такое поведение может быть интерпретировано как поиск контакта, но лишь в начальной стадии.

В процессе общения речь нередко сопровождается жестами. Жестикуляция включает в себя все жесты рук («язык рук»), а также многие другие сигналы в виде действий (собеседник открывает дверь или форточку, вынимает сигареты, портсигар и т. п.).

Жест - это внешнее проявление внутреннего эмоционально-психологического состояния человека.

Знаменитый оратор древности Демосфен на вопрос, что нужно для хорошего оратора, ответил так: «Жесты, жесты и жесты!»

Специалисты по общению выделяют следующие группы жестов, которые предоставляют деловым партнёрам самую разнообразную информацию.

Жесты уверенности:

- кисти рук соединены кончиками пальцев, ладони не соприкасаются;

- кисти рук сцеплены сзади, подбородок высоко поднят;

- во время передачи информации локти не прижаты к туловищу;

- руки в карманах, большие пальцы снаружи;

- одна рука обхватывает другую в области ладони.

Жесты неуверенности, раздражения:

- прижатые вплотную к бокам локти;

- ёрзание в кресле (обычно при стрессовой ситуации);

- одной рукой человек делает жест, будто поправляет пуговицу или запонку на рукаве другой руки, браслет часов, манжету - скрытая нервозность;

- человек двумя руками держит букет цветов, чашку с чаем, сумочку (женщины) - попытка скрыть внутреннее напряжение;

- во время разговора в позе стоя и с опущенными руками;

- потирание уха - нетерпение, желание перебить, нервозность;

Жесты, выражающие агрессивность:

-тесно сплетённые пальцы рук особенно если руки находятся на коленях;

- сжатый кулак, в том числе кулак за спиной или в кармане;

- «указующий перст», направленный на партнёра;

- поза на стуле «верхом»;

- руки в карманах, большие пальцы снаружи: у мужчин - амбициозность, у женщин - агрессивность;

- руки упираются в поясницу, ноги широко расставлены - демонстрация агрессии, в том числе сексуальной.

Жесты несогласия:

- боковой взгляд - жест недоверия (в случае, когда взгляд отводится и возвращается вновь, подобное движение воспринимается партнёром как жест несогласия);

- прикосновение к носу или лёгкое потирание его - чаще проявляется при наличии в переговорах или дискуссии контраргументов;

- ноги у сидящего направлены к выходу - желание уйти, дополнительно такое желание проявляется тогда, когда собеседник снимает очки и демонстративно откладывает их в сторону.

Жесты разочарования:

- почесывание в затылке;

- ослабление воротничка («воротничок мешает»);

- удары ногой (по полу, воздуху и т. п.)

Жесты, относящиеся к оценке получаемой информации:

- рука у щеки (по аналогии - скульптура Родена «Мыслитель»);

- один палец отставлен, остальные под подбородком (при критической оценке сказанного или негативном отношении к партнёру в данный момент);

- почесывание подбородка (в конфликтных дискуссиях в сочетании со взглядом искоса связано с обдумыванием следующего хода);

- почёсывание пальцем спинки носа (озабоченность, сомнение);

- манипуляции с очками (партнёр протирает стёкла очков или, сняв, подносит дужкой ко рту, создавая паузу для обдумывания услышанного);

- рука поглаживает шею – недовольство, отрицание, гнев.

Жесты, выявляющие самооценку:

- грудь вперед - при высокой оценке самого себя;

- опущенные плечи - при невысокой самооценке;

- отвод руки за спину, схватывание одной рукой запястья другой - при неуверенности в себе или в правильности своего поведения.

Жесты, проявляющие некоторые черты характера и отношение к ситуации:

- партнёр во время разговора стремится опереться или прислониться к чему-нибудь - нуждается в поддержке, ситуация для него непонятна, не может найти нужный ответ;

- человек стоя опирается руками о стол, стул и пр. - ощущает неполный контакт;

- манера держать руки - замкнутый человек обычно убирает руки в карманы, за спину, скрещивает их на груди; прямой, открытый че­ловек постоянно держит руки, ладони рук в поле зрения партнёра по общению;

-лицо чуть наклонено вбок и опирается на ладонь или кулак («телефонная поза») - внутренний монолог, скука;

-указательный палец касается носа, остальные прикрывают рот - подозрительность, скрытность, недоверие;

-скрещенные на груди руки со сжатыми кулаками - враждебное отношение, возможность психической атаки;

-скрещенные руки с пальцами, плотно обжимающими предплечья (обхватывание руками) - негативно-подавленное отношение к си­туации;

- скрещенные ноги и руки у сидящего человека - нежелание вступать в контакт, демонстративность;

- нога, закинутая на подлокотник кресла - явное пренебрежение к окружающим;

- ладонь, повернутая вниз (смотрит в пол) - властность, психологи­ческое давление на партнёра;

- жест «закладывание рук за голову» или «закладывание рук за спи­ну с захватом запястья» - уверенность в себе и превосходство над другими, доминирование.

Непременным атрибутом любой встречи и расставания является рукопожатие. Для делового взаимодействия оно может быть очень информативным, особенно его интенсивность и продолжительность. Слишком короткое, вялое рукопожатие очень сухих рук может сви­детельствовать о безразличии. Наоборот, весьма продолжительное рукопожатие и слишком влажные руки говорят о сильном волнении, гипертрофированном чувстве ответственности. Затянувшееся рукопожатие наряду с улыбкой и тёплым взглядом демонстрирует дружелюбие. Однако задерживать руку партнёра в своей руке не стоит: у него может возникнуть чувство раздражения.

Хотя рукопожатие и стало привычным и стандартным ритуалом, оно может передать отношение людей друг к другу.

- Ладонь, повёрнутая вверх, под ладонью партнёра - готовность подчиниться, бессознательный сигнал тому, чьё доминирование признаётся.

- Ладонь, повёрнутая вниз, на ладони партнёра - стремление к доминированию, властное рукопожатие, попытка взять под кон­троль ситуацию.

- Ладонь ребром вниз (вертикальное положение) - позиция равенства.

- Рукопожатие «перчатка» (две ладони обхватывают одну ладонь собеседника) - стремление показать свою искренность, дружелюбие, доверительность; как правило, сопровождается улыбкой и мно­горазовым потряхиванием.

Иногда при рукопожатии левая рука кладется на правую руку партнёра, на его локоть или плечо, что является свидетельством глубины испытываемого чувства.

В деловой коммуникации следует учитывать разницу во взглядах на рукопожатие у иностранцев. Например, при встрече с деловыми партнерами из Азии не следует сжимать им ладонь слишком сильно и долго. А вот западноевропейские и американские предприниматели терпеть не могут вялых рукопожатий, поскольку у них очень ценятся атлетизм и энергия. Им следует пожимать руку энергично и сильно; кроме того, при рукопожатии сцепленные руки принято покачивать от трех до семи раз.

Таким образом, умело используя механизм поз и жестов, можно значительно облегчить процесс коммуникации. Подавая руку ладонью вверх, партнёр как бы заранее отдает инициативу собеседнику, накрывая своей рукой его руку, еще до начала встречи он заявляет о своей претензии на лидерство. Стоит раскрыть во время общения скрещенные на груди руки, как сразу почувствуется большая открытость, что вызовет доверие собеседника и позволит ему немедленно скопировать эти жесты, также приняв более открытую позу, бессознательно ее «отзеркалив».

Стоит запомнить, что одни и те же жесты в разных культурах могут быть истолкованы по-разному. Мы в знак согласия киваем головой, не соглашаясь - качаем ею из стороны в сторону. Некоторые народы поступают в этих ситуациях противоположным образом. Кроме того, для различных народов само значение жестикуляции отнюдь неодинаково. Общаясь, итальянцы в течение часа прибегают к ней в среднем около 80 раз, французы - 20, а финны - только 1-2 (более частую жестикуляцию жители Финляндии, есте­ственно, склонны считать признаком несдержанности).

В деловом взаимодействии очень часто используются так называемые «риторические уловки», то есть эмоциональные возбудители. Именно они вызывают у партнёра те или иные эмоции, ощущения, переживания. Деловым людям важно вызывать не просто эмоции у собеседника, а именно те из них, которые необходимы для достижения определённых целей и намерений.

Практически беспроигрышной в деловом общении является энергетика речи: ее экспрессия и тональная вариативность. Собеседникам нравится, когда партнёр не суетится, а эмоционально и точно чеканит фразы, не скрывая при этом своих позиций, отношения к предмету разговора, всем своим видом подчёркивая уверенность в правильности высказываемых предложений, аргументов. Именно единство манеры поведения и произнесения слов, как правило, оказывает влияние на собеседника и создаёт ситуацию для доверия.

В деловой коммуникации при использовании вербальных и невербальных средств максимального успеха добивается тот, кто владеет тонким инструментарием возбуждения эмоций и чувств – интонацией.

Под интонацией понимаются все явления, звуковые средства языка, которые связаны с голосом и не требуют концентрации нашего внимания на содержании сказанного. Это интонация, мелодия речи, наличие и длительность пауз, громкость голоса, ритм речи и пр.

Речь базируется на задействовании механизма ассоциаций. Они представляют собой способность нашего интеллекта восстанавливать прошлую информацию по отношению к той, которая в данный момент принимается человеком, то есть когда одно представление вызывает другое. Эффект достигается благодаря тому, что говорящий создаёт общее информационное поле делового взаимодействия, которое помогает собеседнику активно соучаствовать и понимать партнёра.

Различают следующие характеристики человеческого голоса.

Скорость речи. Оживлённая, бойкая манера говорить, быстрый темп речи свидетельствуют об импульсивности собеседника, его уверенности в себе; спокойная медленная манера указывает на невозмутимость, рассудительность, основательность; заметные колебания скорости речи обнаруживают недостаток уравновешенности, неуверенность, лёгкую возбудимость человека.

Громкость. Большая громкость голоса присуща, как правило, истинной силе побуждений (жизненной силе), либо кичливости и самодовольству; малая громкость указывает на сдержанность, скромность, такт или нехватку жизненной силы, слабость человека; сильные изменения в громкости свидетельствуют об эмоционально­сти и волнении собеседников.

Как показывает коммуникативная практика, усилению эмоциональной речи в иных случаях способствует отсутствие логических доводов. Рассказывают, что, когда Черчиль готовился к выступлениям, то, работая с текстом, он делал на полях пометки типа: «аргументы слабые, усилить голос...».

Артикуляция. Ясное и чёткое произношение слов указывает на внутреннюю дисциплину, потребность в ясности и на недостаток живости; неясное, расплывчатое произношение свидетельствует об уступчивости, неуверенности, мягкости, вялости воли.

Высота голоса. Фальцет зачастую присущ человеку, у которого, мышление и речь больше исходят из интеллекта; грудной голос - мышление и речь сопровождаются повышенной эмоциональностью, естественные, а не искусственно созданные; высокий пронзительный голос - признак страха и волнения; низкий тон голоса - это расслабленность, покой и достоинство.

Режим или течение речи. Ритмическое говорение (ровное перетекание слов с лёгкими, периодическими колебаниями) - богатство чувств, уравновешенность, как правило, хорошее основное настроение; строго цикличное, правильное говорение - сильное осознание переживаемого, напряжение воли, дисциплина, педантичность, холодность чувств; округлотекучая манера говорить - глубокая, полная эмоциональная жизнь; угловато-отрывистая манера - трезвое, целесообразное мышление.

Следует заметить, что скорость речи различна в разных странах. В странах индоевропейских языков говорят со скоростью от 200 до 500 слогов в минуту (скорость ниже или выше этих значений соответственно определяется как «крайне медленная» или «крайне быстрая»). Исходя из этого можно дать такое определение:

- менее 200 слогов в минуту - относительно медленная речь;

- около 350 слогов в минуту - относительно нормальная речь;

- около 500 слогов в минуту - относительно быстрая речь.

Специалисты по вербальной коммуникации считают, что, например, для французов или итальянцев «нормальная скорость» обычно выше, чем для немцев. Поэтому так сложно переводить итальянские и французские фильмы на немецкий язык: синхронизация становится делом крайне тяжёлым; при переводе с английского - проблема прямо противоположна.

Во время делового взаимодействия иногда возникают паузы, причины которых весьма разнообразны:

- чтобы придать дополнительную силу последующим словам;

- в связи с тем, что собеседник задумался;

- чтобы выиграть время для размышления;

- с целью предоставить шанс партнёру для высказывания;

- как реакция на сигналы тела собеседника, свидетельствующие о желании что-то сказать;

- потому что говорящий отвлёкся;

- паузы затруднительного положения, во время которых надеются, что может быть заговорит собеседник, в противоположность паузам тактическим, во время которых также рассчитывают, что заговорит другое лицо, но уже из других соображений.

Если один из партнёров отвлёкся (например, кто-то заглянул, приоткрыв дверь), то возникает пауза, за которой следует или задумчивое переспрашивание, или что-нибудь типа "Впрочем...", "Кстати..." Таким образом, пауза по своему значению в принципе ничего собой не представляет. Вместе с тем, как показывает практика делового взаимодействия, она зачастую несёт в себе много больше информации, чем порой может содержаться в словах.

Всё сказанное свидетельствует о том, что деловым людям необходимо научиться слушать паузу, уметь интерпретировать причины молчания. Такое умение приносит весьма полезную информацию как в телефонных разговорах, так и во время бесед, деловых встреч, переговоров, особенно в совокупности с другими сопутствующими сигналами тела, несущими важную дополнительную информацию. Для развития этого умения целесообразно интерпретировать паузы во время парламентских дебатов при показе их по телевидению.

Для снятия напряжения в коммуникации может быть использован смех. Смех считается антистрессовым фактором. Благодаря смеху разряжается обстановка, снимается психологическое, а порой и физическое напряжение, он является целительным, оздоравлива-ющим средством.

Паралингвистические особенности речи деловых людей позволяют получать самую разнообразную информацию, дополняющую язык тела, и делать некоторые выводы о личностных особенностях человека, его характере, внутренних состояниях и чувствах.

В общении важно всё: позы собеседников, их жесты, мимика, интонация, дистанция между ними. Нам не совсем «уютно», когда малознакомый собеседник, что называется, «хватает нас за пуговицу» - в разговоре нужно соблюдать принятое между собеседниками расстояние. Чтобы можно было говорить о дистанции, которая в зависимости от обстоятельств отделяет нас от другого, нужно подразделить окружающее нас пространство на четыре зоны: интимную, личную, социальную, публичную.

Интимная зона в коммуникации (от 15 до 45см)

Людей, которых мы не подпускаем к границе интимной зоны, мы держим на расстоянии примерно вполовину вытянутой от тела руки (не менее 45см). Единственное условие, при котором мы подпускаем кого-либо к себе близко - это доверие, в остальных случаях мы как бы окружаем себя «аурой», «панцирем».

В деловом взаимодействии вторгаться в чужую интимную зону вообще не принято, поэтому многие люди с трудом переносят ситуации, когда кто-нибудь без разрешения до них дотрагивается, похлопывает по плечу, а тем более пошлёпывает. Человек желает сам определять, с кем он хочет быть в «интимных» отношениях, а с кем нет. Поэтому тот, кто вторгается в чужую интимную зону, демонстрирует полное неуважение к партнёру, тем самым вызывая у него сильные отрицательные чувства) вплоть до отвращения.

Специалистами доказано, что чем сильнее человеку мешает чьё-то приближение, тем больше в его крови вырабатывается гормонов борьбы. В такой момент человек, как правило, готовится к самозащите. Это запрограммировано природой, гормоны стресса помогают организму либо справиться с внешней опасностью, либо убежать от неё. Если нет возможности осуществить то или другое, тогда гормон превращается в «яд». Вот почему человек, нарушивший интимную зону партнёра, причиняет ему не только «психологический», но и физиологический вред.

Величина интимной зоны в каждый конкретный момент зависит от внешних (в транспорте) и внутренних обстоятельств, а именно:

а) от статуса того, с кем происходит деловая коммуникация;

б) от собственного настроения в данную минуту (или чувства безопасности).

Стратегией сознательного вторжения в интимную зону другого зачастую пользуются люди, которые хотят «согнуть» кого-либо, используя вторжение в его интимную зону в том случае, когда он не может защититься.

Нарушение интимной зоны подчинённых свойственно некоторым менеджерам. Так, иногда руководители позволяют себе некоторые «вольности» (например, обнимают «своих» сотрудников) и в то же время энергично возражают, чтобы то же самое проделывали с ними. Они не имеют и представления о том, что беспардонное поведение может лишить других чувства безопасности, ввести их в состояние раздражения и оскорбить.

О положении человека в той или иной фирме можно судить по следующим показателям. Например, чем больше письменный стол, тем (чаще всего) выше статус его владельца. Но чем больше стол, тем больше и дистанция, вынужденно разделяющая хозяина стола и делового партнёра, посетителя, коллегу. За таким столом обсуждаются, как правило, деловые проблемы, а для беседы в более непринуждённой обстановке целесообразно пересесть ближе к партнёру, в специально организованный для этих целей уголок.

Если всё же переговоры ведутся за большим столом, то следует для партнёра освободить край стола, где он сидит, чтобы он мог разместить на нём бумаги. Если этого не сделано, партнёр вправе расценивать это как сигнал, означающий:

- ревнивое оберегание своего стола;

- сознательное создание неудобного положения для посетителя;

- плохое воспитание, непонимание ситуации.

Умение распознавать сигналы дистанцирования позволит вам на деловом мероприятии определить, кто из присутствующих является главным лицом, чтобы переговорить об интересующем вас вопросе именно с ним. Наблюдайте за тем, кому окружающие выделяют больше места - это и есть человек, принимающий основные решения.

Зоны интимной дистанции отличаются друг от друга в зависимости от той или иной культурной среды. В Западной Европе они составляют 60 см. В Восточной Европе эта зона, как уже было отмечено, равна приблизительно 45 сантиметрам. В странах Среди-земноморья это расстояние от кончика пальцев до локтя.

Организаторы массовых мероприятий должны знать, что при хорошей посещаемости следует планировать приблизительно 0,5 м кв. на человека. Если ожидается, что на таком-то мероприятии гостей будет не очень много, то тогда на человека планируется до 1 м кв. Теснота изменяет душевное состояние. Чем теснее круг людей, тем легче сделать их агрессивными. Чем меньше тесноты, тем проще управлять аудиторией. Всё это следует учитывать при организации собраний, митингов, конференций и презентаций.

Нарушение границ территории, в особенности интимного пространства делового человека, сопровождается сигналами тела, а именно:

- беспокойное ёрзанье, сигнализирующее о желании удалиться;

- закидывание ноги на ногу, поворот в сторону и подготовка к бегству;

- постукивание пальцами (сигнал внутренней тревоги);

- опора на руки с намерением подняться, что сигнализирует о желании встать и удалиться;

- опускание подбородка на грудь: «Я подчиняюсь, да, мне страшно и я защищаю свою шею, оставьте меня в покое»;

- приподнимание плеч для прикрытия шеи: «вторжение я расцениваю как нападение и защищаю свою шею»;

- хватание предметов, особенно карандашей, которые затем в большинстве случаев заточенным концом поворачиваются в сторону «оккупанта»:

Личная зона в деловом общении (от 45 до 120 см.).

В этом пространстве должны реализовываться нормальные коммуникационные процессы, происходящие между деловыми партнёрами. Личная или межличностная дистанция характерна для таких форм делового общения, как беседа, деловые переговоры или дружественная встреча, приём посетителей и консультирование. Она предназначена, как правило, для деловых контактов, но может быть открыта, например, для начальника, коллег или обслуживающего персонала, однако лишь до тех пор, пока мы не увидим угрозу нашей интимной зоне. Важно, чтобы деловые партнёры фиксировали те сигналы тела, которые свидетельствуют о приближении к «допустимой» границе. Ведь отрицательная реакция и психологический дискомфорт при нарушении дистанции возникают бессознательно. Об этом следует помнить всем, кто работает с клиентами: юрист - клиент, врач - больной, продавец - покупатель и пр. Как бы ни была важна ваша проблема, нельзя в буквальном смысле слова «наседать» на партнёра, в противном случае отрицательный результат вашим переговорам обеспечен.

Знание подобных фактов даёт возможность деловым людям, с одной стороны, соблюдать «правила игры» (неписаные правила приличия), с другой, использовать пространственные характеристики для сознательной трансформации сценариев взаимодействия.

Социальная зона в коммуникации (от 1,2 до 3,5 м)

Социальная зона - это то расстояние, на котором мы держимся от людей, которых не очень хорошо знаем или вовсе незнакомы, а также при взаимодействии с малой группой – 15±7 человек. Обычно такое расстояние принято при групповой деловой встрече, совещании, дискуссии, пресс-конференции, семинаре, «круглом столе» и пр.

Социальная зона позволяет её участникам не только слышать партнёра, но и видеть; как правило, взгляд должен быть направлен на лицо и на руки. Ладони человека приспособлены для того, чтобы прикрывать лицо. Во многих жестах «рука-лицо» присутствует желание что-нибудь скрыть. Например, если партнёр или коммуникатор, общающийся с группой, смеётся «в ладошку», это значит, что он не хочет, чтобы смех заметили. Для этого человек подносит одну или обе руки со сведёнными вместе пальцами ко рту. Лицо закрывают также при чувстве смущения, стыда или же когда не хотят демонстрировать свою реакцию, или для защиты.

Если кто-то во время обсуждения проблемы прикладывает свои ладони к одной или к обеим сторонам головы, создавая «шоры», то тем самым он хочет оградить себя от раздражителей, чтобы целиком и полностью сконцентрироваться на информации: той, которую слышит, или той, которую хочет высказать сам.

Количество жестов «рука-лицо» заметно возрастает, когда кто-то из участников взаимодействия лжёт или пытается солгать. Наиболее часто «лжецами» используются следующие жесты, которые при социальной дистанции великолепно «считываются»: поглаживание подбородка, прикрытие рта, касание носа, потирание щеки, касание или поглаживание волос на голове, потягивание за мочку уха, потирание или почёсывание бровей, сжимание губ.

Символически эти движения означают либо самонаказание, либо успокаивание, либо маскировку.

Показателен при групповой дискуссии жест зажатия ушей двумя руками, что означает стремление перебить возражающего вам человека, как бы говоря: «Я совсем не хочу слушать то, что ты говоришь». Если партнёр как бы тянет себя за мочку уха - это может быть сигналом либо наказания самого себя за то, что совесть нечиста, либо растерянности.

Весьма полезную для делового взаимодействия информацию о партнёре можно получить наблюдая за движениями «рука-нос». Оказывается, неуверенные в себе люди значительно чаще касаются своего носа, чем те, которых можно отнести к категории чувствующих себя уверенно. С прикосновением к носу могут быть связаны состояния задумчивого размышления и пассивности.

Однако в большинстве случаев прикосновение к носу представляет собой знак проявления смущения, застигнутости врасплох. При этом касание носа и ложь (или попытка солгать) очень часто происходят одновременно. Дело в том, что в момент сознательной лжи у человека возрастает напряжение. Это приводит к физиологическим изменениям в носу, вызывающим зуд. Едва ощутимое щекотание и желание поднести руку «сходятся» и «запускают» само движение.

С носом в деловом мире связаны определенные знаки и послания на языке тела. В Англии, например, поднесение пальца к носу сигнализирует о секретности и скрытности. В центре Италии этим жестом как бы говорят: «Будь осторожен – опасно». В обоих вариантах, как мы видим, присутствуют элементы хитрости и лукавства. В Англии как бы выражают этим следующее: «Мы хитрецы», а в Италии: «Другие люди – хитрецы». В целом можно заметить, что касание носа, как правило, происходит в стрессовых ситуациях.

Все эти связки хорошо видны лишь на расстоянии, поэтому, оказавшись в социальной зоне общения, целесообразно как можно лучше контролировать самого себя и внимательно наблюдать за партнёрами коллективного взаимодействия.

Публичная, или открытая, зона общения (более 3,5 м)

Публичная зона - это расстояние, предпочтительное при взаимодействии с большой группой людей, с массовой аудиторией. Это такие формы делового общения, как собрания, пресс-конференции с большой группой журналистов и заинтересованных партнёров, презентации, публичные лекции, доклады и речи и пр.

Публичную зону принято также называть открытой. К ней относится и дистанция между говорящим и слушающим, например: лектор и аудитория, руководитель конференции и её участники, специалист по паблик рилейшнз и журналисты, фоторепортёры и другие участники брифинга или пресс-конференции. Размеры отрытой зоны не ограничены, они могут в принципе простираться до бесконечности, но в пределах возможности заснять людей фо­то-, кино- или телекамерой.

Таким образом, в деловой коммуникации важным элементом этикета является соблюдение границ и зон взаимодействия, нарушение этого правила чревато самыми серьёзными последствиями. Например, в пылу чувств дружески похлопав по плечу партнёра, с которым вы только что условились о выгодной сделке, вы рискуете утратить договоренность.

В деловом общении нет мелочей. Для достижения эффективного результата бесед, переговоров, совещаний и пр. необходимо продумать не только интимное и личное пространство для участников коммуникации, но и организацию пространственной среды, то есть адекватную форме и целям встречи расстановку столов и стульев. Хозяин офиса должен программировать пространство с учётом своих намерений и предпочтений. Он может создать посетителю уютную или неуютную атмосферу, только лишь поставив стул тем или иным образом: например, напротив себя, за рабочим столом, да еще спиной к двери - это дискомфортная позиция, а за кофейным столиком в мягких крестах - это удобная для посетителя позиция, однако беседу при такой рассадке трудно быстро закончить.

Запомните следующие практические рекомендации участникам делового взаимодействия.

Походка

- Идите навстречу партнёру спокойно и свободно.

- Направьте свой взгляд на него.

Положение стоя

- Поставьте ноги параллельно на небольшом расстоянии друг от друга, напрягите бёдра.

- Не стойте так, как будто вас застали в тот момент, когда вы сделали ошибку.

- Правильная поза та, когда вы стоите прямо, а не наклоняетесь вперёд или назад.

- Опустите руки вдоль туловища, не держите их, скрестив перед собой.

Положение сидя

- Не садитесь прямо напротив партнёра. Повернитесь немного в сторону.

- Сидите спокойно, свободно, опираясь на спинку стула. Кто сидит на краю стула, сигнализирует: я готов вскочить.

- Вытяните ноги.

- Вы можете во время переговоров изменить положение тела. Чаще всего изменение положения отражает ваше внутреннее состояние.

Голос

- Выражайте эмоции голосом.

- Неуверенные люди говорят чаще всего тихо и колеблются.

- У агрессивно настроенных людей голос звучит резко, громко, взволнованно, холодно или язвительно.

- Самоуверенные люди говорят твёрдо и выразительно.

- Говорите неторопливо и делайте паузы.

- Глубоко вдохните и выдохните несколько раз, чтобы проконтролировать свой голос.

- Потренируйте до переговоров интонацию своих наиболее важных высказываний. Нередко модуляция важнее, чем содержание сказанного.

Мимика

- Сохраняйте приветливое выражение лица.

- Избегайте морщить лоб.

- Находите визуальный контакт, избегайте смотреть в упор.

Какие сигналы выдают неискренность, обман

В деловом взаимодействии довольно-таки частое явление - ложь и обман, поэтому каждому деловому человеку необходимо научиться распознавать сигналы лжи. Это распознавание возможно на разных уровнях: психофизиологическом, вербальном и невербальном. Если на первом уровне информация поступает через внешние проявления деятельности внутренних органов, то на втором - через логический анализ получения информации и соотнесения её с сигналами невербального уровня.

Делать выводы о мыслях человека по его мимике было давно присуще людям, особенно обращалось внимание на глаза. Однако, как уже не раз отмечалось, нельзя делать выводы лишь по какому-то конкретному сигналу, нужна совокупность сведений.

Возникает вопрос: «Возможна ли подделка языка тела?» Большинство специалистов по невербальным средствам коммуникации считают, что нет, ибо в этом случае человека выдает отсутствие соответствия между жестами, микросигналами организма и сказанными словами.

Например, раскрытые ладони ассоциируются с честностью, но, когда обманщик раскрывает вам свои объятия и улыбается вам, одновременно говоря ложь, микросигналы его организма выдают его потаённые мысли. Это может быть искривление лицевых мышц, расширение или сужение зрачков, испарина на лбу, румянец на щеках, учащённое моргание и множество других мелких жестов, сигнализирующих об обмане.

Исследования с применением замедленной киносъёмки показали, что эти микрожесты проявляются лишь долю секунды и заметить их могут или специалисты по коммуникации, или люди с хорошо раз­витой интуицией. Тем не менее большинство людей на подсознательном уровне могут замечать те нюансы, которые говорят о лжи.

Гораздо труднее разоблачить внутренние, мысленные приёмы. Ведь достаточно подумать о чём-либо, вызывающем ярость или сексуальную эмоцию, на худой конец - помножить в уме два много­значных числа, чтобы таким образом скрыть истинные мысли. Однако человека часто выдаёт страх перед разоблачением, и он, как правило, разоблачает себя сам - если не поведением, так своими непроизвольными реакциями.

Никто из деловых людей, конечно же, не хочет быть обманутым, поэтому необходимо овладеть теми признаками внешнего вида, поведения, речи человека, которые указывают на то, что он лжёт. Некоторую помощь при тщательном, но ненавязчивом наблюдении за партнёром в диагностике лжи могут оказать сигналы, выдающие стрессовое состояние. Это прежде всего физиологические симптомы, своеобразные мимика и жестикуляция человека, а также некоторые его слова и фразы.

- Появляются капельки пота, особенно над верхней губой или на лбу.

- Сухость во рту вызывает у человека желание пить.

- Сухость губ ведет к их периодическому облизыванию.

- Зрачки сужаются.

- Дыхание становится тяжёлым, приобретает неприятный запах.

- Выдох становится шумным, вздохи глубокие.

- Изменяется цвет лица (краснеет, бледнеет или покрывается пятнами).

- Начинают подёргиваться мышцы лица (веко, уголок рта, кончик брови и пр.), появляется лицевой тик.

- Рот кривится, напрягаются губы, человек покусывает или жует их.

- Тело начинает бить дрожь, голос тоже дрожит.

- Учащается мигание (моргание).

- Периодически появляется потребность выйти в туалет.

- Руки покрываются гусиной кожей, начинается зевота.

- Учащается сердцебиение, что ведет к усилению пульсации крови в сосудах на шее, лбу, висках, в сонной артерии.

- Появляется заикание или нервный кашель (покашливание).

- Теряется контроль над тембром голоса, его тоном.

- Происходит частое и (или) сильное сглатывание слюны, при этом кадык судорожно движется.

История попыток выявлять обман на основе изучения физиоло­гических реакций уходит своими корнями в далёкое прошлое. Наиболее древние свидетельства упоминаются ещё в древнекитайских хрониках. Более трёх тысяч лет назад подозреваемому в преступле­нии давали съесть горсть сухого неварёного риса. Считалось, что только невиновный человек способен выполнить данную процедуру, а у виновного в преступлении всё во рту пересохнет от страха.

Ложь вызывает практически у любого человека волнение. Пытаясь с ним справиться или сделать его менее заметным, человек совершает беспорядочные, неоправданные движения. Каждый деловой человек, участвуя в беседе, ведя переговоры, полемизируя с другими, может зафиксировать эти сигналы.

Человек, который лжет, обычно:

- не может спокойно усидеть на одном месте;

- теребит края своей одежды, стряхивает с неё пыль, снимает сорин­ки (реальные, а порой и мнимые);

- потирает руки, интенсивно курит и т. п.;

- трогает голову, поправляет волосы, касается различных частей лица - рта, глаз, ушей, носа;

- играет с какими-либо предметами (поправляет манжету рубашки, ремешок часов, перебирает листки, завязывает или перевязывает шнурки, что-то подкидывает и ловит, «крутит» туда-сюда ключи и пр.).

- не может сдержать появляющуюся дрожь в коленях;

- стремится как бы спрятать своё тело, вывести его из вашего поля зре­ния (облокачивается на шкаф, при этом практически прячась за ним, разваливается на стуле или в кресле, съезжая с него под стол и т. п.);

- покусывает губы или ногти, почёсывает разные части тела: шеи, лица, головы;

- оттягивает воротник рубашки и интенсивно трёт шею под ним;

- отводя взгляд вниз, сильно трёт один глаз;

- избегает взгляда собеседника или, наоборот, постоянно смотрит ему прямо в глаза, явно при этом переигрывая;

- покачивает ногой или направляет ноги к выходу;

- мимолётные изменения в выражении лица;

- у него наблюдается рассогласование между словами и жестами (кивание головой при отрицательных ответах, покачивание головой при положительных ответах);

- тело повёрнуто в сторону от собеседника, голова опущена, втянут подбородок;

- брови хмурятся или поднимаются;

- руки держатся в области паха (бессознательная попытка защи­титься);

- руки прячутся, беспокойно движутся или указывают в сторону, невольно отвлекая внимание; ладони рук неосознанно скрыва­ются;

- партнёр держится за какой-нибудь предмет (портфель, стул, двер­цу автомобиля и пр.) или облокачивается на него;

- периодически почёсывает или потирает нос, особенно в процессе разговора;

- улыбается чаще, чем требует ситуация;

- прикрывает рот рукой в процессе разговора, руки держит близко ко рту или горлу.

Для того чтобы понять, действительно ли перед вами неискренний человек, недостаточно только наблюдать за ним, фиксируя невербальные сигналы и физиологические изменения, нужно также внимательно слушать, и если собеседник злоупотребляет следующими выражениями и высказываниями, необходимо проявлять бдительность.

Когда деловой партнёр пытается убедить в своей искренности, чрезмерно подчёркивает свою честность, настаивает на том, что говорит правду (в случаях, когда вы никак не выражаете недоверия к его словам):

- Клянусь здоровьем, детьми, родителями...

- Честное слово, я не знаю, не вру, не обманываю...

- Клянусь богом, что говорю правду...

- Даю руку на отсечение...

- Это так же верно, как то, что...

- Честное слово.

Восточная мудрость гласит: «Ты сказал раз - я поверил, ты повторил, и я усомнился, ты сказал третий раз, и я понял, что ты врёшь».

Иногда во время лжи партнёры используют короткие отрицания или уклончивые ответы на вопросы, впрямую не отвечая ни на что:

- Вы же сами это говорили!

- Я не уверен.

- Вы уважаете меня?

- Вы, несомненно, человек серьезный.

- Я об этом ничего не знаю.

Практика делового взаимодействия свидетельствует: искренний человек отстаивает свою искренность при выражении вами сомнений в ней, тогда как уклончивые ответы на прямые вопросы не вписываются в понятие нормального поведения. Такая неадекватность объясняется тем, что человеку в ходе взаимодействия становится всё труднее обманывать и он:

- проявляет всё большую нерешительность в высказываниях;

- отвлекает собеседника многочисленными вопросами;

- не желает или утрачивает способность отвечать на вопросы;

- делает длительные паузы перед ответами на вопросы, а сами ответы становятся всё более запутанными;

- использует уловку: отвечает вопросом на вопрос;

- может отказаться от объяснений без всяких видимых причин;

- старается оказать противодействие собеседнику при выяснении тех или иных фактов, обстоятельств или проявляет желание помочь;

- громогласно негодует, возмущается по незначительному поводу;

- может пожаловаться на плохое самочувствие, попросить помощи в оказании медицинских услуг;

- заметно меняет стиль поведения: от спокойного - к взволнованному и наоборот, вплоть до отсутствия реакций.

Таким образом, симптомы лжи, неискренности можно выявить. С этой целью проделайте следующее:

1) задавайте прямые вопросы, глядя прямо в глаза собеседнику, и следите за его реакцией;

2) глядите на партнёра в упор, с явным выражением сомнения в дос­товерности его утверждений;

3) используйте речевые, мимические и прочие приёмы, направленные на активизацию реакций собеседника;

4) ведите разговор с нарушением интимной зоны собеседника, подходите к нему сзади, сбоку, спереди;

5) посадите вашего собеседника спиной к открытому пространству (двери, проходу, окну);

6) ладони поверните вниз, к полу;

7) используйте вопросы-ярлыки («не так ли?»), приём «выбор без выбора» (типа «сейчас или позже?»).

Как известно, многие люди, склонные к обману, первым делом стремятся внушить своим потенциальным жертвам чувство полного доверия. Здесь всё идёт в дело: формирование соответствующей репутации и создание имиджа правдивого, честного человека, открытая, обаятельная улыбка, доверительный тон разговора, создание некой легенды, обеспечивающей некритическое восприятие со стороны партнёра, и многое другое, что сегодня в ходу у политиков, предпринимателей, банкиров, адвокатов.

Для того чтобы внушить своим потенциальным «партнёрам-жертвам» чувство доверия к себе, нечестные люди используют и невербальные средства коммуникации, которые, как правило, также вводят в заблуждение: открытая ладонь, клятва с рукой на сердце, протягивание к вам одной или двух открытых рук, улыбка, обворожительная наивность и многое другое.

Всё перечисленное - серьёзное основание для наблюдения за партнёром и анализа всех поступающих сигналов.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ

Лекция 6. ФОРМЫ ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ

Практически все дела начинаются, осуществляются и завершаются при помощи речевых взаимодействий между людьми. Очень многие производственные вопросы требуют коллективного обсуждения и решения, необходимо повседневное коммуникативное взаимодействие людей.

Общепринятыми формами деловой коммуникации являются деловые беседы, совещания, собрания, переговоры, конференции, разнообразные деловые встречи. В жизни любой организации или предприятия эти виды делового общения занимают важное место. Обмен информацией, выдвижение и разработка рабочих идей, контроль и координация деятельности сотрудников, подведение итогов и оценка достигнутого — вот лишь некоторые стороны деятельности организации, которые связаны с проведением совещаний и деловых бесед разного рода.

Развитие рыночных отношений в нашей стране, интенсификация предпринимательской коммуникации вследствие эволюции в сфере информатики, порождают необходимость быстрого и беспрепятственного распространения деловой информации, а значит организации и проведения инновационных форм делового общения, таких, как презентации, «круглые столы», пресс-конференции.

Для каждого из нас очевидно, что разговор между сотрудниками одной и той же организации, обсуждающими деловой вопрос, или разговор между руководителем и подчинённым принципиально отличаются от разговоров между этими же людьми вне служебных рамок.

Деловое общение — это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определённой задачи (производственной, научной, коммерческой и т.д.) От качества делового общения зависят взаимопонимание, согласованность действий и чёткость приоритетов, возникающих у людей, занятых общим делом.

Эти особенности служебно-делового общения во многом объясняют характер требований к речевой коммуникации в деловой среде. Эти требования могут быть сформулированы следующим образом:

- чётко определяйте цели своего сообщения;

- делайте сообщение понятным и доступным для восприятия разными группами работников: находите конкретные иллюстрации общих понятий, развивайте общую идею, используя яркие примеры;

- делайте сообщения по возможности краткими и сжатыми, отказывайтесь от излишней информации, привлекайте внимание сотрудников лишь к тем проблемам, которые касаются их конкретно;

- в разговоре с сотрудниками следуйте правилам активного слушания, демонстрируйте им сигналы вашего понимания и готовности к совместным действиям.

Между собой формы деловой коммуникации сближают такие моменты, как

- ориентация на интересы работы,

- спланированность,

- некоторый формализм языка.

Специфическими жанрами деловой коммуникации можно считать спор, дискуссию, полемику, дебаты, прения, которые зачастую являются составляющими таких форм делового общения, как совещания, собрания и конференции, а могут иметь и самостоятельное значение.

Рассмотрим особенности каждой формы деловой коммуникации, используя следующие критерии:

- цель проведения (зачем?);

- контингент участников (кто?, с кем?, для кого?);

- регламент (как долго?);

- коммуникативные средства реализации намерений (как?);

- организация пространственной среды (где?);

- ожидаемый результат (какой?, что "на выходе"?).

Перейдём к более подробной характеристике такой формы деловой коммуникации, как беседа, выделим некоторые организационные и психологические особенности делового общения, которые во многом определяют речевое поведение деловых партнёров и отличают его от общения вне деловой среды.

ДЕЛОВАЯ БЕСЕДА

Деловая беседа — это разговор преимущественно между двумя собеседниками, соответственно её участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, т.е. общение носит во многом межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнёров друг на друга.

Деловая беседа представляет собой своеобразную психологическую пьесу, включающую монологи и диалоги, определённый набор ролей, разыгрываемых в рамках конкретного времени. Наиболее распространённой формой общения в беседе является диалог.

Диалог - это разговор по очереди, т.е. двустороннее общение, целью которого является либо стремление лучше понять характер возникшей проблемы, либо воздействие на одного из собеседников с учётом его интересов и мнения по обсуждаемому вопросу. Поэтому необходимо так формулировать вопросы, определения, оценки, чтобы они прямо или косвенно приглашали собеседника высказать своё отношение к изложенному мнению. Благодаря эффекту обратной связи, который наиболее ярко проявляется именно в непосред­ственном межличностном взаимодействии, беседа позволяет руко­водителю реагировать на высказывания партнёра в соответствии с конкретной ситуацией, т.е. с учётом цели, предмета и интересов партнёров.

Деловую беседу как непосредственное взаимодействие двух её участников нужно строить на основе следующих важных принципов:

- сознательной настройки на уровень собеседника, учёта содержания выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности, жизненного и трудового опыта, интересов, особенностей его мышления и речи;

- рациональной организации процесса беседы, что прежде всего означает краткое изложение собеседниками содержания информации по обсуждаемой теме, ибо пространное изложение и избыточная информация осложняют усвоение самого существенного;

- простоты, образности, чёткости языка как условия доходчивости информации; следовательно, ориентации на собеседника;

- тактичность, действительное стремление понять точку зрения собеседника, заинтересованность в перспективах ваших взаимоотношений.

Беседы различаются как по форме, так и по содержанию. Существуют беседы равных (по положению) партнёров, коллег и неравных (например, руководитель - подчинённый).

Основная цель беседы, как и любого другого коммуникативного жанра, - обмен информацией, однако в зависимости от предметного содержания возможен многоцелевой характер бесед. Различают беседы, связанные с наймом и увольнением персонала, и беседы типа «поручение производственного задания», беседы для анализа и разрешения конфликтных ситуаций и беседы с подчинёнными дисциплинарного характера, беседы, подготавливающие персонал к внедрению новаций, и беседы, носящие неформальный характер, для улучшения психологического климата коллектива.

В каждом из перечисленных видов бесед цели будут связаны не­посредственно с предметом разговора. Так, например, беседу при найме проводят с целью диагностики профессионального и личностного потенциала кандидата на должность для принятия решения о найме, а цель беседы «на ковёр» - выявить причины нарушения дисциплины или некачественного выполнения работы и изменить мотивацию поведения работника. Цель беседы «поручение задания» - не только проинформировать работника, но и проинструктировать, а беседы неформального характера, как правило, предполагают так называемое «зондирование» ситуации для того, чтобы знать, что происходит, как складываются отношения в коллективе, какие есть «болевые точки», о которых руководитель обязательно должен знать, чтобы вовремя включиться в решение проблем.

Как правило, деловые беседы планируются заранее. В процессе подготовки определяется предмет беседы, круг вопросов, который целесообразно обсудить, основные намерения, которые необходимо осуществить. При проведении бесед зачастую используются разнообразные документы и материалы, их также нужно заранее подготовить. Особое внимание следует уделить отработке хода беседы:

- продумать вопросы, которые необходимо задать собеседнику;

- определить желаемый конечный результат;

- установить регламент и место проведения беседы;

- определить её стратегию и тактику.

При подготовке к деловой беседе целесообразно продумать следующие вопросы:

1. Четко ли ты представляешь желаемый результат? (Что ты хочешь иметь в конце беседы?)

2. Как можно будет оценить этот результат? (Достигнуты ли поставленные цели?)

3. Каковы твои предположения о целях собеседника?

4. Какие средства ты имеешь для достижения поставленных целей?

5. Какая позиция по отношению к партнёру оптимальна?

6. Как ты донесёшь до партнёра свою позицию?

7. Как ты узнаешь его установки, позицию и убеждения?

8. С какими барьерами ты столкнёшься?

9. Как подстраховать себя и снизить вероятность этих барьеров?

10. Как снять противоречия; если они будут?

11. Как настроить себя на терпимость к собеседнику и учесть естественные различия в восприятии и оценке будущей работы?

12. Какие применять способы воздействия на партнёра?

13. Какую аргументацию при этом использовать?

14. Как вести себя, если возникнет конфронтация, и будут использованы нечестные приёмы со стороны партнёра?

15. Как облегчить согласование мнений с партнёром?

16. Насколько раскрывать свои позиции?

17. Как управлять атмосферой разговора?

18. Как управлять собой, если партнёр вызывает раздражение?

19. Каковы интересы партнёра и как их понять?

20. Чего ни в коем случае нельзя допускать в беседе?

Эффективное ведение беседы - чрезвычайно сложное дело. Отсутствие умения вести деловую беседу является пробелом в профессиональной подготовке и экономически обходится намного дороже, чем это кажется на первый взгляд. Правильное проведение деловых бесед способствует приросту производительности труда на 20-30%.

Запомните, что во время беседы ни в коем случае нельзя:

- перебивать речь собеседника;

- негативно оценивать его высказывания;

- подчёркивать разницу между собой и партнёром;

- резко убыстрять темп беседы;

- избегать вторжения в личную зону партнёра;

- пытаться обсуждать вопрос, не обращая внимания на то, что партнёр возбуждён;

- не желать понять психическое состояние партнёра в момент собеседования.

Деловая беседа состоит из пяти фаз:

1. Начало беседы.

2. Передача информации.

3. Аргументирование.

4. Опровержение доводов собеседника.

5. Принятие решений.

В зависимости от назначения беседы могут иметь, например, такие цели:

- закрепить хорошие отношения с сотрудником;

- повысить удовлетворенность работника разными аспектами трудовой деятельности, содержанием работы, условиями труда, режимом деятельности и пр.;

- побудить работника, делового партнёра, клиента к определённым действиям;

- обеспечить коллективное сотрудничество в рамках отдела, фирмы, между организациями;

- обеспечить лучшее взаимопонимание.

Такого рода перспективные цели должны непременно лежать в основе всех деловых контактов, независимо от предмета разговора. Вместе с тем не менее важное значение для оптимального построения содержательной части беседы имеют её ближайшие цели и задачи, например такие, как: выяснить конкретные факты; осуществить эмоциональную разрядку одной из сторон; что-то проверить, о чём-то важном рассказать, чтобы узнать мнение, отношение и пр.

Очень важной частью беседы является её начало. Некоторые считают, что этот процесс можно сравнить с настройкой инструментов перед концертом. Действительно, инициатору беседы нужно выработать правильное и корректное отношение к собеседнику, так как начало беседы - это «мост» между партнёрами по деловой коммуникации.

Задачи первой фазы беседы:

- установление контакта с собеседником;

- создание приятной атмосферы для беседы;

- привлечение внимания к предмету собеседования;

- пробуждение интереса к беседе;

- перехват инициативы (в случае необходимости).

Запомните, как не следует начинать беседу:

1. Всегда следует избегать извинений, проявления признаков неуверенности. Негативные примеры: "Извините, если я помешал...", "Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать..."

2. Также необходимо избегать любых проявлений неуважения, пренебрежения к собеседнику, подобных следующим примерам: "Давайте с вами быстренько рассмотрим...", "Я как раз случайно проходил мимо и заскочил к вам...", "А у меня на этот счёт совершенно другое мнение..."

3. Не следует первыми вопросами вынуждать собеседника подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию. Хотя это логичная и совершенно нормальная реакция, но с психологической точки зрения - это промах.

Существует множество способов начать деловую беседу, но, как и в шахматах, практика выработала ряд «правильных дебютов». К наиболее перспективным можно отнести следующие приёмы начала беседы:

Метод снятия напряжённости. Несколько тёплых слов позволяют создать в самом начале беседы доброжелательную атмосферу. Комплименты, шутка, вызвавшая смех, также способствуют созданию дружественной обстановки.

Метод «зацепки». Позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав её с содержанием беседы, и использовать эту «зацепку» как исходную точку для реализации планируемых намерений. В этих целях можно с успехом использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или нестандартный вопрос.

Метод стимулирования игры воображения. Предполагает постановку в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны в ней рассматриваться. Этот метод даёт хорошие результаты, когда деловой партнёр обладает чувством оптимизма и трезвым взглядом на ситуацию.

Метод прямого подхода. Когда деловые партнёры ограничены временем или вопрос требует немедленного обсуждения и решения, можно использовать метод прямого подхода, без какого бы то ни было вступления. Схематично это выглядит следующим образом: вкратце сообщаем причины, по которым была назначена беседа, бы­стро переходим от общих вопросов к частным и приступаем непо­средственно к теме беседы.

Если предварительная подготовка к беседе была основательной и все возможные ситуации тщательно продуманы, то в основной части деловой беседы её инициатор будет чувствовать себя уверенно.

При подготовке к основной части деловой беседы необходимо учитывать следующие рекомендации:

1. Готовьте свой первый вопрос так, чтобы он был коротким, интересным, но не дискуссионным.

2. Обращайтесь к собеседнику по имени и отчеству или "Уважаемый коллега" там, где это допустимо.

3. Тщательно обосновывайте свои суждения.

4. Не употребляйте многозначных слов или объясняйте, в каком смысле вы их используете.

5. Проявляйте уважение к самому собеседнику, его мнению и интересам.

6. Следите, чтобы ваши вопросы содержали слова «почему», «когда», «как» - это исключает односложные ответы партнёра типа «да», «нет».

7. Добивайтесь предельной краткости в изложении своих позиций.

8. Если это не первая встреча с собеседником, то помните об изменениях, которые произошли с тех пор.

9. Обращайтесь к партнёру за советом независимо от его статуса (подчинённый, коллега, клиент...).

Большей эффективности при проведении деловой беседы способствует умение ставить себя на место партнёра, что позволяет лучше понять его намерения и действия. Полезно задавать самому себе вопрос: что бы нас интересовало, будь мы на его месте? Или: как бы мы реагировали на его месте? Этот подход предполагает постановку вопросов типа: "Ваша проблема заключается в том...", "Вам будет интересно узнать...", "Как Вы знаете", "Если Вы используете эти возможности, то..." Такой подход даёт собеседнику почувствовать, что его уважают и ценят как специалиста. Использование подобных приёмов в деловом общении поможет специалистам добиться успеха.

Фаза передачи информации логически продолжает начало бесе­ды и одновременно является «трамплином» для перехода к фазе ар­гументации. Цель этой части беседы заключается в решении сле­дующих задач:

1. Сбор специальной информации по проблемам, запросам и по­желаниям собеседника и его фирмы.

2. Выявление мотивов и целей собеседника.

3. Передача запланированной информации.

4. Формирование основ для аргументации или предварительная проверка правильности отдельных узловых пунктов аргументации и создание в случае необходимости новых «точек опоры» в сознании собеседника.

5. Анализ и проверка позиции собеседника.

6. По возможности предварительное определение конечных ре­зультатов беседы.

Основная часть беседы начинается после того, как, определив все предпосылки к данному разговору, инициатор беседы приступает к изложению своей позиции. Партнёр становится его оппонентом или слушателем. Здесь необходима взаимная доброжелательность, а при определённой тематике беседы, например при поиске новых направлений, разработке и обсуждении новых идей, инициатив целесообразна критика, что позволит принять более конструктивное решение по итогам беседы.

Собеседникам очень важно предусмотреть ситуации, когда на доводы одного из них следуют возражения другого. Если собеседник возражает, то в таком случае необходимо придерживаться рекомендаций:

- выслушайте сразу несколько возражений;

- не спешите с ответом, пока не поймете их суть;

- уточните, не говорите ли вы с собеседником о разных вещах;

- выясните, действительно ли возражения вызваны различными точками зрения или, может быть, была разной постановка вопроса;

- не отвечайте на возражения в категорическом тоне, это поможет вашему собеседнику и вам найти ответ на собственные возражения;

- вопросы задавайте так, чтобы собеседник оказался перед необходимостью выбора между двумя вариантами ответа.

Фаза передачи информации создаёт предпосылки для аргументации и состоит из четырёх этапов: обсуждение проблемы - передача информации - закрепление информации - обозначение нового направления информирования.

Основными элементами фазы передачи информации в деловой беседе являются: постановка разнообразных вопросов, выслушивание (концентрация на теме беседы и на собеседнике), изучение реакций собеседника (наблюдение, поддержание визуального контакта), передача информации собеседнику (применение искусства дипломатии, создание предпосылок для аргументации).

Эти элементы деловой беседы базируются на следующих положениях социальной психологии:

- любая личностная позиция имеет свои мотивы; при принятии любого решения нельзя недооценивать роль подсознания (интуиции);

- человек как существо общественное хочет реализовать свои мотивы;

- предубеждения распространены широко и с ними всегда нужно считаться;

- в человеке всегда присутствует рациональное начало, поэтому ир­рациональные мотивы следует заменить сознательно выработанными мотивами поведения.

Использование этих психологических правил поможет проводить деловые беседы более успешно.

Следующая фаза деловой беседы - аргументирование. В этой фазе формируется предварительное мнение, занимается определённая позиция по данной проблеме как со стороны инициатора беседы, так и со стороны собеседника. В этой фазе можно устранить или смягчить противоречия, наметившиеся до беседы или возникшие в ходе её проведения, критически проверить положения и факты, изложенные вами и собеседником.

Фаза аргументации при необходимости плавно переходит в фазу опровержения доводов собеседника. Наиболее важные задачи на этом этапе:

- разграничение отдельных возражений по субъектам, объектам, месту, времени и последствиям;

- приемлемое объяснение высказанных или невысказанных возражений, замечаний, сомнений;

-нейтрализация замечаний собеседника или, если для этого есть возможности, опровержение возражений собеседника.

И, наконец, заключительная фаза деловой беседы.

Основные задачи, решаемые в конце беседы, следующие:

1. Достижение основной, или в самом неблагоприятном случае - запасной (альтернативной), цели.

2. Обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы, независимо от наличия или отсутствия взаимопонимания.

3. Стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий

4. Поддержание (в случае необходимости) в дальнейшем контактов с собеседниками и их коллегами.

5. Составление развёрнутого резюме беседы, понятного для её участников, с четко выделенным основным выводом.

Завершающую часть беседы можно начать, например, с таких фраз:

"давайте подведём итоги...",

"мы подошли к концу нашей беседы...",

"таким образом, в результате состоявшейся беседы можно сделать следующие выводы..."

Окончание беседы, как и её начало, требует особого внимания. Конец обычно запоминается лучше всего, так как последние слова оказывают наиболее длительное действие на собеседника. В этой связи рекомендуется записывать и заучивать наизусть несколько последних предложений или хотя бы заключительное. Опытные деловые люди обычно обдумывают заранее две или три группы заключительных предложений, чтобы потом в зависимости от хода беседы решить, какие из них - более мягкие или более жёсткие по форме - произнести.

После окончания беседы для анализа результатов беседы ответьте на следующие вопросы:

1. Последовательно ли велась основная линия в беседе?

2. Не навязывали ли вы собеседнику свои аргументы при выработке окончательного решения?

3. Основательны ли были ваши замечания и возражения?

4. Учитывались ли позиция и настроение собеседника?

5. Удалось ли быть корректным на всём протяжении беседы?

6.Добились ли максимальной полезности состоявшегося делового разговора для бизнеса, для фирмы, для взаимоотношений?

7. Смогли ли принять правильное решение и довести его значимость до партнёра (собеседника)?

8. Удалось ли на протяжении всей беседы удерживать инициативу, вести свою линию?

9. Достигли ли поставленных перед деловой беседой общей, ближайшей и перспективной целей и задач.

В русском языке можно выделить ряд устойчивых оборотов, которые могут быть использованы в ходе деловой беседы. Приведём примеры:

Уточнение темы, цели, предмета разговора

Давайте уточним детали

Если я правильно вас понял...

Введите меня в курс дела

Можем ли мы считать, что...

Есть ли у вас конкретное предложение?

Убеждение партнёра

Я в этом совершенно уверен

Нет причин для опасений

Если вы примете во внимание следующие положения…

Думаю, мы все выиграем (проиграем), если...

Поверьте, для вас это важно в первую очередь

Вы, конечно, согласитесь, что...

Вне всякого сомнения...

Приобретенный опыт даёт нам право утверждать...

Неполное согласие

Это требует дополнительного обсуждения

Вряд ли мы можем игнорировать то, что...

По мере возможности мы постараемся...

Может быть, рассмотрим иные условия?

Несогласие

Вряд ли это возможно...

К сожалению,...

Было бы нежелательно...

Не по вашей вине...

Я понимаю вас, однако...

Оценка ситуации

Я разделяю вашу точку зрения

К сожалению, приходится возразить

На самом деле...

Звучит (не) убедительно...

Вызывает определённые сомнения...

Вывод

Вывод состоит в том, что...

Отсюда следует, что...

Очевидно, можно утверждать, что...

Как было доказано...

Одним из видов деловых бесед является собеседование при приёме на работу. Собеседование носит характер «приёмного» интервью, основная цель которого оценить деловые качества поступающего на работу. В сущности, оно сводится к нескольким базовым вопросам и соответствующим ответам на них. Форма вопросов может варьироваться, но их содержание направлено на получение информации, которую можно сгруппировать в следующие блоки;

- что представляет собой человек, обратившийся с заявлением о приёме на работу;

- почему он ищет работу;

- каковы его сильные и слабые стороны;

- каковы его взгляды на эффективное руководство (иначе говоря, его представление о хорошем начальнике);

- что он считает наиболее весомыми своими достижениями;

- на какую зарплату он рассчитывает.

Примерные вопросы для собеседования:

• Каковы ваши личные цели? Какие шаги вы предпримете, чтобы достичь своих личных целей?

• Почему вы хотите работать именно в этой фирме, на этой должности?

• Что вы считаете наиболее существенным достижением вашей жизни в последние годы?

• Сколько часов в день вы можете энергично работать?

• Что вы знаете о нашей компании, как бы вы её оценили?

• Можете ли вы быть требовательным к вашим подчинённым?

• Что вы думаете о клиентах? Назовите пять основных характеристик, присущих типичному клиенту?

• Что лучше всего квалифицирует вас как достойного кандидата на имеющуюся вакансию?

• Как скоро вы начнёте вносить существенный вклад?

• Какая вакансия из существующих для вас наиболее интересна, почему?

• Как бы вы структурировали или организовали работу вашего отдела?

• Какое управление или финансовые ресурсы вы бы хотели иметь и почему?

• Как бы вы организовали первичные внутренние и внешние каналы ком­муникации?

• Что бы вы хотели сообщить о себе?

• Какую зарплату вы хотели бы получать?

• Вы были хорошим студентом?

• Вы поддерживаете высокий уровень знаний в своей области? Каким образом?

• Что вы делаете в свободное время?

• Каковы ваши цели, связанные с карьерой, на следующие пять лет?

• Какие ваши самые сильные и слабые стороны?

• Каков ваш потенциал работы?

• Вы хотите иметь свой собственный бизнес? Если нет, то почему или с чем это связано?

• Если мы вас возьмем, то как долго вы хотите проработать в нашей компании?

• Ваши родственники работают? Не могли бы рассказать о них? Кто они по образованию, где работают?

• Вы когда-либо работали над совместным проектом и, если так, какую роль вы играли?

• Вы предпочитаете работу индивидуальную или в команде?

• Вы участвуете в общественной жизни и, если да, то каким образом?

• Как обстоят ваши дела с кредитами?

.• С кем вы поддерживаете профессиональные отношения?

• Что вы любите, а что ненавидите?

• Чем вы гордитесь?

• Насколько вы агрессивны? лояльны? терпимы?

• Что побуждает вас работать?

• Что для вас в жизни самое главное?

• Какими нравственными ценностями вы руководствуетесь?

• У вас есть проблемы с налоговой инспекцией?

• Являются ли для вас деньги сильным стимулом?

• Что вы думаете о текущей экономической и политической ситуации?

Опытные менеджеры по персоналу могут задать и более «заковыристые» вопросы на интервью. Цель этих вопросов выбрать из числа претендентов наиболее подходящую кандидатуру:

1. За что вас критиковали в последние четыре года?

2. Соглашаетесь ли вы или спорите и почему?

3. Как вы представляете своё положение через 3 -5 лет и как собирае­тесь его добиться?

4. Что следует изменить в вашей работе, чтобы она стала идеальной? Как бы вы описали наиболее близкого к идеалу и наиболее далёкого от идеала начальника?

5. Какие из своих должностных обязанностей вы выполняете с наи­большим удовольствием?

6. Как бы вы описали себя с помощью трёх прилагательных? Как бы ваши подчинённые описали вас с помощью трёх прилагательных?

7. Считаете ли вы, что вы достаточно используете похвалу в адрес других?

8. Как вы поступите, если обнаружите, что коллега фальсифицирует записи расходов?

9. Что вы будете делать, если компания, в которой вы только начали работать, предоставит вам 3000 долларов на расходы по вашему усмотрению в течение первого года?

10. Если вам предоставят выбор, вы предпочтёте составлять планы или осуществлять их?

11. Назовите три ситуации, в которых вам не удалось добиться успеха. Почему?

12. Когда вы увольняете кого-то, то какую причину приводите в качестве главной? Почему?

13. Какую цель вы осуществляете, принимая эту должность?

14. Что бы вы изменили в этой работе, чтобы она стала более интересной?

15. Мы все временами привираем. Можете ли вы сказать что-нибудь, что не совсем соответствует истине? Приведите три примера, когда вы это делали.

16. Какую пользу можно ожидать от попытки угрозами

заставить работника работать лучше? В каком случае вы могли бы воспользоваться этим?

17. Если вы столкнётесь с серьезными трудностями на работе, какого рода они могли бы быть?

18. Что вы боитесь обнаружить на этой работе (желательно назвать не менее трёх моментов)?

19. У всех имеются какие-то негативные черты, которые хотелось бы исправить. Не так ли? Не назовете ли и вы три свои черты, которые вам хотелось бы исправить?

20. Как вы мотивируете деятельность других? Дополнительный вопрос: когда вы сочтёте себя достигшим цели (определение успеха)?

В свою очередь от соискателя также ожидают вопросов. По его вопросам и ответам судят о таких его личностных качествах, как самообладание, целеустремленность, коммуникативный стиль и др. Поступающим на работу рекомендуется выяснить следующее:

- является ли рабочее место новым или вакантным?

-почему возникла необходимость кадрового обновления?

- причины увольнения или перехода на другую работу предшественника?

- кто принимает решение о назначении на должность?

- как примерно будет выглядеть рабочий день?

- в чем конкретно будут заключаться обязанности?

- как и кем будет оцениваться работа?

- возможности для обучения, роста, продвижения?

- дополнительные компенсации (обеды, транспорт, оплачиваемые дни)?

Таким образом, деловая беседа может быть рассмотрена как особый вид межличностного взаимодействия в организационной среде. Чёткое осознание участниками беседы целей, которые они преследуют, понимание функциональных особенностей каждого из её этапов, владение психологическими и речевыми приёмами ведения деловой беседы являются необходимыми составляющими эффективной де­ловой коммуникации.

ДЕЛОВАЯ БЕСЕДА ПО ТЕЛЕФОНУ

Значение телефонного общения для современного человека трудно переоценить, так как это самый простой способ быстрого установления контакта, телексы, телетайпы, факсы лишь дополняют его. Умение деловых людей вести телефонную коммуникацию влияет на их личный авторитет и на реноме фирмы, организации, которую они представляют.

Телефонный разговор — это контактное по времени, но дистантное в пространстве и опосредованное специальными техническими средствами общение собеседников. Соответственно отсутствие визуального контакта увеличивает нагрузку на устно-речевые средства взаимодействия партнёров по общению.

Статистики утверждают, что бизнесмены, чья деятельность свя­зана с необходимостью установления деловых контактов, тратят на разговоры по телефону от 25 до 75% рабочего времени. У телефона есть ряд преимуществ, которых лишены другие средства коммуникации. Главные из них: скорость передачи информации (выигрыш во времени); немедленное установление связи с абонентом, находящимся на любом расстоянии; непосредственный обмен информацией в форме диалога и возможность достичь договорённости, не дожидаясь встречи; конфиденциальность контакта; сокращение бумагооборота; экономия средств на организацию контактов других видов (довольно часто первый телефонный разговор, за которым должны последовать личные контакты, может оказаться последним).

Американские специалисты по деловому общению утверждают, что одним из факторов бедственного положения некоторых малых предприятий являются скверные манеры их служащих, которые отчётливо проявляются в разговорах по телефону. Хотя в настоящее время не существует стандартов, позволяющих подготовить соответствующих работников (секретарей-референтов, пресс-секретарей, агентов фирм и т.д.) к грамотному ведению телефонных переговоров, но уважающие себя фирмы обращают большое внимание на корпоративную культуру сотрудников во внутреннем и внешнем деловом общении.

Чтобы освоить правила эффективного ведения телефонных переговоров, необходимо сначала осознать отличительные характеристики этого вида контактов и учесть все значимые компоненты этой типичной коммуникативной ситуации.

Коммуникативная установка — расположить собеседника к дальнейшим деловым контактам; получить, передать достоверную информацию, не тратя времени и средств на командировки или переписку.

Ролевые установки. В деловом разговоре по телефону роли собеседников ничем не отличаются от таковых в непосредственных контактах, однако дополнительное преимущество получает инициатор разговора, так как он заранее продумывает своё поведение, выбирая удобный ему момент и манеру ведения разговора.

Отсутствие визуального контакта увеличивает нагрузку на устно-речевые средства воздействия на партнёра.

Невербальными средствами общения по телефону могут быть паузы (их продолжительность), интонация (выражающая энтузиазм, согласие, насторожённость и т.д.), шумовой фон, а кроме того, быстрота снятия трубки (после гудка) и т.д.

По принятому в деловом мире «телефонному этикету» каждый из говорящих должен придерживаться определённых правил и определённого набора этикетно-речевых формул общения по телефону.

Как вести себя во время телефонной беседы:

Если звоните вы

- Сняв трубку, уточните, попали ли вы туда, куда хотели. Выясните, с тем ли вы говорите, кто вам нужен.

- Представьтесь. Люди любят знать, с кем они разговаривают. Выберите удобную формулу представления, например: «Добрый день. Институт внешнеэкономических связей, экономики и права. У телефона секретарь ректора...»

- Говорите прямо в трубку.

- Произносите слова чётко.

- Помните, что деловой диалог по телефону — обмен информацией оперативного значения с определённой целью. Говорите кратко, но информативно изложите причину звонка. Для секретаря постарайтесь подобрать самые общие, но необходимые для представления сути дела слова.

- Спросите, есть ли у собеседника время на разговор или лучше перезвонить позже, уточните когда.

- Как и в любой беседе, необходимо настроиться на положительный тон.

- Не возражайте «в лоб» собеседнику, если желаете добиться благоприятного исхода разговора.

- Внимательно слушайте собеседника, не прерывайте его.

- Говорите спокойным голосом, не кричите, не выходите из себя.

- Попробуйте придать своему голосу приятную интонацию.

- Избегайте монотонности, меняйте темп и интонацию разговора.

- Старайтесь «подстроиться» под темп собеседника, по своей инициативе не убыстряйте и не замедляйте темп разговора.

- Не переоценивайте способности собеседника понять специальную терминологию, если он работает не в Вашей сфере, избегайте профессиональной лексики или объясняйте, что именно имеете в виду.

- Если собеседник не понимает, не раздражайтесь и не повторяйте сказанное теми же словами, найдите новые. В конце разговора уточните: кто и что будет делать дальше.

- Если вы звоните человеку, который просил вас позвонить, а его не оказалось на месте или он не может подойти к аппарату, попросите передать, что вы звонили. Скажите, когда и где вас можно будет легко найти.

- Завершая разговор, постарайтесь в любом случае оставить о себе хорошее впечатление. К словам прощания добавьте фразу типа: «Надеюсь, что наши контакты будут полезными!»

Если звонят вам:

- Отвечая на звонок, называйте свою фамилию, отдел, в котором работаете, или фирму. Если телефон в вашем личном кабинете, назовите вашу должность.

- Найдите доброжелательную формулу (фирменный стандарт) начала разговора, например, «Доброе утро! У телефона офис-менеджер. Слушаю вас».

- Всегда рядом с телефоном держите карандаш и бумагу.

- Сразу запишите фамилию, имя и отчество того, кто звонит, чтобы обращаться к нему во время разговора и, кроме того, запомнить на будущее.

- Если позвонивший не представился и причину звонка не назвал, то, прежде чем вести беседу, постарайтесь уточнить эти данные до начала разговора. В противном случае продолжение контакта неуместно...

- Если вы не можете сразу ответить на вопрос, то:

а) передайте содержание беседы специалисту по обсуждаемой проблеме;

б) спросите, можно ли перезвонить сразу же, как поступит необходимая информация;

в) если ответ можно найти быстро, спросите, может ли собеседник подождать у телефона;

г) сообщив нужную информацию через некоторое время, поблагодарите собеседника и извинитесь за то, что заставили его ждать.

- Если позвонивший агрессивен, не воспринимайте его поведение как личный выпад и не поддавайтесь на провокацию, не раздражайтесь. Попытайтесь разобраться в причинах раздражения и понять собеседника.

- Отвечайте одинаково спокойно на все звонки, как бы утомительно это не было. Звонящий не должен расплачиваться за то, что вас только что расстроили. Невозможно предугадать, какой, звонок принесёт больше пользы.

- Демонстрируйте внимание к словам собеседника репликами: «Да», «Понимаю...», «Совершенно верно...» и т.п.

- По этикету, разговор завершает его инициатор, но если вы чувствуете, что время разговора уходит впустую, постарайтесь дать понять это собеседнику, например, фразой «Думаю, мы выяснили основные детали…»

Умение говорить по телефону, не растрачивая времени и при этом решая все вопросы, предполагает владение определённым набором речевых формул.

Начало разговора

- Вам звонят из фирмы...

- Моя фамилия...

- Я хотел бы...

- С вами говорит менеджер по продажам...

Просьба, запрос информации, желание получить совет или поддержку:

- Вас беспокоит...

- Могу я поговорить с...

- Я хотел бы узнать...

- Вы не могли бы дать информацию...

Исследователи утверждают, что человек принимает решение о продолжении разговора в первые четыре секунды. Но начальная фраза, как правило, нейтральна к основному предмету разговора. Произвести хорошее впечатление сразу вам помогут тембр голоса, интонация уверенности и дружелюбия, размеренный ритм речи. Далее необходимо продумать главную фразу, решающую вопрос о продолжении разговора; она должна содержать обещание, интригу, новизну подхода к проблеме и т.п.

Основной момент разговора

- У нас для вас интересное предложение...

- Хотим сделать вам взаимовыгодное предложение...

- Мы хотели бы ознакомить вас с новой системой наших скидок...

- У нас появилась возможность оказывать ряд услуг бесплатно

- Недавно мы изменили систему поставки товаров, поэтому...

Нельзя быть уверенным, что каждый телефонный разговор закончится немедленной договорённостью. Но если вы — вежливый человек, не обрывайте разговор, не бурчите, не отмахивайтесь навсегда от этого собеседника; как знать, возможно, позднее вы сами к нему обратитесь.

Завершение разговора

Нейтральное:

- До свидания.

- Всего доброго. Спасибо за информацию.

- Будьте здоровы, всего хорошего.

С надеждой на будущие контакты:

- Уверен, что наши контакты будут продуктивны.

- Думаю, мы нашли общий язык.

- Рад был слышать. Надеюсь, мы продолжим разговор при встрече.

Среди людей, часто ведущих телефонные разговоры, встречаются чересчур многоречивые. Однако указать им прямо на необходимость сократить поток речи бывает неудобно; вам не хочется обидеть разошедшегося «оратора» даже тогда, когда он говорит вообще не по существу дела. Попробуйте использовать тот факт, что вас только слышат, но не видят. В этом случае вполне уместны следующие фразы (особенно, если они соответствуют действительности):

- Простите, пожалуйста, мне звонят по второму телефону.

- Хотел бы продолжить наш разговор, но через пять минут у меня сове­щание.

- Извините, нас может прервать международный телефонный звонок. Лучше поговорим в другой раз.

- К сожалению, у меня сейчас важная деловая встреча.

Для того чтобы окончательно убедить собеседника в вашем расположении к нему, добавьте:

- Я позвоню вам в понедельник.

- Позвоните, если ситуация изменится,

- Давайте не будем надолго откладывать встречу.

Если вы не хотите продолжения контактов, а в ином случае не надеетесь на их продолжение, скажите:

- Жаль, что не смог убедить вас.

- Сожалею, что вы не станете нашим клиентом

- В любом случае желаю вам успехов.

- Буду рад изменению ситуации.

Самое грубое нарушение делового этикета — не перезвонить, когда вашего звонка (или прихода) ждут. Это необходимо сделать в течение рабочего дня, даже вечером, не откладывая на долгое время.

Серьезное нарушение этикета - заставлять ждать у телефона говорящего с вами человека, решая в это время свои проблемы «на месте». В этом случае даже извинения бывает не всегда достаточно. Лучше договориться о повторном звонке собеседнику через какое-то время.

Кроме того, нельзя превращать беседу в допрос, задавать вопросы типа "С кем я разговариваю?" или "Что вам нужно?" Надо следить за своей дикцией, не зажимать микрофон рукой, когда передаёте что-то из разговора тем, кто находится в офисе - ваши комментарии может услышать партнёр, разговаривающий с вами по телефону. В случае высказывания жалобы или рекламации не говорите партнёру, что это не ваша ошибка, что вы этим не занимаетесь и что вам это неинтересно.

Во время деловых телефонных бесед следует избегать таких выражений, как "Я не знаю" или "Мы не можем этого сделать". Подобные ответы подрывают доверие к вам и вашей фирме. Лучше попросить разрешения подождать и уточнить необходимую информацию, например: "Разрешите, я уточню это для вас". С помощью такой фразы можно сохранить клиента или партнёра. Вместо отказа «с порога» предложите, например, подождать, прежде чем вы поймёте, чем можете оказаться полезными, и попытайтесь найти возможное решение проблемы собеседника. Думайте о том, что можно в этой ситуации сделать, а не о том, чего нельзя. «Нет», произнесённое в начале предложения, как правило, не способствует конструктивному решению проблемы. Используйте приёмы, не позволяющие клиенту или партнёру ответить «нет», например: «Мы не в состоянии выплатить вам компенсацию, но готовы заменить вашу покупку. Это вас устроит, ведь так?».

Сейчас много говорят о необходимости создания так называемых фирменных стандартов поведения сотрудников. В первую очередь решают вопрос о том, какие слова, сказанные сотрудником фирмы по телефону после снятия трубки, могут расположить звонящего к фирме, запомнятся ему как фирменный стиль. Любому из нас приятнее услышать «Добрый день. Издательский дом «Сириус». Слушаю вас» вместо безликого «Алло! Кто говорит?». Приведём краткий перечень того, что не следует и что следует говорить в тот момент, когда в вашем офисе звонит телефон.

Постарайтесь запомнить фразы, помогающие избегать подрыва доверия к вашей фирме в ходе телефонного разговора:

Часто можно слышать, что телефонный разговор не принес пользы, потому что инициатор не успел «собраться с мыслями», а собеседник «забросал его вопросами». Конечно, бывает и так, однако старайтесь продумывать схему и содержание вашего разговора до того, как снимете трубку (если звоните вы).

- Подумайте, почему вы звоните? Чем вы можете заинтересовать собеседника? Что вы ждете от него?

- Составьте список причин, по которым ему была бы полезна встреча с вами, выгодны ваши контакты.

- Продумайте разговор в деталях, чтобы избежать потери времени.

Следствием плохой подготовки беседы по телефону бывают недостаток информации, досадные оговорки, паузы, неверная ориентировка в предмете разговора. Беседа по телефону, с точки зрения её осуществления, гораздо труднее, чем обычная деловая беседа «глаза в глаза». По телефону контакт осуществляется только «на слух», без общения лицом к лицу, когда видишь доброжелательный взгляд, ободряющую улыбку. По телефону трудно прогнозировать визуальную реакцию партнёра, поэтому анализируется собственно информация и манера её передачи: дикция, тембр, темп и пр.

Для эффективного ведения телефонной беседы необходима тщательная её подготовка.

Подготовка к телефонной беседе включает следующие вопросы:

Цели: чего я хочу достичь, каковы мои намерения.

Абонент: кому я хочу позвонить (фамилия, имя, отчество, кем и где работает, номер телефона).

Время: когда я хочу позвонить (в утренние часы, в «скользящее», обеденное время или в конце дня).

Вопросы для обсуждения: какие вопросы нужно поставить, какую информацию передать или запросить.

Документация: какие документы для разговора потребуются мне и моему партнёру (картотека клиентуры, обзор, проспекты, отчёт, акты, корреспонденция и пр.).

Запись разговора: при необходимости подготовьте всё для записи информации.

План беседы по телефону зависит от количества времени, отводимого на разговор. Предположим, что на беседу отводится 3 минуты:

- взаимное представление - 20±5 секунд;

- введение собеседника в курс дела - 40±5 секунд;

- обсуждение ситуации, проблемы - 100±5 секунд;

- заключительное резюме - 20±5 секунд.

Навык лаконичного собеседования приобретается со временем, по мере повторения разговоров в жёстком регламенте.

Если ситуация разговора проиграна, обязательно попытайтесь узнать, в чём была, причина, какова ваша оплошность, что сделать, чтобы это не повторилось.

При разговоре по телефону большое внимание следует уделять голосу и интонации:

- Говорить надо медленно, спокойно, достаточно громко и внятно, Чем меньше времени в вашем распоряжении, тем меньше вы можете себе позволить углубляться в разъяснения того, что ваш собеседник не понял с первого раза.

- Выделяйте голосом особо значимые слова, меняйте интонацию.

- Сознательно меняйте силу голоса, не говорите монотонно.

- Употребляйте короткие предложения, в которых формулируйте только одну мысль.

- Периодически делайте паузы, давая возможность собеседнику понять сказанное вами.

- Говоря по телефону, сидите прямо, не напрягайтесь. За счёт этого вы будете дышать глубоко, держаться спокойнее, станете более сосредоточенным, голос будет более сочным.

- Когда во время разговора вы улыбаетесь, голос становится более приятным.

Междугородный телефонный разговор требует соблюдения определённых правил.

- Во время междугородного телефонного разговора назовите город, из которого вы звоните, затем - себя и название учреждения. После представления назовите, кого и по какому вопросу требуется пригласить для разговора. Если нужный сотрудник отсутствует, повторите свои данные для записи и точно укажите, когда будете звонить снова.

- Начинать разговор целесообразно со слов "Мне поручено..." или "Мы вынуждены обратиться..." Для междугородных бесед особенно важны краткость, точность и чёткость изложения вопроса.

- При заказе междугородного разговора необходимо учитывать разницу во времени.

- При передаче телефонограммы говорят: "Примите телефонограмму", - и дают время собеседнику подготовить всё необходимое для записи. Телефонограмму диктуют чётко, с паузами для записи. После записи просят повторить текст, исправляют ошибки, если они допущены. В конце называют фамилию передавшего телефонограмму, время передачи и свой телефон.

Подсчитано, что каждый разговор по телефону длится в среднем от 3 до 5 минут. Следовательно, в общей сложности, например, руководитель теряет в день на телефонное общение около 2-2,5 часов, а иногда - от 3 до 4,5 часов. Телефонные звонки нарушают нормальный режим работы, разбивают рабочий день на короткие отрезки времени средней продолжи-тельностью 10-30 минут (а порой 5-10 минут), что не позволяет сосредоточиться на проблемах и иногда провоцирует стресс. Около 60% разговоров по служебному телефону приходится на первую половину дня; их средняя продолжительность за последние годы увеличилась в несколько раз. И наоборот, если предприниматели пользуются личным аппаратом сотовой свя­зи, то разговор становится крайне коротким. Всё сказанное делает такую коммуникацию специфической: требуется не только умение вести короткий разговор, но и мгновенно перестраиваться, мобильно реагируя на разных партнёров и разные темы.

Психологи утверждают, что время телефонных бесед растёт за счет эмоциональной окраски. Продолжительность телефонных разговоров формирует у людей речевую нечёткость и неделовитость фраз. Во время такой беседы линия занята передачей деловой информации только на 2/3 времени, а 1/3 уходит на паузы между словами и фразами, на выражение своих эмоций по поводу тех или иных сведений.

Многие специалисты по коммуникации считают, что в реестре бесцельных расточителей делового времени телефон стоит на втором месте после неожиданных визитов. Психологи, например, пришли к выводу, что телефон при всех его достоинствах сокращает жизнь современного человека на 3-4 года. Причём дело здесь не в тех неприятных известиях, которые человек узнаёт из телефонной беседы, а в постоянном напряжении нервной системы из-за ожидания звонка, который может раздаться в любую минуту. В настоящее время появилась проблема дорожно-транспортных происшествий из-за разговора по телефону во время движения машины.

Какой вопрос лучше всего решать по телефону? Эта проблема стоит перед каждым деловым человеком. Абсолютных правил по этому поводу нет, но специалисты в области ведения телефонных бесед рекомендуют звонить по телефону в тех случаях, когда:

- вы хотите быстро сообщить или получить определённые сведения;

- вам надо выяснить мнение того или иного должностного лица по интересующему вас вопросу;

- вам желательно получить согласие на конкретные действия в вышестоящих организациях;

- вам надо уточнить: остаётся ли в силе прежняя договоренность о встрече с кем-то;

- вам надо сообщить партнёру об изменении ситуации;

- вы договорились с кем-то о телефонном звонке.

Чтобы правильно выбрать время для беседы по телефону, следует учесть, что:

а) по вашим сведениям, оно удобно для собеседника;

б) вы учитываете распорядок дня партнёра, режим работы организации;

в) вы знаете, что именно в это время телефон вашего абонента менее всего загружен;

г) лично вам удобно звонить в это время;

д) «мелкие» телефонные звонки, которые приходится делать в течение одного или нескольких рабочих дней, делайте в то время, когда они не нарушают ход основной работы;

е) используйте «холостые» промежутки времени и другие паузы между делами и совещаниями, чтобы сделать нужные звонки;

ж) наиболее благоприятное для телефонных звонков время - с 8.00 до 9.30, с 13.30 до 14.00, после 16.30. В другие часы длительность разговора по телефону удваивается, решение затягивается, а в 50% случаев абонент не поднимает трубку.

Перед каждым звонком следует ответить самому себе на три вопроса:

1) имеется ли острая потребность в разговоре?

2) обязательно ли знать ответ партнёра?

3) нельзя ли встретиться с партнёром лично?

Чтобы телефонные звонки не мешали вашей работе:

1. Проинформируйте всех своих потенциальных абонентов, с которыми вы часто говорите по телефону (подчинённых, клиентов, коллег и пр.) о том, когда они не должны вам звонить.

2. Назначьте по возможности время для ежедневных активных (исходящих от вас) телефонных бесед.

3. Сообщите своим деловым партнёрам, когда вам лучше всего звонить.

4. Избегайте в конце разговора фраз типа: «Позвоните мне как-нибудь!»

5. Не заставляйте ждать людей, которые рассчитывают получить от вас известие, а звоните точно в назначенное вами время, прежде чем они позвонят вам и напомнят о договорённости.

6.Входящие телефонные звонки целесообразно пропускать через секретаря или автоответчик.

7. Если нет секретаря и автоответчика, используйте краткие и точные фразы: «Я перезвоню вам через 10 минут» или «Пожалуйста, перезвоните мне в 16 часов».

Таким образом, телефонный разговор как вид делового взаимодействия по причине отсутствия визуального контакта между собеседниками усиливает значимость устно-речевых средств. Возрастают требования к предварительному продумыванию схемы и содержания разговора, владению определённым набором речевых формул, которые позволяют расположить к себе собеседника, вызвать доверие к вашей организации, а также тактично регулировать длительность разговора.