3. Унификация языка служебных документов

Дело в том, что особенностью современного этапа развития служебных документов является их унификация. Унификация текстов рассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможных способов передачи одной и той же информации. При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы:

• объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

• строгое соответствие между составом информации и видом документа;

• использование унифицированных речевых средств, устойчивых оборотов, словосочетаний, модели предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами.

Унификация текстов документов оправдана с технической точки зрения. С психологической точки зрения она тоже оправдана, так как облегчается и ускоряется процесс документооборота.

Унификация языка документов – это, прежде всего, восстановление и применение правильных построений предложений по определенным моделям, которые соответствуют тем или иным жизненным ситуациям. Эти ситуации диктуют выбор соответствующего документа. Если необходимо просить руководство организации, то необходимым документом окажется заявление.

Первый этап пишущего в сфере делового общения – это уяснение характера официально-деловой ситуации и выбор, в соответствии с ней жанра документа.