II. Классификация документов

Предметом нашего изучения является административная система документирования.

Административная система документирования по видам документов делится на:

1. Организационно-распределительную (ОРД):

1.1. Положения.

1.2. Уставы.

1.3. Инструкции.

1.4. Приказы.

1.5. Решения.

1.6. Протоколы.

2. Справочно-информационную:

2.1. Письма.

2.2. Телеграммы.

2.3. Телефонограммы.

2.4. Докладные записки.

2.5. Справки.

2.6. Акты.

3. По личному составу:

3.1. Приказы.

3.2. Личные дела.

3.3. Заявления.

3.4. Трудовые книжки.

3.5. Характеристики.

3.6. Договоры и т.д.

Цель классификации документов:

1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.

2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).

Упражнение 22. Определите функционально-стилевую принадлежность текста, выделите в нем абзацы, введите рубрикацию и шрифтовое выделение ключевых слов и словосочетаний. Внесите поправки в пунктуацию.

Электронные банковские карточки. Западные финансисты считают, что пластиковые карточки, особенно их наиболее технически совершенные виды, являются важнейшим элементом технологической революции в банковском деле. Именно финансовые карточки в ряде случаев выступают ключевым звеном электронных банковских (и других) систем. Они заняли передовые позиции в организации денежного оборота рыночного развития стран Запада, постепенно вытесняя не только наличные деньги, но и чеки. Карточка должна соответствовать спецификациям Международной организации по стандартизации (ISO), которыми устанавливаются размеры карты и то, как она должна вести себя при механических, физических и других воздействиях. Спецификация 7816/1 предписывает определенные размеры карточек (в мм): длина  85,6; ширина  53,9; толщина  0,76. Существуют следующие виды финансовых карточек: обыкновенные пластиковые карты; магнитные карты; электронные (микропроцессорные и лазерные) карты. Обыкновенные пластиковые карты с фиксированной покупательной способностью  это самые простые карточки. Обычно на них нанесены имя изготовителя, его фирменный знак, имя владельца и его идентифицирующий код. Все это напечатано или рельефно изображено на передней стороне карты. Оборотная сторона может содержать подпись владельца. Магнитные карты, выглядят так же, но имеют на оборотной стороне магнитную полосу, способную хранить около 100 символов (байтов) информации. Информация на магнитной полосе совпадает с записями на передней стороне карты  имя, номер счета владельца, дата окончания действия  и может считываться специальным считывающим устройством на обрабатывающих машинах (устройство может также распечатать чек). Магнитные карточки появились более 30 лет назад первоначально для удобного обслуживания путешествующих бизнесменов. В 1993 г. только в странах Запада находилось в обращении около 2 млрд. таких карточек. Многие из них называются «городскими картами» (city cards), так как используются только в том городе, где они выпущены. Как обыкновенные пластиковые, так и магнитные карточки нельзя считать идеальными платежными средствами. Во-первых, из-за издержек. Во-вторых, поскольку они дают немалые возможности для мошенничества. Эти карточки легко украсть; подделать либо путем производства фальшивок, либо скопировав информацию с них. В 1992 г. только в США ущерб от мошенничества с кредитными карточками превысил 1 млрд. долл., не считая потерь от массового воровства из банкоматов. Микропроцессорные карты, или карты памяти, (memory cards), выглядят так же, но обладают встроенной кремниевой микросхемой или микропроцессором (так называемым чипом), почему их часто называют интеллектуальными (smart cards) или даже суперинтеллектуальными. Микросхема карточки содержит память объемом около 250 байтов, хотя существуют карточки с памятью до 8 килобайтов. Память карточки позволяет сохранять и использовать информацию о ее владельце, банковском счете клиента, а также до 200 последних операциях со счетом, произведенных с использованием карточки. Встроенная в карточку микросхема обладает возможностями небольшого компьютера, управляющего всеми процессами взаимодействия с памятью и различными внешними устройствами, и является самопрограммирующимся устройством. Ее программа позволяет записывать и считывать информацию, проверять секретный код и криптографический алгоритм. При этом информация в памяти микропроцессорной карточки сохраняется и после отключения источника питания.

Упражнение 23. Ознакомьтесь с рекомендациями составителю делового письма и, руководствуясь ими, напишите деловое письмо на любую тему.

Совокупность реквизитов официального письма называют формуляром.

Подпись является обязательным реквизитом письма. Официальное письмо без подписи юридической силы не имеет.

Факсимиле используется при рассылке письма в несколько адресов и при копировании текста письма. В этом случае на подлиннике ставится личная подпись, а на копиях  факсимиле.

Если к письму прилагаются какие-либо документы, то в левом нижнем углу бланка ниже последней строки подписи делают отметку: Приложение. Затем следует перечисление прилагаемых документов с указанием их названия, количества экземпляров и листов. Например:

Приложение: 1. Протокол разногласий в 1 экз.

2. Заключение комиссии о ходе ремонтных работ на 4 л. в 2 экз.

В прилагаемых документах проставляются все обязательные реквизиты.

Наименование организации-адресанта (отправителя) в документах на иностранные языки не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом, если письмо адресовано зарубежным партнерам.

Адресат  наименование и адрес получателя письма (наименование организации, структурной части организации, фирмы, должности, фамилии лица  в дательном падеже). Перед фамилией проставляется индекс вежливости: «Г-ну», «Г.».

При отсутствии данных о фамилии, имени и отчестве должностного лица, указывается только должность:

коммерческому директору

руководителю организации.

Такая адресация возможна при условии, что должность, названная в реквизите «адресат», в организации только одна.

Существует несколько вариантов адресования.

Если документ адресован организации или ее подразделению, то сначала указывается наименование организации (ее подразделения) в именительном падеже, затем  почтовый адрес:

Фирма «Сети и системы».

Отдел маркетинга,

г. Москва, В-49, ГСП-1,

Ленинский проспект, дом 4.

Тел./факс: (095) 284-28-29

Если документ адресуется руководителю организации, то наименование организации должно входить в состав наименования должности руководителя:

Г-ну Бобылеву В.П.,

генеральному директору

РГП «Волгааэронавигация»

Если письмо отправляется не на имя руководителя, а другому должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия  в дательном:

АЗОТ «Атлант»,

начальнику отдела сбыта г-ну Щеглову A.M.¹³

Упражнение 24. Проанализируйте синтаксическую структуру интервью (дано в сокращенном виде) Татьяны Филипповой с Каталиной Кунц (Караван историй. 1999. №12). Укажите стилистические особенности диалогической речи, сравнивая высказывания одного и другого участника беседы. Объясните расстановку знаков препинания в каждой реплике и оцените графические выделения отдельных предложений в тексте. На примере данного текста покажите взаимовлияние функциональных стилей (каких именно), отметьте употребление эмоционально-экспрессивных элементов речи.