Приветствие и прощание

Особенность употребления этих речевых формул состоит в их сочетании с невербальными средствами (жест, улыбка и пр.), выражающими внимание, доброжелательность, готовность к контакту. Для делового общения характерны стилистически нейтральные приветствия (здравствуйте, добрый день) и стереотипы прощания (до свидания). Возможно употребление стилистически повышенных формул:

- Приветствую Вас!

- Позвольте попрощаться...

При обращении к аудитории, даже небольшой:

- Господа! Разрешите (позвольте) приветствовать вас!

При межличностном общении некоторую сложность могут представлять этикетные особенности невербального общения и использование реплик, уточняющих и дополняющих формулы приветствия или прощания вопросами, которые должны подчеркнуть интерес говорящего к собеседнику.

Так, первым должен произносить приветствие:

— человек, вошедший в помещение (по отношению к присутствующим);

— младший по возрасту (по отношению к старше­му);

— мужчина (по отношению к женщине);

— подчиненный (по отношению к начальнику).

Рукопожатие, как дополнительная невербальная форма приветствия и прощания, используется в зависимости от степени знакомства собеседников и от ситуации общения.

Предписание этикета: мужчина не может первым подать руку женщине. Воспользоваться ли этой формой приветствия — решает женщина.

Достаточно знакомые между собою люди при встрече после приветствия обычно задают вопросы о делах, о здоровье, о семье собеседника. Сколько вопросов целесообразно задать? Насколько подробными могут быть ответы? Напомним об одном из постулатов общения — постулате количества информации: сообщается столько, сколько нужно для данной цели общения. В данном случае цель — приветствовать и выразить общие знаки внимания («Мне небезразлично ваше самочувствие» и пр.).

Следовательно, вопросы о самочувствии и делах — по существу дань этикету и лучше дать краткие и нейтральные варианты ответа:

- Как дела?

- Не могу пожаловаться... (нормально..., вроде бы ничего и т. д.) — И в свою очередь задать собеседнику один - два аналогичных вопроса.

Важным средством, облегчающим деловое общение являются визитные карточки.

Визитная карточка – небольшой лист тонкого картона (или плотной бумаги высокого качества), на котором напечатаны основные сведения о её владельце.

В деловом общении при первой встрече и знакомстве широко используется обмен визитными карточками, являющимися одним из обязательных атрибутов имиджа делового человека. Наличие визитной карточки свидетельствует о серьёзности и солидности человека. Визитные карточки используют для заочного представления, выражения благодарности или соболезнования, с ними посылают цветы и подарки.

Основное назначение визитных карточек – представление деловых и официальных лиц друг другу при первом знакомстве. В странах с развитой рыночной экономикой (как Запада, так и Востока) визитные карточки играют важную роль в современном деловом этикете и в большинстве случаев заменяют любой документ, в т.ч. удостоверение личности. Постепенно визитные карточки входят в повседневную деловую практику и в нашей стране.

Широкое распространение карточки имели при дворе Людовика ХIV, но нынешняя их форма появилась в середине ХVIII в., и с тех пор почти не изменилась.

Современные визитные карточки изготовляются типографским способом из плотной бумаги размером не менее 30 х 70мм. Размер визитных карточек и шрифт, которым печатается текст, строго не регламентируется, но значительное влияние оказывает местная практика. В России принят следующий стандарт: 70 х 90 или 50 х 90мм. Значительные отклонения от этих размеров нежелательны – визитки большего размера не помещаются в стандартные визитницы (визиткарды) и специальные кармашки бумажников.

Обычно текст печатается на языке страны, в которой живёт владелец карточки, по-английски или на языке страны пребывания. Предпочтительно иметь набор карточек на разных языках. Оборотная сторона карточки по возможности должна быть чистой, чтобы можно было делать заметки.

Оформление визитной карточки не должно быть вычурным, экстравагантным, не должно иметь золотых обрезов и т.п. Шрифт может использоваться только чёрный, хотя в настоящее время деловыми людьми, кроме дипломатов, при оформлении визитных карточек используются и другие цвета.

Солидная визитная карточка оформляется строго: белая, кремовая или сероватая бумага, чёткий шрифт. Указывают название организации (учреждения, фирмы), имя, отчество, фамилию, а под ними – должность владельца, в левом нижнем углу указывается полный адрес, а в правом – номера телефонов и телефакса. Так как в большинстве стран такого понятия, как отчество, не существует, то на визитных карточках, написанных на иностранном языке, отчество не указывается. Следует также помнить, что наличие 2 – 3 телефонов на визитной карточке создаёт впечатление, особенно у иностранцев, что хозяин карточки является представителем солидной организации.

Визитные карточки женщин размером должны быть несколько меньше визитных карточек мужчин. Согласно традиции на визитных карточках женщины указывают только имя, отчество и фамилию, хотя в настоящее время женщины следуют правилу давать более подробную информацию о себе, своей должности, звании и учёной степени.

Рекомендуется заказывать визитные карточки комплектом не менее 200 – 300 штук (меньше – быстро разойдутся, больше – могут оказаться непригодными при изменении статуса владельца или его координат).

При проведении мероприятий типа симпозиумов, конференций и т.п. используют большие визитные карточки – бейджи с указанием имени, фамилии, учёного звания, должности, организации, учебного заведения или научного центра. Бейджи прикалывают на левой стороне груди и носят только в здании, где проходит мероприятие.

Деловому человеку рекомендуется всегда иметь при себе не менее десяти своих визитных карточек. Наличие визитной карточки у сотрудников фирмы помогает общению с партнёрами в соответствии с общепринятыми международными нормами делового этикета.

Как правило, визитными карточками обмениваются лично, придерживаясь принципа взаимности. Принимают визитные карточки правой рукой или обеими руками. При этом вручающий и принимающий обмениваются лёгкими поклонами. Визитная карточка вручаются человеку таким образом, чтобы он смог сразу прочитать её, а дающий должен тем временем вслух произнести свои имя и фамилию. Это делается во избежание неправильного произношения. Ни в коем случае нельзя мять чужие визитные карточки, делать на них пометки, вертеть в руках на глазах у хозяина. Это может быть воспринято как неуважение к тому, кто вручил вам визитную карточку.

Посылаемые почтой визитные карточки могут заменить письма и поздравительные открытки. В таком случае на визитной карточке от руки делается надпись, например: «С наилучшими пожеланиями», «С благодарностью за поздравления». При этом надо помнить, что они, как правило, пишутся от третьего лица, например «Благодарит за поздравления», «Поздравляет с праздником»… и т.п.

На визитных карточках, посылаемых в одном конверте нескольким лицам, работающим вместе в одном учреждении, фирме или посольстве, в верхнем левом углу каждой карточки карандашом или ручкой пишется фамилия лица, которому она адресована. В одном конверте на имя одного лица могут быть посланы визитные карточки от разных лиц.

Визитные карточки, завозимые владельцем непосредственно, загибаются с правой стороны (загнутый угол означает личное посещение); посылаемые визитные карточки не загибаются.

На визитные карточки ответ полагается давать визитной карточкой в течение 24 часов после их получения.

Обмен визитными карточками начинается с самых высокопоставленных людей и идёт строго по субординации. Согласно этикету первыми должны вручать свои визитные карточки хозяева. Особенно строго эти правила соблюдают японцы и корейцы, для которых нарушение иерархии равносильно оскорблению. Американцы и европейцы более демократичны в этом вопросе. Действуют простые, но обязательные правила вручения визитной карточки: её полагается передавать партнёру повёрнутой так, чтобы он мог сразу прочитать текст. Следует вслух произнести свою фамилию, чтобы партнёр смог более или менее усвоить произношение вашего имени. В Азии их положено вручать обеими руками, на Западе особого порядка на этот счёт не существует.

Строгая регламентация использования визитных карточек касается в первую очередь такого вида делового общения, как ведение переговорных процессов. При первой встрече с иностранным партнёром обмен визитными карточками является обязательным атрибутом.

Во время переговоров следует положить визитные карточки перед собой, чтобы не путаться в именах. Лучше рассортировать их в том порядке, в каком партнёры сидят перед вами. Можно испортить свою репутацию, если вы не узнаете человека, с которым когда-то обменялись визитными карточками.

Со всей точностью перечисленные правила соблюдаются в основном только в дипломатической практике, но особую важность они приобретают при деловом общении, в котором принимают участие представители различных культур и народов.