2.4. Лексические особенности делового письма

К общим лексическим особенностям деловых писем можно отнести использование в текстах данного типа следующие: использование прецедентной лексики: We thank you for your order and are pleased to place an order with you for 100 kg of apples at the price of 3000 net VAT unpaid; It would give us great pleasure if you could join us for dinner on Saturday, the 23^rd August, at seven o’clock; использование имен собственных: We shall be glad to meet here Mr. James Moore and Mr. Arnold Jackson and discuss with them these questions.; If this time is convenient for you, kindly let us know the date of their arrival in Moscow; We are obliged for your name and address to the Russian Trade Representative office in Sri Lanka importers; We can let you have any information to enable you to quote the most competitive prices including our 2% commission. Письмам деловой корреспонденции свойственно употребление терминологии, аббревиатур: As to the business integrity of our firm we refer you to the Merchantile Bank Ltd., Colombo (Ltd. - limited с ограниченной ответственностью), On behalf of Universal Process Equipment, Inc. (UPE) I would like to express interest in discussing with you company any surplus manufacturing facilities. В деловой переписке редко, но встречаются эмоционально-окрашенные слова, в особенности это касается тех писем, в которых проявляется отношение отправителя к получателю письма. Это такие письма как письмо-благодарность, письмо-поздравление, письмо-жалоба: We are very pleased to invite you to the meeting that will take place on the 10^th of May; It would give us great pleasure if you could join us for dinner on Saturday, the 23^rd August, at seven o’clock. В деловой фразеологии встречаются фразовые глаголы, так называемыми multi-part verbs: Please drop in again and let us see that your next purchase is handled correctly; We send out statements at the end of each month and expect payment sometime during the following month.

Cамой главной отличительной чертой лексики текстов деловой переписки является использование специальных клишированных выражений, которые в свою очередь могут использоваться, как только для определенного типа коммуникативного намерения, так и для всех писем разных интенций.

Рассмотрим стандартные клишированные выражения, которые характерны для всех писем с различными коммуникативными намерениями. Как правило, это вступительные и заключительные слова: Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr… - если адресат известен; если адресат неизвестен, то можно использовать следующие формы обращения: Dear Sir / Dear Sirs;Gentlemen, Dear Madam, Ladies; Dear Sir or Madam, Ladies and Gentlemen; To whom it may concern; в блоке подписи встречались такие фразы, как Yours truly, Cordially yours, Sincerely yours – если нам известно имя получателя письма, Yours Faithfully – если имя получателя письма известно.

Наиболее частотными общими выражениями, встречающиеся в таких коммуникативных намерениях, как информирование, побуждение к действию и жалоба, являются формы заключения: We are looking forward to hearing from you, We hope to hear from you soon, We would appreciate a prompt answer, We are looking forward to your early reply. [Вестник Кипра]

Как уже упоминалось выше, каждая интенция имеет свою собственную структуру письма. Например, интенции письмо-запрос и письмо-просьба первым делом побуждают адресата к побуждению каких-либо действий. Это может проявляться при помощи повелительного наклонения с использованием please, что является обязательным при составлении деловых писем на английском языке:

Please, send us the information; please, find the correct information and tell us the details;

Относительно следующего второго пункта могут быть использованы другие выражения, объясняющие суть запроса или просьбы:

We are, in particular, interested in; we have general interest in, we would like to know if.

В частности были выявлены следующие клише и выражения,, относящиеся к письму-просьбе: We got your address from, Your advertisement has come to our attention, We were told that you produce, We intend to buy … / We are considering the purchase of …, We have a steady demand for, We would like to know more about …, Could you please send us information about.

В письме-заказе отмечается использование выражений, связанные с заказом или покупкой: to place an order with you for 100 kg of apples, at the price of 3000 net VAT unpaid, We would like to place the following order, We require the goods urgently, We would be grateful if you could deliver as soon as possible, Please let us know when we can expect the delivery.

В письме-предложении были выявлены другие выражения, использующиеся при написании писем данной интенции: We are pleased to hear that you are interested in our products, We hereby send you our offer, Enclosed please find our offer. / Enclosed you will find our offer, We are pleased to make the following offer, Please let us know your requirements as soon as possible.

Другие клише и выражения встречались в письмах-жалобах: We regret to inform you that, therefore you bear full responsibility for, unless otherwise agreed we shall be forced to.

Проанализировав письма разных коммуникативных намерений на лексическом уровне можно сделать следующие выводы: во всех письмах встречались имена собственные, прецедентная лексика (100% употребление во всех письмах); терминология составила 87,5% проанализированных писем (в 105 письмах из 120), эмоционально-окрашенная лексика наблюдалась в письмах, где автор хотел выразить свои чувства по отношению к получателю письма. Это такие письма, как письмо-благодарность, письмо-рекламация. Фразовые глаголы встречались довольно редко, - 27,5% проанализированных письмах (в 33 письмах из 120), употребление аббревиатур – 34,2% проанализированных писем (в 41 письме из 120).

Выводы по второй главе:

Во второй главе были рассмотрены различные факторы, влияющие на коммуникацию в деловой переписке. Это такие факторы, как: субъект, т.е. автор письма; адресат; ситуация общения и отношения между коммуникантами; интенция.

Интенция является определяющим фактором, поскольку именно иллокутивный фактор является один из наиболее значимых факторов коммуникации. Именно поэтому мы классифицировали деловые письма по интенциям.

Согласно классификации К.А. Касаткиной все письма можно разделить на следующие коммуникативные намерения: побуждение к действию; информирование; жалоба; отказ, согласие, уклонение от ответа; извинение.

Каждое из них обладает своими характеристиками, сходствами и различиями. В данной главе был произведен анализ всех коммуникативных намерений на грамматическом и лексическом уровне, а также выявлено процентное соотношение основным лексических и грамматических характеристик для всех писем деловой переписки.

Заключение:

В английском языке выделяют официально-деловой стиль, стиль науки и техники, газетно-публицистический стиль, стиль обиходного общения. Функциональные стили очень разнообразны, они решают разные задачи, функционируют в разных сферах деятельности и ситуациях общения, характеризуется собственными отличительными чертами, и оформляются характерными для каждого стиля лексическими, грамматическими и синтаксическими средствами.

Официально-деловому стилю свойственны такие качества, как профессиональная терминология, точность определения применяемых выражений и слов, клишированность языковых средств. Деловая переписка, независимо от ее предназначения и уровня, должна отвечать следующим пяти требованиям: 1. Ясность (clearness); 2. Краткость (лаконичность) (conciseness); 3. Завершенность (полнота) (completeness); 4. Любезность (учтивость) (courtesy); 5. Грамотность (языка) (correctness).

Деловое письмо является жанром официально-делового стиля и, соответственно, ему присущи те же признаки. Классификация деловых писем, главным образом, основывается на коммуникативных намерениях, которые в свою очередь разделены на интенции.

Грамматические анализ показал, что во всех письмах делового общения содержится время Present Simple, а также обязательно наличие модальных глаголов. Среди остальных особенностей наиболее частыми являются: употребление времен Present Perfect Tense, Past Simple Tense, Future Simple Tense; сложноподчиненных предложений с придаточными условия и определения; инфинитивных конструкций. В предложениях недопустимы сокращения форм глаголов. Все предложения писем деловой корреспонденции являются полными, двусоставными и строго соответствуют правилам грамматики английского языка.

Лексический анализ показал, что во всех письмах деловой переписки имеются имена собственные, прецедентная лексика; терминология в текстах данных писем встречалась довольно часто, деловым письмам свойственна безэмоциональность (эмоционально-окрашенная лексика наблюдалась только в письмах, где автор хотел выразить свои чувства по отношению к получателю письма. Это такие письма, как письмо-благодарность, письмо-рекламация). Письма с различными коммуникативными намерениями имеют свои общие и различные клишированные выражения, что является отличительно чертой для каждой из интенции. Всего нами было проанализировано 120 писем различных интенций, из которых 38 писем относятся к коммуникативному намерению - побуждение к действию, что в процентном соотношении составило – 31,6% проанализированного материала; 31 письмо – информирование (25,8%); 27 писем – жалоба (22,5%); коммуникативные намерения отказ, согласие, уклонение от ответа и благодарность имеют равное процентное соотношение и составляют 10% проанализированных нами писем, что в действительности равно 12 письмам для каждого из данных коммуникативных намерений.

В дипломной работе были предоставлены все необходимые материалы по структуре, грамматики и лексикологии английских деловых писем, знание которых помогает в решении различных прагматических задач.

Библиографический список:

1. Анисимова, Е.Е. Теоритический курс немецкого языка. Стилистика. [Текст]: Курс лекций. М.: Военный Кразнознамённый институт, 1991.

2. Аристов, С.А. Коммуникативно-когнитивная лингвистика и разговорный дискурс / Аристов С.А., Сусов И.П. // Лингвистический вестник. Вып. 1. - Ижевск, 1999.

3. Арнольд, И.В. Стилистика современного английского языка. [Текст]: учеб. для вузов / И. В. Арнольд.- 4-е изд., испр. и доп. - М. : Флинта : Наука, 2002. – с. 384.

4. Баранцев, Р.Г. Люди в письмах. Деловые и дружеские. Т 1. М., 2009 – с. 89.

5. Басс, Э.М. Научная и деловая корреспонденция. Английский язык. М.: Наука, 1991 – с. 174.

6. Бахтин, М.М. Эстетика словесного творчества. М., Искусство, 1979.

7. Большой англо-русский и русско-английский словарь по бизнесу / под общ. ред. П.Ф. Петроченко. - М. : Уайли, 1993

8. Брандес, М.П., Проворотов В.И. Предпереводческий анализ текста. Учеб. пособие. – 3-е изд., стереотипное. – М.: НВИ-ТЕЗАУРУС, 2003. С. 36

9. Брандес, М.П. Стилистика немецкого языка. Учебник. М.: Высш. школа, 1990. С. 110.

10. Веселов, П. В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. Изд. 4-е. М., 1993.

11. Веселов, П. В. Деловое письмо: вольный стиль или унификация? // Стандарты и качество. 1989. № 7.

12. Веселов, П. В. Как составить служебный документ. М., 1982.

13. Вешкин, Г.В. Языки общения и функциональные стили (в их отношении к тексту)// Слово и контекст: Филологический сборник к 75-летию Н.С.Валгиной.– М.: МГУП, 2002. - С.35-67.

14. Вольская И. С. Дифференциальные признаки официально-делового стиля речи на синтаксическом уровне. Автореф. дисс. канд. филолог, наук. М., 1966.

15. Гавранек Б. Задачи литературного языка и его культура // Пражский лингвистический кружок: Сб. статей. - М., 1967.- С. 338-377;

16. Газета "Вестник Кипра" Выпуск № 489 от 11-02-2005 http://www.vestnikkipra.com/?mod=iss&id=-11834

17. Гальперин И.Р. Очерки по стилистике английского языка- М.: Издательство литературы на иностранных языках, 1958. С. 431

18. Герасименко И.В. Социопрагматика американской деловой корреспонденции (диахронический аспект). Хабаровск. 2001

19. Головач А, С. Оформление документов. Изд. 2-е. Киев-Донецк, 1983.

Головин Б.Н. Язык художественной литературы в системе языковых стилей современного русского языка // Вопросы стилистики. –Саратов, 1978. – Вып.14.

20. Драбкина И.В. Прагмалингвистические аспекты письменного делового общения (на материале англоязычных текстов контрактов и деловой корреспонденции). Самара-2001.

21. Долинин К.А. СТИЛИСТИКА СТИЛИСТИКА ФРАНЦУЗСКОГО ЯЗЫКА 2-е изд., дораб. – М.: Просвещение, 1987. – 303 с.

22. Дорошенко В.Ю. Коммуникативная обусловленность функционально-стилистических особенностей делового английского языка: Автореф. дисс. канд. фил. наук. С.-Пб., 1995. - 17 с.

23. Едличка 1982: Едличка А. Литературный язык в современной коммуникации // Новое в зарубежной лингвистике. Вып.ХХ, - М., 1988.- 38-134.

24. Израилевич, Е.Е. Деловая корреспонденция на английском языке / Е.Е. Израилевич. - М. : ЮНВЕС, 2003. - 496 с.

25. Касаткина, К.А. Профессионально-ориентированное обучение переводу с листа текста делового письма студентов языковых факультетов вузов : дис. ... канд. пед. наук / К.А. Касаткина. - Тольятти, 2000. - 217 с.

26. Касаткина, К.А., Косс, Е.В. Перевод делового письма (английский язык): учеб. пособие.-ТГУ, Тольятти, 2009. – 5-24 с.

27. Кинг, Ф.У. Коммерческая корреспонденция на английском языке: Курс для изучающих английский язык как иностранный : учеб. пособие /Ф.У. Кинг, Д. Энн Кри ; рус. пред., англо-русский глоссарий, примечания Н. Крупнова. - М., 2003. - 301 с.

28. Кожина М.Н. Стилистика русского языка: Учебник для студентов пед. ин-тов по спец. № 2101 «Рус. яз. и лит.».– 2-е изд., перераб. и доп.– М.: Просвещение, 1983.

29. Кузин Ф.А. Культура делового общения: Практическое пособие. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: Ось-89, 2004 – 74с.

30. Кузнецов И.Н. Деловое письмо. М., 2007 – 196 с.

31. Лингвистический энциклопедический словарь. М., 1990.

32. Лотте Д. С. Основы построения научно-технической терминологии. М., 1961.

33. Лузина Л.Г. Основные направления развития современной стилистики // Лингвистические исследования в конце ХХ века: Сб. обзоров. – М.. 2000. – С.205-214.

34. Лукьянова, JI.A. Настольная книга бизнесмена (Курс английского языка по коммерческой деятельности и формам деловой коммуникации)/ Л.А. Лукьянова. - М. : ГИС, 2001. – 276с.

35. Радченко В.В. Структурно-семантические особенности пространства текстов деловой коммуникации // Университетские чтения - 2004. Материалы научно-методических чтений ПГЛУ. -Часть И. - Пятигорск: ПГЛУ, 2004. - С. 130-132.

36. Разинкина Н. М. О понятии стереотипа в языке научной литературы (К постановке вопроса) // Научная литература: Язык, стиль, жанры. М., 1985, с. 98.

37. Разинкина Н. М. Функциональная стилистика. М.: Высшая школа, 1989. с-174

38. Ризель Э.Г. и Шендельс Е.И. Стилистика немецкого языка. Учебник для ин-тов и фак. иностр. яз. М., Высш. школа, 1975 стр. 19

39. Рогожин М.Ю. Документы делового общения - М.: Издательство «РДЛ», 2001 - 208с.

40. Розенталъ Д. Э. К итогам обсуждения вопроса о штампах // Вестник Московского университета. 1968. № 6, с. 17.

41. Седов К.Ф. Жанр и коммуникативная компетенция / К.Ф. Седов // Хорошая речь / под ред. М.А. Кормилицыной и О.Б. Сиротининой. – Саратов, 2001. – С.107 –118.

42. Серль Дж.Р. Классификация иллокутивных актов//Новое в зарубежной лингвистике. М.: Прогресс, 1986. - Вып. XVII. - с. 170.

43. Словарь лингвистических терминов / под ред. О.С. Ахмановой - М., Советская энциклопедия, 1969.

44. Солганик Г. Я. К проблеме классификации функциональных стилей на интралингвистической основе // Основные понятия и категории лингвистики. Пермь, 1982, с. 437.

45. Стеблецова, А. О. Национально-культурная специфика делового текста (на материале английского и русского языков). Воронеж, 2001, с. 123.

46. Тер-Минасова, С.Г. Язык и межкультурная коммуникация. М. Слово. 2000.

47. Учебный словарь стилистических терминов. Часть 2 / под ред. Н.А. Лукьянова. - Новосибирск: Новосибирский госуниверситет, 1999.

48. Федосюк, М.Ю. Нерешённые вопросы теории речевых жанров / М.Ю. Федосюк // Вопросы языкознания. - 1997. - №5. – с. 102.

49. Чуковенков, А.Ю. Требования к деловому письму / А. Ю. Чуковенков. //Секретарь-референт.-2007.-№1.- с. 17.

50. Шакирова З. Официально деловой стиль речи: краткая характеристика. ссылка: http://fb.ru/article/2860/ofitsialno-delovoy-stil-rechi-kratkaya-harakteristika

51. Шмелева, Т.В. Модель речевого жанра / Т.В. Шмелева // Жанры речи. – Саратов, 1997. - с. 88.