Зміст та структура ділових листів
Як вже було відзначено вище перше враження написаний вами лист справляє на адресата своїм зовнішнім виглядом. Та найголовніше у будь-якому посланні - зміст. Правильно складений текст допоможе розкрити зміст якнайповніше. Залежно під кількості розглядуваних питань листи поділяються на прості та складні. Перші присвячені одному питанню, другі - кільком. Однак навіть найпростіший текст має складатися не менш як із двох частин. У першій зазвичай обґрунтовують причини, що спонукати звернутися по адресата, або зазначають підстави для написання листа, у другій - викладають пропозиції, роблять висновки чи висловлюють прохання. У грамотно складеному листі, якщо він навіть містин, лише одну єдину фразу, можна розрізнити ці два логічних елементи.
Втім, у більшості випадків текст складається з таких логічних елементів: вступу, доведення (доказів), закінчення. Нерідко закінченню передують висновки, однак їх не можна назвати окремим логічним елементом, оскільки вони невіддільні від доказів.
У вступі викладаються причини і безпосередній привід до складання службового документа (листа). У цій частині тексту почасти наводять посилання на інші, раніше одержані документи, що є підставою для створення нового документа.
У доведенні (доказах) висловлюється сутність питання, наводяться факти, посилання на цифрові дані, якими обґрунтовують позицію автора листа у порушуваному питанні. Доведення звичайно закінчується висновком. У цій частині листа важливо переконати адресата у погребі розглянути пропозиції, задовольнити клопотання, прохання чи вимоги.
Закінчення - головна логічна складова ділового листа. У цій частині формулюється провідна думка документа: прохання, пропозиція, згода, відмова. Завершальна частина у службовому документі обовязкова.
Особливо слід звернути увагу на стиль вашої кореспонденції. Навіть якщо ви дуже сердиті, не можна давати волі своїм емоціям і тим більше керуватися принципом "папір усе стерпить". Папір - можливо, а жива людина, у листі до якої ви свідомо чи несвідомо припустилися нетактовності, брутальності - навряд. Якщо вам дорога добра репутація і ви хочете оволодіти мистецтвом ділового листування, намагайтеся додержуватися таких правил:
* уникайте категоричності, намагайтеся, щоб тон вашого листа був доброзичливим. Якщо ви поважаєте свого адресата і самого себе, спробуйте обійтися без наказових зворотів і штампів;
* не використовуйте заперечних форм. А якщо ситуація вимагає все-таки вдатися до заперечної частки "не", спробуйте іншими засобами помякшити тон листа: Мені дуже прикро, але...; На превеликий жаль, ми не зможемо...; Дуже шкода, проте... Форми стилістичного помякшення можуть бути найрізноманітнішими;
* не забувайте про вступний та завершальний компліменти. Памятайте: навіть якщо лист написаний не з найприємнішою приводу і є останньою крапкою у ваших партнерських стосунках, вступний і завершальний компліменти однаково мають бути невідємними елементами листа.
Складаючи ділового листа, не слід забувати, що це все-таки документ. Отже, він має бути лаконічним і не містити нічого зайвого, що завадить сприйманню основної інформації. З іншої о боку, лист - особливий вид документації, відмінний від протоколу. наказу чи розпорядження. Це - письмова розмова з адресатом, а тому навряд чи варто обмежуватись лише холодними стандартними фразами. "Лист, написаний з почуттям гумору, - стверджує Рон Теппер, - може завоювати для Вас майбутнього партнера. Він покаже, що автор листа - жива людина, приємна та чуйна... "
Безперечно, ми звикли до того, що ділове листування, а тим більше ділове листування з іноземними партнерами - річ дуже серйозна і відповідальна, яка не має нічого спільного з жодними виявами гумору. Але не треба плутати гумор з легковажністю чи несерйозністю - вони неприпустимі у сфері ділового спілкування. Йдеться лише про справжню комунікабельність, коли контакти ділових людей виходять на зовсім виший професійний рівень.
Прощальні фрази у діловій кореспонденції також можуть бути різними. Якшо ви добре знайомі з адресатом, успішно співпрацюєте з ним уже не перший рік можете закінчити листа дружніми (але ні в якому разі не фамільярними) фразами.